远程办公，企业和行政的支持到位了吗？
专业至上的小知 · 5年前
#疫情防护#行政工作#远程办公
引起网上热烈讨论的远程办公，现状究竟怎么样了呢？针对这样的办公模式，企业和行政可以提供哪些支持？
因为疫情的影响，很多企业不得不进入了线上办公模式，还上了微博热搜。那么，引起网上热烈讨论的远程办公，现状究竟怎么样了呢？针对这样的办公模式，企业和行政可以提供哪些支持？
疫情之下，腾讯、阿里、字节跳动等互联网行业，和宜家、Puma彪马等各行业多家公司几乎都宣布2月14日之前在家办公，甚至还有公司直接把假期延长到了3月15日。对于国内企业来说，在家办公是一次新的尝试。那么在这一波SOHO浪潮下，大家的状态是怎么样的呢？对于企业来说，开展远程工作的各有各的做法，比较统一的是：大部分企业管理者担心员工状态，因此制定了较严格的签到机制。比如阿里巴巴也提出的要求：“每天两次打卡，增加每天晨会和日报，工作时间要求10分钟内必须响应钉钉，其他时间必须30分钟响应。在办公软件上，因为微信语音聊天只能同时接入9人，再加上钉钉拥堵，于是就用回了阔别许久的QQ，瞬间激发了不少人对这个童年聊天工具的美好回忆。进入远程办公，所有员工实现了期盼已久的通勤时长1分钟的工作模式。但是理想中的优哉游哉起床工作，最后统统变成了抱着电脑一套睡衣在床上窝整天。更有许多人表示，由于在家效率低且沟通不便，每天8小时劳动时间已经变成了24小时。但也有员工认为远程办公是老板筛选人的一个机会，个别员工肯定会偷懒，不过偷懒带来的结果是被优化掉。一家做直播产品的企业员工表示：我们代码的写代码，做设计的做设计，制定目标任务，各自完成。不存在办公条件太差从而影响工作的事情，用工作产出就能看到有没有在偷懒。为确保远程办公顺利运转，很多企业都推出了各种措施来监督激励员工。内容涵盖了工作任务布置、消息回复响应、办公软件推荐甚至集体午休轻运动。以下是小知整理的远程办公企业的普遍举措。② 建立统一的协作报告模板，员工每日同步更新进度，保证信息统一。需要注意的是，无论是早会还是晚会，内容建议在公司范围内全部公开，尽量让所有人都了解每位成员的在这一周或这一天远程办公的工作内容，方便内部协作。以此可以让所有人都知道，虽然不在办公室上班，工作地点变了，但是你的工作的时间和工作的内容，都没有变。在远程办公的过程中，因为人和人无法面对面沟通，导致沟通中信息量大量缺失，所以对任务指令的精准性提出更高的要求。① 明确目的、任务描述、完成时限、成员构成和明确的责任人。② 相关责任人明确月内OKR/KPI，设置合理的完成时限。而任务一旦接受开始执行后，围绕任务执行进度、问题和计划的沟通都可以在微信群里逐步展开。远程办公的时候，协作是一个重要的问题。因为看不到对方的状态，同事之间对响应时间的期待变得不确定。① 制定工作消息响应时间要求，比如10分钟内回复。比如阿里的员工表示每天要进行两次打卡，并且增加了每天的晨会和日报，工作时间必须要求10分钟内必须响应钉钉，其他时间必须30分钟响应。远程办公最重要的就是协同办公软件的支持。进度同步、协作修改、资料传输、远程会议...各大公司普遍对沟通软件和协作软件做了明确规定。远程办公沟通软件，常用的有阿里的钉钉、腾讯的企业微信、QQ、还有字节跳动的飞书。尤其是飞书，融合了即时沟通、日历、在线文档、云盘和工作台等内容，十分高效。远程办公少不了在线协作软件，各公司常用的有印象笔记、tower、石墨、office 365和腾讯文档，相对小众的还有百度Hi、华为的WeLink。
除了日常工作时间打卡，有些公司还建议各部门组建一个团队内部远程办公的打卡社群。除了每天按时上线工作，还有每天按时吃饭运动，每天按时休息学习。群内可制定规则：如果漏掉打卡就得发红包。通过这种互相监督，让团队所有人都自律起来。除了抓紧时间进行公司内部消杀，在远程工作上，行政也有很多可以提供支持的方面。并不是所有员工都会带电脑回老家，公司突然开启远程办公模式，就需要行政给予员工硬件支持。比如字节跳动就上线了电脑邮寄方案，直接将电脑邮寄给在家没有电脑的员工。除了邮寄电脑，行政还可以协调IT、财务部门做到以下方面：① 为全员提供手机移动门户办公条件，可在手机端进行审批和邮件收发，以及公司内部文件传送查阅。② 保证IT部门在线服务，及时解决Portal、移动门户等问题，并提供联系电话。③ 提供远程VPN办公，可由部门汇总申请人名单（注明申请姓名、工号、申请原因），进行邮件申请。④ 支持员工在无wifi条件下使用手机热点办公，保留账单返工时统一报销。
在办公条件支持上，字节跳动做的十分出众。他们为员工邮寄电脑、报销手机热点费用...总之就是一句话，公司永远在后方支持你！
对于刚刚过完假期，要在家里远程办公的员工而言，要保证高效的远程工作，首先要有工作氛围。行政可以在自己的公众号上发布一些内容，让员工感受到「即使没有聚集在公司，但是我们已经开始了工作」。① 征集员工在家工位的照片做线上开工仪式，发布最美工位大赏，点赞靠前有奖。② 推送提高远程办公效率的工作指南，推荐远程办公神器比如字节跳动、凤凰网、恒生等公司就征集了员工在家办公的工位，晒在公司行政公众号上；小米、凤凰网行政在公众号推出了在家办公指南；万达行政向员工推荐远程办公神器，并贴出使用教程与入口端。即使是远程办公，防疫工作仍然不可小觑。这时候，行政不仅要解决公司的防疫杀消工作，也要兼顾远程员工们的安全预防提示，为复工做准备。② 主持员工返程信息收集，包括返程路线、时间、车次等。比如腾讯行政就在公众号发布员工信息报备通知，唯品会行政推出在家办公防疫小贴士，百度行政晒出了企业防疫进度...
以上，就是远程办公时期，公司及行政提供办公支持的一些建议了。也希望行政人在为员工提供支持的同时，可以利用起难得的整块时间，好好思考未来一年的工作方向制定工作计划。
