在行政的工作中,免不了要涉及各类企业消费支出的管理。并且行政费用中的很多部分,都与员工息息相关,比如:

日常工作餐、下午茶、商务宴请等用餐费用;

机票、火车票、酒店等差旅费用;

外出打车、商务用车等出行费用;

年节慰问礼品、大小活动物料等福利费用;

各类办公用品的采购费用......


面对繁杂的企业消费场景,行政不单单是把钱花出去这么简单,还要在考虑员工体验的同时,兼顾企业成本和管理效率。


那么,作为行政,到底该如何“花钱”?

我们针对大家较为关心的五个问题,在行政社群中发起了话题讨论,下面就一起来看看大家都是怎么理解企业消费这件事的。



Q1



我今年都没有预算,我拿什么超......

@鸽儿


我年年都超预算,每年还都是采购和维修,因为根本不知道哪天什么设备就突然坏掉

@Daze




你们的餐费招待费怎么管控啊?领导经常临时加菜加酒,结账才发现超预算,唉

@Cisssssy


我感觉差旅最难管,业务很多临时出差,行政也没法控制。而且做预算的时候数据显示很少,一问就说还都没报销,连预算都没法做!

@赵吉吉




我们之前的福利活动几乎每次都超预算,今年换了方式,直接申请一个全年总包,然后根据实际花费灵活调整活动内容和频次,这样费用也控制住了,也不会因为强行降本影响员工体验。

@安doni


快夸我,我没超!


我们参考了之前几年的数据,除了必须得固定支出的部分以外,把容易超支的部分设置了弹性预算,最终结果证明还是很有必要的。

@陆陆




Q2



我们免费提供午餐,但需要提前预定,员工自己忘记点餐,还要求我们给他报销,说这是他应得的权益......

@喵喵喵


我还遇到过,用餐统计时候说不吃,餐到了又要吃,吃完了还要打包带走一份

@芹菜君




免费午餐最累心了,点什么都有人投诉,油炸的被投诉说不健康,轻食健康餐又说没油水,服了

@Azure、


我们商务招待,每次都让我先预订京菜、川菜、粤菜三家餐厅,然后到了六点他们再选,我都感觉我快被餐厅拉黑了

@源泓




差旅才烦呢,凌晨一点叫我给他订票,问具体班次又没声音了,电话短信联系了半天才找到人,这一宿也不用睡了

@浅


你们有没有遇到过那种短距离出差的,在隔壁市,火车一站几十块钱,拦不住非要几百块打车去

@大林子




还有说不清楚需求的,订酒店就一句“订12.2、12.3”甩过来,也不说明白到底是12.2入住、12.3离店,还是住两晚12.4离店

@Nalani-qin




Q3


是啊,发票不是这个不行,就是那个不行,好不容易可以了,还要等三个月报销才能下来

@旺仔




上一笔报销刚到,下一笔又得垫出去,无缝衔接

@qiong


我最多垫过十几w,春节前各类花销大能理解,为了能春节前拿到报销,我加班加点整理好,结果一笔没报全都拖到了春节后

@艾伦




我们有备用金,大额的都是先开票再找财务付款

@薇薇吖


提前开票也挺麻烦的吧,我们都得先邮寄好几个盖了公章的文件,审核过了才给开票

@Emma





Q4



不用操心点菜的事,在我看来就是极好的~

@小猪


别的不说,贴了十年票的我,终于解放了!

@nice




我们公司人多,能谈到一点折扣,多少还是会省一点钱的

@啊啊啊瑶


员工操作确实简化了很多,行政管理后台也方便,原来3个人的活,现在1个人就能干了,已经在担心自己会不会失业了…...

@媛宝




不过,现在的平台太多了,订餐一个、差旅一个、打车一个,不仅要挨个教员工怎么用,每次统计还得反复横跳,看似方便,其实耽误了很多时间

@竹子




Q5



我们也想严查合规性,但是有员工出差住200的酒店,拿500的票来报,这种虚假报销真的很难查到

@铁铁


我们报销都要提供消费截图的,不认纸质收据,就为了避免这种情况

@CC




磨了三个月,总算是接入了费控平台,也教会员工怎么用了,希望能和虚假报销说再见吧!

@温小姐


这方面我们很严格的,分级定标准、费控系统、财务核算、各环节审批、急事必须书面报备。不好就是流程太多,耗时长

@Sammie




除了制定住宿、餐饮、交通标准之外,我们还要看出差事项,比如会议出差,需要上传会议通知,含餐、含交通的会议,就要剔除餐补和车补

@欧阳


道理我都懂,但还是有员工不清楚标准花超了,每次都吐槽我们标准低

@小盒





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