随着疫情总体形势在反复中趋于平稳，不少企业已经恢复了生产秩序。那么，在疫情防控常态化下，营造保障企业高质量办公的环境，企业行政需要从哪些方面入手？

以下8个方面保障服务，希望能给你带来些参考——

1

出入与访客管理

Bao Zhang Fu Wu


出入与访客管理是办公场所人员流动管理的有效途径之一，常见的一般从以下几个方面着手：


 对环境：

①楼宇、园区只设一个进出通道，设置专人现场管理；入口分流，设立一米栏；

②在入口显著位置张贴“场所码”，设置测温仪，要求所有员工访客佩戴口罩，接受扫码与测温；

 对人：

③检查员工与访客的核酸情况和体温，确认结果符合办公场地及所在地防疫要求，方可进入办公场所；

④员工凭门禁识别进入，访客登记进入；对外卖快递人员的进入做限制。


* 卓越商企服务案例-出入口扫码管理

访客管理可以做进一步细化：

①尽可能取消和减少来访的访客行程和接待；

②如为必须到访的访客，则事先申请邀约，并且对入内人员检测体温，检查其是否涉及中高风险区域；

③设立外来来访人员专属接待区，尽量避开跟内部人员的接触。



2

防疫物资

Bao Zhang Fu Wu


防疫物资包括并不限于口罩、护目镜、手套、防护服、红外体温计、杀菌洗手液、75%酒精、消毒湿巾/棉、常备流感用药、抽纸、清洁剂、消毒液、消毒柜、清洁布、消杀喷雾器、手持式喷壶及其他清洁用品。


在一些特定地点，建议放置防疫物资以备急用：如在大厅或前台配备防疫口罩，为未戴口罩的访客提供；在后台储备防护服、面罩等，随时为紧急封楼待命。


另外，也可对员工发放防疫包。一般包括口罩、免洗洗手液、一次性消毒棉、酒精等。


* 卓越商企服务案例-防疫包发放

防疫物资也要做好储存管理。尽可能开设专用仓库，安全存储；根据种类分开存放，进行入库登记；取用随时记录，方便盘点。


3

应急措施

Bao Zhang Fu Wu


* 点击图片可放大

a. 组建应急工作组，明确工作职责

处理应急情况，需要一整个职责分配清晰、可迅速反应的应急工作组来进行调配。

b. 制定应急预案，设立应急情况处置程序
应急预案中一个必不可缺的内容：明确设立静默区、临时性隔离区。


c. 做好应急预案演练
制定完预案后，还要进行应急预案演练，复盘风险点，保证整个过程万无一失。


d. 加强风险监测与预警
开设常态化核酸检测点；如不具备条件，则完整掌握附近核酸检测点，为健康码过期及非绿码员工提供；与街道办保持联动，预防紧急情况。


如下组图，发生突发情况，迅速与街道联动，紧急封控，安排信息录入与核酸检测。


<<卓越商企服务案例-左右滑动查看更多>>


4

环境管理

Bao Zhang Fu Wu


环境管理是保障服务中的基础服务，包括环境消杀、环境清洁、功能区域管理等。



环境消杀

 ◎ 制定方案  明确任务职责 


制定《防疫消杀行动工作方案》，明确各成员单位工作职责和任务。由防疫等专业技术人员编制制定《防疫消杀工作指南》，进一步针对重点区域明确消杀作业标准、物资保障、责任分工和保障措施，为有序推进科学有效消毒消杀工作，提供坚实保障。

* 卓越商企服务案例-消毒记录表


 ◎ 点面结合，推进精准消毒 

按照疫情防控要求，开展全面卫生消毒，按照“无死角、无盲区、全覆盖”原则，对重点范围内的人员出入场所全方位高频次消杀，特别是各个出入口、公共区域、电梯间、楼道、停车场、办公区域等。


* 卓越商企服务案例-公共场所消杀


办公空间内高频接触区域



办公场所内，尤其需要注意高频接触区域，包括但不限于


（a）书桌和类似的表面，例如工作台；

（b）自助餐厅或休息室的桌子；

（c）洗手间的蹲位和蹲位门；

（d）水槽的固定装置和水槽的周围环境，尤其是在洗手间；

（e）饮水机，门把手或扶手等。


这些区域由于接触人流量多，极易附着细菌病毒、微生物等，有隐性交叉感染风险，需进行高频消毒。


* 卓越商企服务案例-高频接触区域消杀


 ◎ 配备专业工具，完善作业规范 

针对办公区域服务需求，配备专业工具、设备，并对其进行分色、6S管理（可以采用WHO推荐的二氧化氯+消毒喷雾机，绿色环保，无毒无刺激，强效杀菌）。


* 卓越商企服务案例-专业消杀工具设备


根据实际需求随时调整物资配给，保障消杀人员的日常防护；上岗前对所有消杀人员进行体温监测及防护培训，要求环境消杀期间全程佩戴口罩，必要时着防护服。另一方面，定时对员工培训、住宿等场所有序开展消毒工作。

* 卓越商企服务案例-消杀人员日常防护



环境清洁

要保持大厅、电梯、楼梯间、办公环境、员工餐厅、员工宿舍等区域的清洁；对区域内的地毯、地板、沙发、窗帘、灯具等设施进行全面定期清洁；及时清理积存杂物、废弃物，彻底清理卫生死角；加强对环境清洁的日检、月检、专检、互检。

* 卓越商企服务案例-地毯沙发专业清洁


在做好各保洁工作的基础上，需进一步加强对人流密集区域的垃圾清运力度，确保所述区域垃圾“日产日清”。

在特定区域设置了废弃口罩专用收集桶，摆放在人流密集区域，采用单独装桶，在桶上粘贴“废弃口罩专用”文字标识，内设塑料袋内衬，避免废弃口罩与容器直接接触，并落实专人管理措施，杜绝废弃口罩回流进入非法渠道。


* 卓越商企服务案例-口罩专用收集桶摆设


功能区域管理

针对不同办公环境，要制定相应的管理方案——


办公区：保障新风供应，有条件的可加强全新风通风量。
员工餐厅：使用期间保证送排风系统正常运行，使用结束后新风与排风系统应继续运行1小时，并进行全面消毒。
楼梯间：确保楼梯间内的通风；有条件的可设置上行和下行楼梯，避免人员交叉。
地下车库：通风系统应在上班1~2小时前开启，并保证工作期间连续运行。
卫生间、茶水间：排风系统应正常开启并保持全天运行。
库房、档案室等密闭空间：每次使用后建议做消毒处理。

重点强调一下【会议室管理】：



①使用统一管理：优先安排有外窗、空调系统相对独立、通风换气能力强的会议室。

②电话视频会议支撑：建议会议以电话或线上等方式进行。
③开人少的会：与会人员进入会议室前建议洗手消毒，人员拉开间隔。
④开时间短的会：会议时间建议不超过半小时。

⑤取消茶歇服务。

⑥会议室通风消杀：会议结束后进行全面的通风换气，场地、家具须进行消毒。


* 卓越商企服务案例-会务服务



5

设施设备管理

Bao Zhang Fu Wu


对区域内的电梯设备、供电设备、空调新风设备等要进行全面定期检修。


其中需要重点关注的是空调新风设备：

①梳理整个空间的通风系统，理清各功能区通风系统类型、每个系统关联的服务楼层、房间；

②检查确认空调通风设备是否正常运行，部件功能是否正常、是否需要清洗消毒或更换。


* 风机盘管+新风系统示意图


6

科技投入，智慧化管理

Bao Zhang Fu Wu


近两年，一批智能设备正在融入疫情防控工作中，它们也可以成为办公职场防控提效管理的趋势标配。

比如：

● 出入管理方面，引进“电子哨兵”，通过扫码或扫描身份证即可实现对核酸、行程码、体温等信息的自助检测核对。


● 个人防护方面，楼宇大厅及电梯附近可配备全自动免洗洗手液机，无需触碰即可消毒。


* 卓越商企服务案例-电梯口免洗洗手机


● 环境消杀与安全服务方面，清洁机器人、消杀机器人和巡逻机器人等可应用于大厅、走廊等宽阔区域。


* 卓越商企服务案例-智能化消杀清洁设备


● 快递管理方面，无接触物流机器人可应用于快递收发、楼宇配送等场景，按楼层上门配送快递。


* 卓越商企服务案例-无接触派送快递机器人



7

防控服务宣传

Bao Zhang Fu Wu


既要保证宣传次数、还要保证宣传质量。如何做到有效的防疫宣传？这里有几个小tips：

①内容：宣传内容要真实且全面。公司防疫进展、员工健康状态、防疫工作成果等都是宣传素材。

②频率：适当提高防疫工作宣传频率，让员工加深印象。

③形式：高频次宣传会降低员工阅读兴趣，需要有趣、多样的内容形式提高可读性。


更多的宣传方法，可以参考这一篇《企业防疫宣传物料怎么做？这里有答案》。

* 卓越商企服务案例-防疫宣传海报轮播


8

其他软性服务

Bao Zhang Fu Wu


洞察员工需求，延伸服务边界，保障工作还可以延伸出更多其他软性服务，将行政工作融入到各个细节之中，从细微之处提升员工满意度与归属感，保障企业运营高效进行。

比如：

  • 设置“已清洁消毒”温馨提示小卡片；

  • 员工信息的及时回复与安抚，手写关怀卡片；
  • 分流核酸，有序疏导；
  • 统计孕妇员工情况，上门关注，保障其权益；
  • 盒饭分餐制，食堂以部门为单位打包派送至工位；
  • 组织员工拼车自家，增设班车；
  • 开展不同形式的线上活动，如运动打卡、线上K歌、福利商城等；
    ……

* 卓越商企服务案例-消毒完成提示卡片


【注】以上案例图片均来自卓越商企服务集团


在确保风险可控的前提下，有力有序有效保障企业高质量办公环境，是现阶段行政最重要的工作之一。面对繁复的保障工作，选择优秀靠谱的物业合作伙伴不失为一个优解，让物业服务商成为企业的「大管家」、行政的给力助手，将专业的物业保障服务带入职场，为安全提效保驾护航——


卓越商企服务集团


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卓壹环境



卓越商企服务集团有限公司的全资子公司，主要从事高端写字楼、商业综合体、高端别墅的日常环境服务工作。以提供特色的环境服务为基础，实现环境业务多元化，形成环境管理服务的完整业务链条，帮助实现资产运营的保值增值目标。


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