进入十月份,行政er已经陆续开始进行今年的年会筹备了~
针对年会筹备常见问题,小选特地从往期小课堂中挑选出了大家最关心的那些年会问题以及主讲老师给出的回答,希望能给你一些帮助!
《年终活动设计锦囊》
-「地球使用手册」易嘉老师
如果选择了轰趴形式,那么对于活动和环节的设计要特别重视,不要感觉定好了轰趴,大家就会自己玩耍了,集体活动一定要安排,要组织。
剧院有很多可以做的!但是要根据你们活动的内容风格去策划。
之前有案例是:员工排演的剧目(阿基米德的相关剧目),大家会有一本剧目相关的书籍(讲的是求真的重要性)。配合着装的要求,让到场员工都能够去重视活动。
游园会有两个角色:
一个是可以申请摊位,出售物品提供游戏(不一定是真金白银)
一个是参与打卡摊位完成任务
经费多、参与度低的小伙伴,可以考虑一下把活动的主题针对到明确的人群,比如年轻想瘦身的女生/有孩子的爸爸妈妈。
明确了群体,就可以去了解他们的需求。
制造工厂做好活动预热,其实很容易点燃员工,让他们释放活力。
而且制造业的男生比较多,平常工作比较单一,今年有很多企业选择游园会的热场方式,大家参与度会很高。
可以在活动的铺垫和预热环节多花费些精力。
管理层的跨年设计,一定要结合管理层人员情况,安排和设计符合大家调性的内容,给大家有所启发的活动内容。
可以替代原来签名墙签名的流程,比如变成盖彩色手印;或者是把签名签在一个拼图上,然后大家一起就会拼成一个完整的画面;或者用一些在企业有纪念意义的照片,在照片上进行签名,再把照片贴在签名墙上。
如果是以电子签到方式的,也可以把简单的扫码变成一个打卡的小游戏。比如现场需要和背景墙或者吉祥物合影,然后上传合影才能完成签到。
一个有仪式感、有趣的签到环节其实是一个非常好的开始,能够让到场的小伙伴感受到这一次我们对大家的重视,也会更容易的融入到年会想要营造的氛围当中去。
如果公司人数比较少也可以用一些运动活动,类似棒球/网球/冰壶等。
谁来击球谁来投垒,或者团队面对环境和对手战术的改变应该采取什么应对的措施,就好像团队面对激烈市场竞争和快速环境变化应该怎么用积极的心态有效的去做出及时的调整,能够推动团队完成精准的沟通和合作,练习快速的去做出团队有效决策并且众志成城完成执行落地。
《如何筹备线上直播年会?》
-「九天鹤鸣」魏宁老师
直播网络的要求,正常保障20M专网
观看网络的要求,要视观看人数而定,一般来说720p输出是人均3m的网络,那么100人就是300m。
服务商一般可以提供专线或者5g移动网络
看互动的复杂程度,
如果很简单,电脑摄像头就可以实现(加一个云导播)
如果复杂,就需要增加电脑、摄像机、网络等设备
直播平台可以连接摄像机或者导播台
摄像机数量要根据年会定,场景越多机位越多,正常的话一般3-4个机位。
技术难点主要在于有时间差,在配合过程中有难度
平台的选择主要看直播需求,比如在国内还是海外?预算多少?
有有很多平台都合适,比较经济的可以选择微赞平台。
直播平台其实主要保障的是在线人数,观看质量等。
互动效果主要是平台开放的接口够不够,互动越多,需要开发的功能越多。目前国内前几的平台都可以提供开发的功能,但是费用会高一些。
抽红包奖品这几个功能不需要单独开发,主流直播平台都会有。
具体价格要看直播要求,一般来说单独要这几个功能不会额外收费,部分平台可能红包会有手续费。
一般来说是可以保证的。
线上要有独特惊喜呈现,这样才更有吸引力。而且最好有单独的流程和内容去服务于线上,这样才有针对性。
也要和线下活动相结合。
邀请函、抽奖、投票、排行榜、互动留言、互动游戏、虚拟特效等等。
《如何搞定年会场地》
-「会小二」牟子豪老师
看具体人数,结合各地的资源大小,一般来说:
大型:艺术空间、演播中心
中型:夜店,酒吧
小型:轰趴馆、国际五星酒店的酒吧包场
可以建议结合部门年会主题,设置别出心裁的奖项;
还可以在领奖前设置一些互动环节提高大家注意力,从而提升团队凝聚力以及对于高目标的追求。
① 明确活动概念和主题、活动目标
② 初步确定时间、地点、人数,拟定项目计划(预算与财务、筹备进度安排),包括:
启动期(概念、主题、财务资源、人力资源、计划)
计划期(场地,及其他各项资源和服务的标准制定)
筹备期(动员、收集、采购、对接、管控各项资源)
现场执行期(保证正确的资源,正确运转)
总结期(总结优劣,形成文档以备提升)
③ 组建项目小组策划创意,包括创意与体验、内容与议题、议程安排等。
④ 场地选择与规划:包括选择场地类型、场地现场考察与挑选。重要关注:交通类检查项、酒店位置检查项、嘉宾入场环节场地检查项、餐、房、娱乐、体验场地检查项、会议场地检查项、筹备场地检查项、酒店周边设施检查项等。
⑤ 活动现场设计:比如物理环境要求、无形环境要求等
⑥ 挑选与管理服务商:有时我们并不需要全部外包,这时候就可以选择分模块外包,比如拆分为创意 / 执行 / 采购三个模块。
⑦ 现场管理:在年会现场,可以按照区域不同,划分为以下几个负责人:
现场负责人:整体把控现场整体情况
主会场负责人:监督主会场内部的大事小情严格执行,保证员工体验
控台负责人:对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控
前台负责人:负责签到体验、安保有序
搭建负责人:除主会场外,最重要的板块负责人。搭建质量决定了设计是否能够落地,继而决定了活动的规格。搭建也要严格控制进度,确保在活动开始前,把场地交付
物料负责人:物料运输、管理、发放、回收
摄影摄像负责人:对接好活动记录人员,安排记录重点moment
⑧ 风险管理
活动类型:内容、时间
场地:固定座位、容量、通达性、出口
位置:室内、户外、交通通达
人群:基本情况、历史、习惯、秩序、蜂拥而来
天气:刮风下雨
设备和能源:损坏或停止
知识产权和法律法规:使用的设计稿或文案,是否违反知识产权和广告法
噪声、火灾、爆炸、药品等
⑨ 总结与评估

年会季已经开始,希望以上内容能够帮到大家!
-END-