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行政“上管天，下管地，中间还要管空气”，这是大家平时的戏谑之语，可也从侧面反映了行政的工作覆盖面确实非常之广。

一般企业行政手头的合作供应商大大小小至少有数十家，大到年费用上千万的物业公司，小到数百元的小礼品供应商。

为了确保能给大家提供最优质的行政服务，行政合作供应商的更换无可避免，对员工来说是好事，对行政来说可就是大挑战了。

在此以公司物业服务供应商交接为例来说一说行政合作供应商交接应该注意的事项。

像物业公司这种涉及几百人团队、十几万平方米面积的交接，必然是一个需要周密考虑、仔细计划的事情，涉及交接计划与方案、多方沟通、现场交接、责任划分等等，具体细节不多说，直接进入核心主题，围绕人、财、物、应急四个方面来谈谈交接工作。

1、关注项目核心成员确保平稳过渡

对于交接，首要的目标就是能平稳过渡，不出错。

要确保平稳，其中的关键则是原供应商的核心团队成员能留下，因为他们最熟悉现场情况而又了解甲方的需求。

■尽量维持人员稳定，最好能留下项目核心人员

面临交接，退场与接管双方有不同的心态。退场方丢了项目，如果没有其他新接项目，则会面临巨大的人员分流压力，毕竟不能因为项目丢了就和这些人解除劳动关系，这是违反劳动法的。

所以退场方其实也是希望接管方能承接部分人员，当然前期和甲方关系闹得很僵或是还有费用等纠纷等情况的除外，完全闹僵的情况是极少数。

对接管方来说，要在短时间内储备这么多的人员，也是很有难度，尤其是在春节前期等用工紧张的情况下（很多项目按自然年签订合同，在12月31日到期，刚好处在春节前期），而且接管方也期望能有熟悉现场和工作要求的人能留下，这样至少不会在初期工作出错给甲方留下不好印象。

作为甲方行政，目标自然是稳定顺利。除关注退场与接管双方供应商外，还要重点关注项目核心成员动态。

此时项目核心成员最关注的主要是薪资待遇会否变化、新单位会否过河拆桥、个人未来发展等，这些都需要和新单位沟通并施加影响，确保核心成员利益，新单位会在正式接管前与项目核心成员签订工作意向书。

常说“铁打的营盘流水的兵”，在我们这里的物业合作商，则是“流水的营盘铁打的兵”。

■适当进行人员优胜劣汰

趁项目交接机会，正好可以对原有项目团队成员进行优胜劣汰，梳理评估后，能力出众表现出色的人可以留下，表现差的借机淘汰。

新单位也可以补充一批新鲜血液进来，在保证人员和服务平稳过渡的情况下，可以逐步导入新单位的企业文化并发挥优势，在原有基础上做出改变和创新。

2 、 做到财务账目清晰不留纠纷隐患

财务纠纷是导致交接不顺利的一个主要因素，退场方自然希望能拿到钱走人，尤其是除当月费用外前期还有一些费用未完成结算的情况下。

换位思考，谁都希望尽快结算资金尤其是在没有后续合作的情况下。因此在事实清晰，没有分歧的情况下，应将历史款项尽快清理干净。

在确定移交时间后，就要提前开始梳理相关财务资料。对没有分歧且应付的费用，尽快发起报账，督促内部审核，尽快完成费用支付，及时收到钱也会促使退场方积极配合。

另外，注意要求退场方对所有未结费用进行梳理并提交报账，并提交费用结清承诺函，承诺如因漏报原因导致的损失由其自身承担。

如有帮甲方代收费用的，应将台账梳理情况，三方确认后移交给接管方。

▲费用结算应留有制约手段

一方面，对已发生费用应尽快完成结算，另一方面，需要预留适当费用在退场后结算，以便于约束控制退场方，以免退场方拿到钱后不配合交接工作，这些基本在合同签订时会有考虑，如最后一个月费用会在退场后根据工作量和考核情况结算。

如在退场清理时，有需要退场方赔偿的物品、水电费等，均可在最后一个月的费用结算中抵扣。

3 、 紧抓三个方面确保物品有序交接

这里所指的物不仅仅是物品，还有更广泛的含义，主要包括移交给退场方管理的固定资产和现场物资、运营资料、离场物资三个方面。

在确定交接时间后就要开始梳理物品清单，一般在入场时甲方会将委托给物业公司管理的固定资产和现场物资等以清单形式让物业公司签字确认（虽然在招标文件中可能也会有清单，但实际交付和招标文件清单可能会有差异），这个就是清单的重要组成部分了。

此外在后续运营过程中也陆续会有固定资产和物资交付，这个也同理应该在移交时让物业签收。如果这些基础工作做好了，那在梳理离场清单时就容易的多了，直接把几个清单整合起来就好了，然后再查漏补缺。

还有要注意梳理日常运营过程中的资料，如物资领用发放表、访客登记表、邮件收发登记表等，因为一旦丢失或被离场方带走，会给后续工作带来很多不便。当然，这些资料如果有在提交项目月报时都已提交，那在离场时重点关注最后一个月的资料就可以了。

最后要关注的是离场方要带走的物资清单。物业公司在运营期间也会投入一些物资，如项目办公设备、清洁设备等。为避免在退场时因物资纠纷引发矛盾冲突，有必要把离场物资清单梳理出来，凭单核对无误后放行。

在离场方提交离场物资清单后，要与其入场物资清单、甲方物资清单等进行核对，确认无误后移交给门岗保安。

4 、 围绕两大主线做好应急保障工作

应急预案是交接工作中非常重要的一个环节，虽然大家的期望和实际结果大都是顺顺利利的，但还是得按最坏的情况做好预案。

应急预案可以日常运营类和交接相关类为主线开展，日常运营类是指在平时可能出现的异常情况，如水管爆裂、电梯困人等，交接相关类是指和交接工作直接相关的，如交接双方冲突、煽动员工闹事等。

日常运营类应急首先以合同为依据，在正式交接完成前场所的管理责任还是在退场方，因此一旦由此引发的故障或损失，须由退场方承担相应责任。同时可以安排接管方也同步安排人员和资源介入，做好双重备份。

交接相关类应急可围绕前文介绍的人、财、物等方面做好疏导沟通工作，提前消除隐患，同时也继续和退场方强调合同违约责任等。

此外，还可与属地派出所、劳动监察部门等提前通气，告知交接的具体日期和可能存在的风险，一旦出现意外可联系及时介入处理。

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要做好一项交接工作非常不易，还有项目总控与分工、交接责任划分、现场突发情况处理等非常多的工作要做，以上仅梳理几大主线供大家参考。

作者简介：

胡郴龙

全球前50强企业从业经验8年+，致力于行政专业领域价值规划、职业成长发展等的方法论探索。

主要研究领域有行政管理体系规划与建设、科技产业园区管理、智慧园区建设、物业与设施管理、行政信息化规划与实现等。

已分享行政专业干货20+篇，在《现代物业》等专业期刊上发表论文10+篇。

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