2019已经进入60天倒计时，行政除了年会、年货礼品定制等等众多事情需要筹备，最恐怖的是，「年终总结」这个通关大BOSS已经在对你微笑了。
为了让大家提前做好通关准备，今天我们准备和大家一起聊一聊这个行政经常无从下手的大BOSS！
如何瓦解这个大Boss身上的数道防御，获得真正的Boss认可？
来，上车！
一、如何避免报告散乱杂？
行政通常负责的事情多且杂，临时的、突发的事件也特别多，如果按照时间顺序进行梳理罗列，那可能是一本几百页也讲不完的流水账。
领导根本记不住你做了些什么、做成了什么，那又怎么体现你的价值？
写的详细显辛苦？哪个领导不觉得他自己才是最辛苦的呢？
避免报告的散乱杂，你可以采取 MECE分类法。
利用金字塔原理的 MECE法则，不重叠，不遗漏，对照目标把繁杂的事情分成几个类别，让思路清晰，表达清楚。
打个比方，MECE就像是把一堆五颜六色的糖果按照颜色分类，装进对应颜色的盒子里。
按照这一法则，整理行政的工作，前华为大学讲师一宁老师在《如何写好年度总结与规划》课程中将其总结为：
◎按其产生的效能分类：
生产类：不动产、生产类：IFM、生产类：生活以及员工关怀。
在这些分类上，对照行政的职能，即可进行考核指标和数据的整理与分析，从而对整体业务形成清晰的梳理和归纳。
二、如何保证报告的逻辑条理性？
事实上，系统性的工作总结思路是建立在上一步对行政业务的梳理和归纳之上，当你条理清晰，你的报告如何写也将顺理成章。
step 1：总述
我们的任何行动，都是战略的执行落地。因此工作总结可以先亮成果，概括这一年你都做了些什么，重要的是结果如何，让领导一目了然。
step 2：分类汇报
在这一部分，分类讲述支撑上一步总结性结果诞生的各个事项。可以着重从重点模块和重点项目入手。
a、重点模块
b、重点项目
一年之中最具代表性的重点项目可以单独拎出来进行重点讲述，譬如今年完成了两个比较重要的办公职场的选址装修及搬迁等，照片展示。
一年的成果和为了达成目标所做的事情在这里即可讲述的清晰明了。
三 、如何让报告更有亮点？
一份有可读性的年终总结报告，核心还是在于有没有自我思考，以及提出未来一年的规划方向。
如果只是一味的盘点或者表扬自己的工作成绩，那这份报告可以说是片面的甚至无效的。
因为领导往往最清楚你的工作实际成果，而如果你能对自己的工作有所反思和有解决方案，那才能体现报告的价值所在。
如果进行自我思考，找到行政未来的价值点，并提出规划方向？
1、关注点不局限于行政内部，可以延伸到与行政相关的内外部分，包括：
◎更深度的理解业务需求，发现需要支持的关联部分；◎了解业内先进的趋势有哪些，找差距，是否可以通过采取一些先进设施设备提高效能；◎了解环境变化，譬如宏观经济趋势，会对行政工作提出哪样的需求？
对业务的理解、对趋势的了解，都非一朝一夕即可全盘掌控的事，这要求行政日常不断的学习与累积，深入一线去了解业务发展情况，当然如果缺少累积现在也不晚，这也是我们提前这么久便来聊这个话题的原因，忌下笔无依据。
2、从中找准价值点，基于分析对比，提出改进措施：
◎是否需要进行业务方向的调整；◎要否要进行人员结构的调整配合业务发展；◎优化措施有哪些，需不需要进行创新；......
合理的建议，是你获得提升（职位提升、能力提升）的关键，这一部分实为报告的重中之重。
四 、 如何更有效的表达观点？
搭建好年终总结的框架，你可能还会面临的一个问题是，仅仅是罗列事实，缺少观点的引导，反而会消耗更多的「理解成本」。
有以下几个方法和技巧可以有效帮助行政整理信息表达观点。
1、化繁为简，结构支撑
无论你在讲述什么观点时，都可采用先总后分，金字塔结构，中心思想 (Key Message)在先，再详细展开，段落分明，适当搭配一个概述(executive summary)。
比如：在明确了「提升了行政部内部的效率」这一主题上，分别将提升效率措施、单个措施效果等要点关键词都列举，最后展开说明，并且再增加数据分析做支撑，从而使得中心主题呈现更有说服力。
2、用数据说话
用数据来为我们的工作说话是最直观的表达，也是最有信服力的存在。为了能够有足够的数据支撑，行政要做好数据的收集和选用。
在如何让数据为我们的工作说话上，也有方法和技巧，譬如费用的合理化，可以说是我们行政在整个职业生涯里都在追求的目标，那么如何展现费用的合理化？
将数据与措施紧紧结合在一起。比如：电费的一定幅度下降，对应的措施是新增了智能电控系统等等。
选择一个适合的数据表现形式，展示数据分析的目的。比如：假设办公室内的用电数据都是可收集的，用折线图适合看电费在不同月份的费用数据分布；而柱形图适合看1月的电费在电脑、空调、照明还是饮水机上哪一块消耗更多。
3、善用工具模板
思维过程可视化用思维导图，展现进度用鱼骨、甘特，分析问题用2H5W、SWOT、SMART，让数据说话用比较、分布画趋势......这些经过磨炼验证工具，都很适合来帮助我们进行工作流程的梳理和归纳。
五、还有哪些套路能够帮助你？
除了上面那些，我们发现还有一些套路能够帮助你~
套路一：如何争取资源？
如果你在年终汇报展开未来一年规划时，需要争取资源和支持，仅仅说我的部门需要多招两名人员，我认为...我需要.....很难给出说服力，可以采用SCQA的表达法。
所谓SCQA表达法是指——
- 背景（Situation）确保说话时，你和其他人能站在同一背景的里面。
- 冲突（Complication）推动故事情节发展，并引发对方脑子里产生下一个疑问。
- 疑问（Question）顺势而为，将对方脑子里的疑问说出来。
- 回答（Answer）最后妥妥地传递出自己想表达的信息。
具体使用则是：
- S（背景）：我的工作不仅达标，而且超标，我总结出了一系列亮点。
- C（冲突）：还是有一些问题制约我做得更好。
- Q（疑问）：明年业务如何才能上更高台阶？
- A（回答）：我的改进对策及建议是……为了明年我的更高目标和具体安排，请您给我授权。
聪明的人不会仅仅在工作总结里总结，而是要通过汇报的机会争取各种资源，毕竟，工作总结是制度规定里面允许你和上级领导沟通的一种重要武器。
套路二：如何打造年终总结的美感？
虽然年终总结是对内的，但报告具有美感绝对是加分项。
善用网上模板，推荐一个免费下模板的网站：ypppt。
但年终总结的美感与企业主题元素、岗位特性的三合一，才会具有个性。比如：配色与企业主题色保持一致、风格与企业固定模板保持一致。
可善用配色工具，如：ColorDrop、色彩猎人、Adobe、配色网、coolors、中国传统色……等等等。
最后
一份好的年终总结，在于有明确的对象与目标、具体的事迹与内容、好的工作成果、对结果的分析、对明年的规划。
在表达上，做到有调理，有逻辑，有重点的表达，让别人一看就很清晰明了；在态度上，做到诚恳不自夸，有具体内容，不虚编；在成果上，做到实实在在的有成果，有亮点。在规划上，做到有切实可行的完整的实现路径。
那么这份年终总结就差不了！
参考资料：前华为大学讲师一宁老师公开课《如何写好年度工作总结与规划》
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