员工出差总是自己垫钱,报销流程繁琐,感觉报销单压了一个世纪,行政一遍遍确认行程,还是难逃出错的命运,这些差旅问题层出不穷。到底怎样才能让差旅得到有效的管理?
其实你只需要一个管理差旅的平台。既可以提升效率,也可以为企业节省成本。


系统规则限制
通过合规的差旅系统,根据企业情况设置相关差旅规则,把控员工在差旅预定中的相关操作。
预算管控
为企业规划全流程差旅预定规则,从出差申请到预算再到订单管理,进行闭环式管理。
首先要制定差旅规则,通常可以从机票、酒店、火车票几点入手,根据城市或者员工职级制定不同的标准,严格执行。
在差旅管理系统中输入设置相应的规则,员工在平台上也可以一目了然的知道自己可以预定什么样的出行方式和酒店。
流程如下图所示,首先进行后台设置,设置出差预算和规则,也可以设置特殊订单,就会进入系统维护中。
第二步、员工在平台上提交出差申请,系统会开始进行校验并计算各项费用的占用,通过即可进入下一步,超出预算则会被打回。
第三步、审批通过以后,就可以进入具体的预定环节,机票、酒店等的预定,提交以后校验成功就会发送短信至员工,失败则会打回重新预定。

▶机票
差旅系统可以对接航信系统,同步展示航司机票报价,接入航司特惠数据,也可以展示客户自有航司协议价格以及在路上商旅自有航司中小企业协议价。
▶酒店
可对酒店集成管理,支持酒店集团协议,企业协议酒店托管。
▶火车票
可统一提供火车票发票,减少财务收集员工火车票票根或者员工自主提交火车票报销单的流程,节省工作成本。
▶用车
差旅系统支持多家用车平台同时下单比价功能,可在线因公垫付并支持配置审批规则。另外可提供团队用车、商务用车、停机坪接 机以及重货服务等等。
▶签证
可提供多国签证服务,具备专业的签证部门为客户提供专业详尽的全球签证咨询和签证申请服务。
▶会议会奖
还可提供大型年会活动、举办会议、奖励旅游、自由行等服务,举办方案设计与线路制定的服务能力。

差旅管理中最重要的是分析数据,企业领导可以提供差旅服务商给到的数据清晰的了解公司各个部门的投入产出状况,给领导下一步的决策做数据的支撑,还可以指导规范员工的预订习惯,来降低整体的差旅成本。
常见的分析维度主要从月度明细、部门数据、航线、航司等方面来分析,从而不断的完善改进。

通过月度明细分析,可以看出哪几个月有业务增加,出差较多。

通过部门的数据分析可以看出每个部门的投入产出,比如同一公司A、B两个部门,A部门出差少、产出高;B部门出差多,产出不如A部门高,这个时候就可以调整方向,分析问题并解决问题。

也可以分析一下航线、航司的数据,看出一年出差的频次、成本和选择率高的航空公司,有利于和航空公司争取到一定的优惠力度,节省成本。

通过分析数据,可以做一些差标等的调整,比如在某一个城市员工在出差时总是出现问题,差标不够,所以可以适当的增加一些费用。
通过后台可以清晰的看出有哪些问题被投诉频繁,总结解决办法,为以后出差打好基础。
每年定期进行总结汇总,通过分析一系列的数据,重新对服务团队、方式、结算方式、账单分摊等方面进行调整和改善。

Q:发给各部门领导的差旅报表,哪些数据是比较必要且直观?
A:费用分析,花了多少钱,这是比较基础的,另外就是差旅政策的执行情况,因为超标造成的损失数据,使用大客户协议和差旅政策执行到位实现的节省,这个很重要,还有就是业务数据跟差旅数据的是否正相关等。
Q:员工的酒店集团会员价格低于企业洽谈的协议价格,应该怎么办?
A:员工不使用差旅系统,其实会导致企业自身的数据没有得到累计,对于未来签署航空公司大客户协议和酒店协议都是损失。可以将企业oa和差旅系统、企业财务系统打通,要求员工在系统闭环内进行预订和报销,这样能实现数据的连贯性,也方便他们报销。
Q:严格管控提前预订天数的话,影响员工出差推进业务,如何平衡公司管理和业务推进呢?
A:这种情况下,我们更提倡“软管控”,给员工弹出提示,但是不禁止预定,在每月统计数据出来,我们可以看到哪些员工的行程更有计划性,差旅政策执行得更好,可以进行一定的奖励。
Q:怎么避免或减少退改签导致的额外支出?
A:对于商务旅行来说,退改签是无法避免的,可以根据以往的数据来看公司的退改签率是否高于行业平均水平,如果偏高,需要引导员工的预定习惯,如果都是客观情况引起的无法避免的退改签,建议在预定时选择退改签费用较低的舱位。
Q:用了差旅系统后,还能再怎么降本?
A:用了差旅系统之后,可以联系服务商在资源单提供更有优势的资源比如大客户协议,另外就是利用好系统的管理功能,比如最低价提醒、超标二次审批等等功能,实现整体成本的节约。
Q:预算管控具体如何提现,出差申请提交之后如何抓去预算匹配数据?
A:在出差申请单当中,可以体现预算、行程、出行人等信息,在预定过程中,系统会自动校验这些信息与出差申请单是否匹配。

有了差旅平台的帮助,对于员工来说更省心,可以清晰知道每次出差的差标,而且不需要自己垫付差旅费,由平台垫付;对于企业来说,可以高效的管理企业差旅行程,控制差标,节省成本,真的非常便利,学到的小伙伴可以用起来啦。
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