存在感是职场影响力的一种表现,作为行政经常被认为没什么专业性,不具备核心竞争力,是职场上可有可无的「小透明」。
想要获得企业的认可和重视,需要从工作本身去提升职能价值。行政工作极大决定了企业内部运营效率,影响员工对企业的归属感、认同感。为企业降本增效、打造良好雇主品牌、营造良好组织氛围等都是行政怒刷「存在感」的努力方向。
2月21日知行晓政2023年的第一场线下活动:知行面对面,第一次踏足武汉,和行政朋友们相约小米园区一起交流参观,与行政人畅聊行政如何提效增值,增强存在感,在职场被更多人看见。
本次活动邀请了小米行政部副总监、武汉总部行政负责人唐学华先生,微思敦综合部总监黄睿女士和武汉市仟吉食品有限公司(集团总部)行政经理闵捷先生,三位资深行政人的专业分享让我们受益匪浅。
接下来让小知为你揭秘活动现场的新鲜干货:
part 1
如何通过空间管理,实现降本增效?
办公空间往往是企业在运营上投入最大的一块,在这样巨大的投入下,如果没有将其价值发挥到极致,本质上也是一种浪费。
对于行政人来说做好空间效率管理事关重要,唐学华在「空间管理」上做了以下分享:
*小米行政部副总监、武汉总部行政负责人唐学华
01、行政降本增效的逻辑与方法
小米针对行政运营管理现状:服务需求庞大复杂、空间管理要求多、运营成本高和运营管理风险高等情况,总结、分享了四个行政降本增效的方法:
step1集中运维管理(降本)
对企业非核心业务和核心业务的非核心环节进行集中运维管理,降低企业运营成本
step2精细化管理(提效)
主要有三点内容:流程标准化、管理可视化、质量管控
step3信息技术应用(提效)
访客系统、会议室系统、空间管理系统、数据看板
step4资源整合(降本)
谋求外部合作、挖掘政策红利
02、如何提升空间运营效率
在进行空间管理时有四个原则一定要关注:提高空间利用率、保障空间舒适度、合理规划空间、让空间传递企业品牌。
空间管理降本增效可以从以下几个方面入手:
工位管理:
工位占用率和使用率的差距,造成了巨大浪费。小米采用共享工位、灵活办公等工作方式,或将空间成本折算到各部门成本中,来达到有效提高空间使用率的目的。
能源管理:
使用智能照明系统与智能温控系统,采用实时亮度与温度的调节、感应设置关闭照明、温控的节能模式等,智能化设备可大大减少能源浪费。
其他公共空间管理:
对于食堂、停车场等公共空间容易遇到拥堵、空间缺少等问题,小米有效利用“数字化系统”来解决。
03、空间运营新思路
除了节流,还可以通过空间运营实现开源盈利,关于开源盈利唐学华分享了三个新思路:
(1)自有资产空间招商
通过有规划性的招商,为员工引入便利店、饮品店、健身房等,行政关注集中点在空间面积、租金水电配置及服务产品价位、员工消费习惯及需求等。
(2)租赁办公室闲置空间
将自有楼宇内空闲工位租赁出去,最大限度得避免空间资源浪费。但要注意最好选择中小微企业整体租赁,这样可以避免后续的其他问题。
(3)自由园区/楼宇广告位
园区各个位置的滚动屏、电梯广告,甚至卫生间广告都可以出租。
很喜欢唐学华分享的一句话,在这里也分享给更多行政伙伴:
虽然不能直接创造利润,但凭借专业为企业提供内核的强势“驱动力”,行政工作价值也绝不会被湮没。
⬇️点击查看小米现场分享视频
part 2
行政如何助力企业打造雇主品牌?
行政是企业打造雇主品牌时,那双游走在内部的“无形的手”。
雇主品牌形象是影响员工忠诚度的重要因素之一,它不仅体现在公司与雇员之间在薪酬、利益、假期、津贴等方面建立的良好关系,也体现在公司给雇员提供的工作环境、职业发展机遇和增值空间。
对于一家员工平均年龄只有25.7岁年轻有活力的社交生态营销公司,微思敦行政是如何打造雇主品牌的呢?黄睿为我们分享了她的一些经验总结。
*微思敦综合部总监黄睿
01、建设雇主品牌可以从哪几个板块着手?
员工对企业的认可是雇主品牌建设的核心。
在建设雇主品牌时微思敦总结了5个可以着手的板块:薪酬、福利、职业发展、工作环境和企业文化,每个板块对标的是企业中台或后台的管理,不断地对员工提供基础保障,进行员工关怀。
02、行政在打造雇主品牌时有哪些可操作的维度?
微思敦打造雇主品牌时,将行政可操作的维度划分为以下四个板块:
(1)打造办公环境
办公环境已经成为雇主品牌考察的热门关注重点之一,办公环境也是员工的第一印象,微思敦致力于打造开放、有趣、以人为本的办公环境。
·开放的办公环境:设置开放工位满足灵活办公需求、设立无性别洗手间
·有趣的办公环境:设置办公室“打卡点”、鼓励员工“装修”自己的工位倡导员工快乐生活
·以人为本的办公环境:选择舒适健康的办公桌椅、建立小敦图书馆、小敦能量补给站
另外,在微思敦面试结束后,还会专门带面试者在公司内参观,介绍办公空间的设计和小巧思等,真切感受微思敦办公环境,传递文化价值。
(2)举办文化活动
微思敦在文化活动上,主要阐述了两个板块:社团活动和入职周年的仪式感打造。
a.社团活动
对于组织社团活动时经常会出现的两个问题,社团组织常规化,如何创新激活?经费有限,怎么玩出花?
微思敦给出了3个建议:社团联合、主题活动策划和多功能厅的妙用。
另外在疫情期间活动组织受限,微思敦通过线上轻话题活动发起快速转战线上,比如夏日限定随手拍,不仅收获一群超会拍照的小伙伴,员工还自发成立摄影社,成为行政组织活动的御用摄影团。
还可以借助社团裂变、管理工具组织社团活动,提升行政工作效率。
b.司龄茶话会
司龄文化是企业对于员工付出最好的认可方式之一,微思敦相较于生日会更注重员工的司龄纪念日(入职周年仪式感打造),为员工送去充满仪式感的司龄礼,比如司龄文化衫、纪念币、贺卡等等。
除此之外,还会组织线上、线下活动,将司龄文化落地:
线上:司龄日当天解锁司龄纪念勋章、祝福邮件,隐藏款彩蛋,自媒体原创内容选题灵感来源
线下:司龄茶话会,聊聊当初的加入契机、成长变化、个人小目标
(3)企业文化IP形象的运用
关于企业文化IP微思敦也做了很多工作,比如线上表情包、线下物料等,在分享中黄睿主要分享了小敦IP节礼定制的案例,不仅可以覆盖更多受众,还能有效控制成本,是性价比之选,促进文化内外部输出。
将企业文化IP融入节礼定制在微思敦内部的效果也是非常好的,员工反馈这样的操作不仅有参与感、成就感还有一份期待感。
(4)让行政工作被看到
微思敦通过小敦广播和自媒体运营方式,让行政工作被大家理解、看到。
a.小敦广播
面对一堆繁杂的工作,微思敦行政采取在各职场办公室设置公放系统-「小敦广播」,通过小敦早播、午休提醒及节日特辑等栏目帮助员工解决各种问题、槽点,调动各团队积极性,并做到跨地域职场管理,打破部门墙,解决信息同步问题。
b.自媒体运营
微思敦还通过微信公众号、小红书两种自媒体通道进行宣传发声,让更多员工了解公司行政服务工作的同时,打造行政品牌,传播企业文化,留住现有员工,吸引更多人才,为企业创作更多的价值。
打造微思敦订阅号时,微思敦还分享了一些可参考的选题方向:
专业塑造、职场成长、圆桌派交流(系列连载)、节礼开箱、趣味活动(翻包大赏、云吸猫)、应景选题(解压秘籍)、招聘、在职体验/雇主口碑、司龄文化(仪式感、故事挖掘)
最后,黄睿还分享了对于行政工作的建议:
着眼细微,寻找常态工作中的“增值空间”
做事用“巧劲”,善用工具
两个思维很重要:运营思维、闭环思维
授权充分,用人所长
⬇️点击查看微思敦现场分享视频
part 3
多职场环境如何落地企业文化?
毫无疑问,企业文化落地始终是推进文化工作中的一个永恒的话题。如何让企业文化落地,让它能成为企业软实力,提升行政在职场中的存在感,让行政工作提效增值呢?
一家不仅有着办公职场,还有工厂、门店甚至还有农场的,拥有多职场环境的仟吉是怎么做的?闵捷为大家分享了他的一些经验总结。
*武汉市仟吉食品有限公司(集团总部)行政经理闵捷
01、根据公司战略制定文化目标
在落地企业文化时,仟吉对公司战略及现状进行深入思考,并根据现实情况制定企业文化建设目标和未来规划。
02、多职场落地企业文化的具体方法?
面对不同职场:办公职场、工厂、门店,仟吉在落地企业文化时采用三种方法,循序渐进、潜移默化地将企业文化深入每一名员工心里。
(1)多职场环境打造文化空间的关键点
a.选择出现、使用频率高的位置
打造文化空间时一定要选一些员工日常生活中经常会停留的地方,在出现、使用频率较高的位置打造文化空间,企业文化也能更容易被员工感知、接纳、学习;
b.全职场企业文化统一
面对不同职场环境,一定要做到全职场的企业文化统一,及时与分职场同事沟通交流;
c.将产品自信发挥到极致
与很多企业不同的是,仟吉有自己的工厂、农场、门店,那么在工厂进行文化空间打造时,主要元素一定要与自家的产品特点息息相关,将产品自信发挥到极致。
(2)如何将企业价值观具像化?
仟吉将比较「虚」的企业价值观具像化过程中,提高了两个关键步骤:
1、推出「仟吉六味」制定制度模式
仟吉推出「仟吉六味」,将其划分级别,每个级别都对应着不同的评分标准,并用具体案例帮一线员工更好地理解「仟吉六味」。
可以说是想要落地企业文化价值观的一个基础。因为想让企业价值观更具体,更容易被员工理解、实践,一定要有一个制度模式在。
2、打造年度评优活动
有了这个基础后,才能根据「仟吉六味」更顺利地延伸为评优活动。
要注意的是,评优活动一定是面向全部员工的,职能部门、工厂员工、门店员工都要包含在内,而且要根据不同职位设置不同奖项,让每一名员工都有参与感。
(3)打造不同类型文化活动
仟吉在打造企业文化活动时,也会根据不同职场环境,员工不同年龄、性别打造不同类型的企业文化活动。
主题活动:季节活动(野菜季、怕热面包摊、农场秋游、领取回家车票)、公益活动
不同群体:老员工(我们的十年)、女性(插花、瑜伽)、亲子(做蛋糕、亲子活动)
文体娱乐:篮球赛、吉刻跑、飞盘
门店员工:看电影、滑雪、漂流、寒暑假特定活动
仟吉还有一点非常值得大家参考学习,仟吉会在每年年初向全体员工公布一年的活动导向图,可以让员工对这一年的活动有所期待,也更便于今后的活动开展。
⬇️点击查看仟吉现场分享视频
在分享环节结束后,与会人员还参观了小米园区,并合影留念。
企业或许不缺行政,但一定缺真正能创造核心价值的行政。行政的职场存在感、行政行业的价值,仍需要行政人靠自身努力去打造和提升。
感谢本次分享的嘉宾,也希望本次沙龙分享能为你带来不一样的灵感和启发。
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