2020年来了，你的新年预算制定好了吗？

预算年年都不同，相同的是每年到了这时候，都能愁倒一批行政人：到底怎么制定预算才合理？如今，除了预算制定本身出的难题外，萧条的经济形势又给了行政er一记重击。

刚刚过去的2019年，为抵御资本寒冬，各大公司纷纷开启裁员潮，并在内部管理及服务上削减预算、节约开支。

在这样的趋势及背景下，如何做出专业、细致、可实操的预算计划，帮助公司量入为出、降低成本，对行政er来说，既是机会也是挑战。

预算制定体现的是数据化思维的能力，行政工作要想进阶，就必须啃下这项硬技能。那么，在经济形势不甚乐观的现状下，要如何做好预算制定，在增长行政专业能力的同时，协助公司攻克资本难关呢？

今天，小知就来帮大家捋一捋。

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往年数据分析：让数据说话

合理的预算制定，离不开对往年预算的回顾与分析。在制定本年度预算之前，厘清上一年度的预算内容与执行情况，有利于从中归纳出经验及可借鉴的方法，为新一年度的预算提供有力的数据参考。

① 按照科目类别进行统计分析，从微观层面比较各科目的预算制定及使用情况。

a 同类项目对比：分析同类项目全年费用使用情况。有无超支，实际预算执行的过程是否合理；比对目标项目各月的增减趋势，分析趋势发生的具体原因。

b 分类项目对比：统计各个项目类别间的费用差异情况。分析哪些项目在相应的时间段会有波动（后续需储备现金流）；哪些项目属于固定费用，哪些项目属于可控制、可核减的费用。当经济下行时，就可以将可控科目作为首批削减预算的入口。        

② 按照部门进行费用分摊情况分析，掌握各部门生产经营的具体数据。

a 各部门时间线上对比：比较目标部门全年的费用使用情况及各月费用增减趋势。如果目标部门在不同月度的费用分摊差额较大，应记录具体原因。

b 不同部门具体费用对比：不同部门的费用投入及其收效差异；哪些部门是公司里的主要营收部门，哪些部门的预算在来年可做调整。比如，销售部门在交通费与差旅费上消耗较大，对应也需评估其是否带来营收利润。

③ 按照时间进行月度、季度、年度费用情况分析，比较整体项目在某个时间跨度上的预算执行情况。

a 月度、季度费用增减趋势：统计各月度、季度的费用差额情况，并结合实际客观因素进行分析，如金九银十、年底冲刺等，为新一年度的预算制定提供合理的依据。

b 年度费用增减趋势：分析全年的预算使用情况，最终执行是否符合计划。如果符合，原因是什么；不符合的话，存在什么不足，这些在新一年度的预算制定及管控中，都应该加以注意。

另外，还可以将不同年度的预算数据进行对比，全方位把握数据。

④ 在复盘分析的过程中做好优缺点的归纳总结，提出新一年度的预算改进计划。

参照预算费用分析，制定与调整本年度预算，推行相应的预算管理手段，是优化预算制定与执行的有效途径。

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确定目标及基准：有的放矢

确定公司内部目标及基准，是科学制定预算的有效保证。行政部制定预算，并非单个部门“关起门来搞建设”，而应做到了解公司全貌，对整体方向与既定规则做到心中有数，保证后续预算制定朝着正确路线进行，避免产生偏差。

*图源知行公开课《行政如何科学制定企业预算》

① 掌握公司本年度的经营计划，确保预算制定围绕总体战略目标进行。

 如果忽略整体目标，只关注本年度采购多少台办公设备、举办多少场活动的话，容易导致行政工作成果与公司整体方向产生误差，造成资源浪费。在经济萧条的特殊时期，更应密切关注公司的下一步计划及动作，确保好钢使在刀刃上。      

② 提前与人事部了解未来人事变动，对预算做出及时调整。

比如，如果公司本年度将优化人员，那么人员费用就应在去年基础上进行调整；如果今年预计大规模扩招增添人手，那行政部也应提早储藏备用金，有备无患。

③ 最好与财务部确定本年度的预算基准，避免预算制定超额。

事先确定好本年度的行政预算基准线，能避免因预算制定超支而引发多次修改返工的问题。另外，还应注意与财务部设定好科目类别，确保行政科目与公司财务科目对应。

④ 制定本年度的行政工作计划，在此基础上进行预算制定。应围绕公司总体目标来设计工作计划目标，确定本年度行政工作希望达成的效果。例如，本年度费用管理目标要达到什么值、员工满意度要提高几个点等。

制定行政计划时，最好将工作计划分块，罗列成项目。这样既可以评估各个项目的可行性、与公司整体目标的贴合度，也有利于梳理各个项目的费用评估及对比。比如，本年度公司有装修搬家的计划，就应单独评估预算。      

⑤ 了解在过往实践中已被验证过的费用及服务标准，做到预算合理有依据。

以下是一些常见的物品费用及服务标准：

药品费：人均费用大概为0.5~0.8元/月；
 

电费：不含专业机房的话，基本8~10元/平米；

下午茶费用：人均费用基本为15元/人/月；

维修费：除日常维修外，每年供冷供暖季前需清洗空调滤网，单价50~75/元/个；

能源费：夏季电费支出比其他时段大概高出10~15%；

生日会费用：人均费用大概为30元/人/月；

基本活动费：人均费用为10元/人/次；

办公用品费：人均费用最多为30元/月；

饮水费：每人每月一桶水，直饮水水费为2元/人/年；夏季饮水费普遍比其他季节高5~10%；

地毯保洁频次：建议半年或一年清洗一次地毯（看脏的程度）。

（*以上数据仅供参考）

3
科学制定预算：展示专业度

在回顾往年预算数据、明确公司目标与基准的前提下，着手完成预算编制。有条有理，体现行政专业能力。
 

① 从上一年度的预算数据中归纳具体费用科目，并根据本年度计划罗列项目类别，搭建基本的费用类型框架。
 

a. 日常预算：支撑公司日常运营与服务所产生的预算开支。包括日常办公费、服务费、办公区维修费、车辆使用费、租赁费、员工福利费等。

此部分费用较为固定，但也不能照搬往年的预算开支，而应根据当下实际情况加以调整。例如，服务类供应商一般是一年签一次合同。随着服务人员工资变动，每年具体的服务费用都不同。

*日常预算类别示例

b. 项目预算：基本可以拆分成活动类项目与装修类项目。假如公司新一年度有举办活动及租赁搬家的计划，那就应该另外设立项目预算。通过对整体项目实行预算梳理及管理，可以方便观察项目的投入与成效，有利于最终复盘总结。

*项目预算类别示例

c. 资产预算：置办或采购固定资产时发生的费用开支。包括办公设备、办公家具等设备采购费用和购入房屋时发生的装修费用、空调安装等房屋类费用。此外，为了节约成本，到期更换设备可根据企业需求评估，低于总设备的数量进行配设和采购。

*资产预算类别示例

◎ 对本年度项目的必要性进行等级划分，有利于缩减非必要性的成本开支。可按以下等级标准进行项目划分：

*图源知行公开课《行政如何科学制定企业预算》

★★★ 固定项目：等级最高，是必须支付的费用。包括房屋相关成本（房租、物业费等）和公司相关成本（执照、会费等）。

★★☆ 变动项目：等级次之，属于必须有且可减少的费用。但减少的成本不能影响到日常办公。例如，办公费用。

★☆☆非必须项目：等级最低，取消之后不会影响正常办公的项目。比如，环境布置、福利、保险、公共招待耗材、团建等一系列费用。

② 设定合适的预算周期。一般制定年度行政预算，但发展型企业还需制定季度、半年度的滚动预算。

◎ 年度预算：制定年度预算时，要考虑到每季度的特点。如：供冷季期间水费、电费及日常饮用水费用都会大幅增加。而第四季度有万圣节、感恩节、圣诞节等节目，场地布置及活动费用会增加。

*闪送2019年固定资产预算

◎ 季度、半年度滚动预算：在做好年度基础预算的前提下，每季度、半年度回顾，关注公司变化点。比如：下季度公司预计增加100人，就需全面考虑场地容纳、家具数量供给等问题。人员增加后，日常办公费用、电费也需同比增加。

假如，下季度公司的目标是节约成本，那也需要行政er及时判断哪些项目可做核减，对比上季度预算使用情况进行调整。

*闪送2019年办公成本预算

③ 制定预算时，事先列出制定标准及注意事项清单。可以避免失误，减少返工。

◎ 最小单位组成：制定预算一般以独立办公区为最小单位进行计算。

◎ 科目对应：行政科目要对应公司财务科目，明细可自行调整，但会计科目不可更改。比如，办公区房租费用、空调、暖气属于房租物业水电费，固定电话费属于宽带费等。另外，制作中尽量将每项明细表格补充完整，做到有理有据。

◎ 重点事项确认：某项费用是按照实际发生制作还是分摊制作，应事先与财务部协商一致。例如，在有免租期的情况下，房租是否要按分摊制作？装修费用是按照费用分摊还是一次性支出制作？都应事先敲定。      

◎ 注意时效性：不同种类的预算时效不同，一般分为月度、季度和年度，过期即作废。如果是月度预算不作累计的类别，每月预算应该预留充足。

◎ 预留备用金：按一定百分比预留机动费用。避免实际使用过程中，捉襟见肘。通常可以在租金、电费、新项目等类别中预留备用金。

◎ 中间地带费用划分：归属不明的费用，需与财务部确认清楚。避免预算制定好了，却突然插入中间地带费用，职责不清。假如一项预算归给行政部，那么预算的监管权也一定要在行政部手上。

④ 掌握预算金额计算的方法，根据科目特点选择不同的计算方式。

a. 可进行精准计算的科目：电费、固定电话费、文具类办公用品费、饮用水费、一般性药品费、下午茶费用、生日会费用、活动费等。处理这些科目时，应根据往年数据基础上得出计算值，再根据本年度的季度情况进行把控调整。

例如，2019年3月的电费是人均1.5元/天。在此基础上，假如2020年HC数值为300人，3月工作天数为22天，可得2020年3月电费为：300人*1.5元*22天≈10000元。

但考虑到3月是季度底，属于业务部门冲刺阶段，应该还应在10000的基础上做提升。一般较大的数额量可做15%左右的提升。最终，3月预算设定值为11500元。

*常用电量表

b. 可用数值分析的科目：电脑周边耗材费、名片制作费、内部文印费、工卡制作费、打印机租赁费、行政部市内交通费、快递费、维修费等。此类科目一般是算出往年科目的相关月均值，再做20%的提升。

例如，名片一盒10元，按每人2盒计算。2019年第一季度每月平均名片制作费为410元，每月平均预定人数为21人。那么，在2020年HC没有大体变化的情况下，可将月度人数在此基础上提升20%，即25人。得出2020年的名片制作费用为500元/月。      

c. 可进行固定调整的科目：房租费用、能源费、物业费、宽带费、办公设备、办公家具、灭火器购买及年检、监控管理（摄像头等）、保安保洁费用、地毯清洗及消杀、绿植费、搬家费、会议费、误餐费、差旅费、固定资产等。

此类科目可按照合同金额做预算，但要注意检查合同中的付款约定（金额是否每年一致）。在合同到期时，也需根据市场价格做金额提升。另外，部分科目需根据实际情况提升费用。例如，6~9月需增加能源费。

⑤ 注意预算呈现的方式及写法，体现专业度，让预算做到有理有据。

◎ 写明数据及其来源，作为合理性证明。有合同的项目，以合同数据为依据，没有合同的项目以至少三个月的实际费用作为参考依据。还可以设置上一年度及本年度的预算对比表，作为费用依据。

◎ 适当采用联动公式、数据透视图等手段，让预算呈现更专业清晰，使预算相关审核部门能一目了然。使用联动公式的话，后续数据调整也会更方便。

⑥最后，还要做好复查，确保预算内容不出纰漏。

a. 对比往年预算，检查是否有差额。差额过大，就得引起重视。比如上一年度办公成本预算是1000万，今年算出来只有800万。那么，就应该仔细对比细节，检查是否有漏掉的科目。

b. 仔细检查Excel公式，保证计算正确。使用比较复杂的联动公式时，一定要再三检查准确性，避免错误累积，出现大纰漏。

—最后—

行政er通过对未来可能发生的事项进行费用规划，能帮助公司合理配置资源，收获更高的效益。

在经济下行的特殊时期，预算制定更是企业降本增效的有力手段。只有制定好一切，才能有备无患抵御寒冬。

新的一年，你想好怎么制定预算了吗？

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