再万能的行政,都少不了借力供应商


每一个服务板块都有对应的供应商,这么多供应商要如何进行筛选?这个难题,知选希望能帮大家来解决


特策划企业服务研究社,将持续邀请大咖作为大家的智囊团,分享他们的经验,为行政人出谋划策。


企服研究社
第2期

筛选差旅服务商该注意什么?



本期嘉宾


象姐

大型互联网企业 集团差旅负责人 



Q1
您在选择差旅服务商时,是如何做企业内部出差需求分析的?需要重点考虑哪些因素?

在企业选择服务商前,“知己”比知彼更重要。在寻找和选择之前,企业需先自问自答几个问题:

① 换的原因是什么?

② 换与不换能解决问题吗?问题出在哪?

③ 设定的差旅标准与常用出差地所用资源的市场价位校准,是否匹配合理?

④ 以数据测算和分析的方式,清晰陈述“换”给企业带来的得到与付出。

⑤ 结算采取何种方式?供应商垫资、自有资金储值、合规的第三方支付,还是员工报销?

(结算方式对差旅成本管理及评估服务商垫资能力有较影响。结算问题在差旅领域中是很多问题的症结根本。)


在明确上述管理目标的前提下,可结合不同维度思考,来进行差旅需求分析,如:

①业务场景可分为常规、项目制、要客出行,分别考虑所需资源和服务要求。

②结合差旅业务本身,再去考虑所需资源、服务要求、成本管理等。


重点考虑因素有以下几点:

①差旅业务规模:如小微、中大、巨型,这影响着企业采用何种方式及所需匹配的服务商能力。

②差旅特点:有计划出行与突发出行的占比,及突发出行的原因分析;退改发生导致的费用损失及频次占比。

③涉及区域范围:如国内与国际的占比;国内一、二线城市与地县级市的占比。

④当前资源情况:是否有常用的酒店品牌或航司;如近1-2年的平均票价和酒店间夜金额;对服务的要求和标准,以及为此企业可支出的成本上限。



Q2
您是如何进行服务商寻源的?如网络搜索?或者熟人推荐?

我的首选是知行的企业小伙伴群,通过这个平台,方便了大江南北的企业朋友们一起交流沟通和分享资源,大家会一起探讨合作商的情况,并收集主要合作的实体资源方意见和举荐作为参考。


当然,还要多参加各类差旅峰会,在会上收集一些好资源。



Q3
差旅服务商有许多不同的服务模式,也有不同的服务优势,您是如何筛选适合自己的差旅服务商类型的?您最看重差旅服务商的服务能力?

合作方与企业方的价值观要一致,能力和资源与企业需求匹配;除基本的持有合法工商证照行业资质外,还会了解其盈利方式、主营业务收入,主要服务的企业,所承担的业务比例及口碑;服务运营团队的绩效方式,组织架构设置;还有市场寿命及抗风险能力,这也是有疫情因素在不得不考虑的问题。


我比较注重沟通方面是否能同频对话因为中长期相对稳定的合作共赢,要比单纯的买卖关系更利于双方的美好未来。



Q4
您是否看中差旅服务商的过往知名企业服务实际经验?您有哪些差旅管理的“私人经验”分享给大家?

合规、节省、效率是企业关心且迫切希望解决的问题,但要自内而外地思考问题,企业应先将关注度收回到自身,毕竟差旅行业情况尚不成熟,还不具备像其他成熟行业那样采取“甲退乙进”的方式。


自2019年后差旅行业进入较活跃的调整期,从运价到政策到票据均处于动态调整变化。差旅业务本身特点就极为灵活,没有静态和绝对。这就要求企业差旅管理人员不但要有企业管理经验,同时需具备差旅专业及行业知识,差旅管理体系至少涉及七八个专业,如机、酒、火、系统产品架构设计、企业管理、财务管理、金融、服务运营管理、采购与商务谈判、数据分析等。有了这些技能还不够,还需与时俱进地了解市场调整动向,主动思考行业及管理政策的变化将给企业内的差旅业务和管理带来哪些影响、引发怎样的问题,提前制定应对方案。将思考前置,好过被动救火。


疫情常态化后,企业的防疫防控的大门,不仅仅指的是办公楼宇的出入口,还有差旅,而我们就是差旅这个大门的守护者。我们主动多做一些,就为企业开展业务及员工出行多些保障。


另外,近年来与众多企业互相交流学习中,发现一个有趣的现象——几乎没有差旅管理完全相同的企业,且在一家企业所处不同发展状态下,差旅的管理方式会有区别。造成这种现象的原因是,企业内部土壤环境不同,使得各企业的业务方向管理目标也不同,而业务方向管理目标决定着如何管,重心会发生联动变化。因此,相似企业间,只能可借鉴不可盲目效仿。


所以作为企业员工之一,为企业打造适合自身业务情况和管理要求的差旅管理模式,才是我们的职责所在。



Q5
当企业选择了不匹配不靠谱的差旅服务商时,将有哪些风险?您是否有差旅行业服务商筛选与管理中的避坑经验

前期把关和考察要多角度,在与合作方面谈前,首先我会先用自己的方式对其进行了解,再结合企业所需和管理上关注点,梳理出问题列表,做到心中有数。


面谈后,我会将其所提到的能力所及的服务和业务情况,并走访实际企业用户,与他们深度沟通和学习,随机现场实地考察他们所提到的能满足的资源,到其总部进行走访,与其合作伙伴或供方进行沟通交流。


我认为严选好过频繁更换, 这样对自身企业的损失和风险也有效降低。



Q6
在和差旅服务商后期管理沟通过程中,需要重点注意什么问题吗?怎么对差旅服务商实现更好的管理?

所提需求指令清晰,需求合规,服务做得好的地方给予明确肯定,有需求和不满意及时提出,共同探讨并总结确定今后类似业务的服务和执行目标。


与其说“管理”不如说把合作商看作企业的外援团队。“管”意味着被迫、不得不做,和主动有意愿做的结果显然是不同的。选好一家优质的合作方,我会像带自己的团队一样管理与培养,营造长期健康的合作共赢关系。对于服务商群体来讲,他们也会对优质的企业客户进行画像,并非只有业务量足够大的单一标准,对优质的企业客户,他们也会倍加珍惜。所以,利他更利于共赢。



Q7
您是否了解差旅行业服务商的账期?如何谈判账期对企业更有利?

不如先从企业自身找出导致账期拖延的原因,进行有的放矢地解决。做生意守约是双方的合作基础,一方面体现企业信誉和对外形象,另一方面从成本角度讲,其实垫资成本还有很大的节省空间。企业规范管理,流程合理简约高效,尽量缩短垫款周期远比拖欠账期对企业更好。



Q8
您所在企业员工对差旅服务商的要求通常都有什么?差旅服务商的选择好坏对员工满意度有哪些直接的影响?员工投诉最多的与差旅服务商相关的问题是什么?

我所采用的服务模式不涉及员工和服务商的对接,大部分问题用系统工具和在线自助都能解决。对于传统的企业差旅运营方式来讲,服务是在给技术不成熟和down机时做补充。



Q9
差旅服务商不同的服务模式应该如何判断哪种更适合自己?

知所需,明所求。不是服务商的服务模式,是我的企业需要怎样的服务模式,对方是否有能力和意愿做到。毕竟我们才是企业内的一员,更懂企业的业务需求和管理所需,指望任何一家服务商能把服务做到我们心坎里是不现实的。


所谓甲方是需求方,需求是导向,有需求才有市场。在自己不清楚自己要什么的情况下,靠运气显然是找不到靠谱的。所谓适合的服务商,是严选后,双方保持积极沟通、调整磨合出来的。




-END-


关于差旅管理

你还有哪些想了解的内容?

来留言

请小伙伴们一起来回答!



有需要找小选


数年累积,加上小伙伴们的推荐,知选服务商库累积了海量的服务商资源。


装修、租赁、绿植、保洁、下午茶、礼品定制......无论你司体量大需求高,还是定量小,都可以在这里找到对应的服务商资源。


陪你做对每一次选择,有需要快来找小选!