随着疫情的逐渐稳定与常态化，企业的差旅活动基本已正常开展。差旅作为企业行政费用管控上的主要环节，对于提高企业的经济效益，提升员工满意度都有着重要意义。
差旅平台如何筛选搭建与管理？
如何降低差旅成本，平衡员工体验？
如何更有效的观察运用差旅数据？
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在差旅管理上，许多公司都面临着各种难点与困局，12月5日，知行未来荟【第11季】来到深圳，邀请了深圳中集共享后勤服务公司商旅业务部负责人寇岩、大型互联网企业集团差旅负责人象姐、北京宝库在线市场营销中心&华南分公司总经理陈琳琳以及长园深瑞行政总监谭颖恩等众多差旅领域的资深行政与专业人士，分享超实用差旅建议与创新管理思路，帮助大家摆脱低效的差旅管理，更专注核心业务。
一起来看看现场他们都讲了些什么。
企业越大，差旅管理的难度越大。
面对这一难题，中集集团的行政部走出了一条自己的路，从集团的行政部向共享中心探索转型，最后开创变革成立市场化的专业性公司，成功服务了集团200多家分子公司。
在用共建共享的方式深挖专业化的管理上，中集最先尝试的便是差旅管理，基于此，深圳中集共享后勤服务公司商旅业务部负责人寇岩分享了他们在企业差旅管理共建共享上的四个机制。
a、资源共享
单一的小企业很难有议价能力，中集通过整合规模，不仅获得了议价条件，还可以借用「中集」品牌寻求高端合作背书。
同时专业性的研究投入，还能有效识别优质行业资源，并确保产品与服务品质，为中集整个集团提供相同品质的服务与管理。
b、管理共享
中集集团的制度并非统一化、集中化，但可以通过将集团内部的管理制度共享给企业，企业可以基于此制定细则，适配企业发展；将信息化技术平台譬如会议系统、快递系统、VIP保障系统输出给企业；与供应商的谈判、招投标的标准分享给企业，从而实现管理共享。
c、服务共享
对于一个单一的企业来说，差旅量小，想去获取一些资源，向资源方要增值性的服务非常难。中集将所有资源都集中后，能够分享行业信息资讯，进行服务延伸包括员工因私，包括应急服务，统一起来集中调配。
d、平台共享
中集依托于集团，将集团内部的所有协议资源，包括机酒、火车票用车等统一集中在中集商旅平台上，然后共享给所有企业。其内部系统和OA、HR系统打通，对于企业来说直接注册帐号即可使用，非常方便。
当企业发展到一定阶段，集中优势资源来提供更好的差旅服务，也是一种管理方式。
2 如何优化差旅管理体制？
当企业根据发展和需求搭建了差旅管理系统，优化差旅管理体制，或将是一个永恒命题。
在差旅管理上钻研了十多年的象姐，分享了她在实践中总结出来的超多实用性攻略。
攻略一：智慧管理
企业近两年都在提降本增效，为此可能在差旅上疯狂比价，象姐认为这种方式比较有限，希望更大程度的降本增效，更需要关注的是「隐性成本」。
复杂的节流差旅规则下，你可能耗费了大量的人力成本和时间成本。
譬如出差员工很多行程是实时变化的，为了符合节流规则，你需要耗费大量的精力进行沟通、处理；复杂的规则流程，不仅耗费审批人的时间，可能只为了节约20元的差值，还会耗费大量申请人的时间。
「提效价值的再创造是节约人力成本和所有审批人的成本，而节约下来的时间可以为企业做更多更有价值的事情。」
规则做减法，更智慧管理，才能真正为业务提效。
另外，象姐提醒，在隐性成本中，很容易被忽视的还有流失的大交通票，建议活动项目等批量差旅需求，可以考虑与服务商建立日报机制，及时确认使用状态，住宿及市内交通资源联动及时退改，减免浪费。
攻略二：精准服务
有了系统后，需要思考如何发挥人工价值——重复、简单的人工被替代，需要关注必须的服务，降低风险，提升体验。
象姐的建议有四个方向，包括优化必要服务，做好突发应急、监控系统流转及规则结果呈现；将数据分析与管理结合，起到提升管理的意义；优化政策规则，使其更贴合企业需要；优化文案，简言突出重点，能被用户有效获取；通过这些方法，真正让差旅服务有温度，让服务成员发挥专业，体现价值。
攻略三：善用好的模式
优化差旅管理体制，还可以善用好的模式。
象姐分享了两个成功的模式案例，供大家参考：
一是自动对账，其意义不仅在于实现真正的管理闭环，同时明显有效的节省人工，能做些更有含量，对企业有价值的事情，也利于服务人员的职业能力积累。
二是酒店直连模式，这种模式对众多企业最大的意义是能解决资源信息对等，符合企业一直以来对合规的期许；对于潜在风险与防疫防控的要求，也是有利的，数据归集后，才能做有效分析，提升管理。
自动化时代，都在做系统。但说到底系统都是为了人服务的，而暂且不能替代有价值的人工。中国商旅市场在快速蜕变的路上，企业管理更不能惯性使然，需要智慧+行动。
3 如何进行企业差旅平台筛选搭建与评估管理？
企业发展到一定阶段，需要对信息技术时代带来的各种数据进行统一管理，譬如对账，同时更换供应商所连带的系统更替、数据留存等问题，催生了企业差旅平台的出现。
一方面行政可以借助差旅平台助力差旅数据管理、减少系统更换带来的体验下降，另一方面行政也面临另一个问题，那就是如何进行企业差旅平台的筛选搭建与评估管理？
北京宝库在线市场营销中心&华南分公司总经理陈琳琳谈到了他总结的很多经验。
a、如何选择差旅平台的供应商？
「选择差旅平台的目的，说到底是要达成业务流程化、制度标准化、管理软件化」。
落实这些，挑选供应商可以参照以下标准来衡量：
⊙设计语言：最基础的逻辑，要选用使用通用语言的厂商，方便迭代和未来更换系统；
⊙模块化设计：需求随时在变，使用模块化设计的系统便于未来拓展不受限制，这一点在在租车上非常明显，5年前绝不会有如此多租车平台；
⊙懂业务的技术：懂业务的技术懂得提前规划预设，考虑体验度，能很大程度上少走弯路，节省成本；
⊙软件与管理融合：说到底差旅平台是管理软件，要完成管理思想对管控点的诉求，不仅需要系统好用解决体验度，还要能跟管理思想、业务流、信息流融合在一起；
⊙实践经验累积：丰富的实践经验可以避免犯错的成本浪费；
⊙选择专业对口厂商：软件和差旅是跨行业的搭建，找对专业的人能避免少犯错；
⊙厂商的持续生存能力：服务商需要能够跟着企业的发展一同成长，因此它的持续生存能力也必须进行考量。
b、选择差旅供应商需要防范的风险
控制住以下选择供应商的风险点，才能保证差旅平台系统的搭建和运营可以为企业带来效益。
c、评估管理效果的方法
选择一家供应商，最终都是结果导向，在评估管理效果上，陈总分享了他总结的七个方向，分别为：
⊙降本：它指持续性降本，并非一年即可，要可以通过各种手段达到持续降本效果；
⊙管理：当企业向管理部门要结果时，可以通过供应链管理、资源整合，达成结果；
⊙体验：企业十分在乎员工体验时，需要能够提升体验满意度；
⊙资源：有资源接口能够对接企业已有的差旅平台；
⊙增效：这里的“增效”是指能够把差旅政策有效的落地实施，把规则执行下去，同时减少预定人员的干预。
⊙数据：满足企业将数据集成图表化，把原有的供应商不同的数据格式统一化的要求；
⊙免责：采购公开透明满足审计、巡视的要求。
具体的评估法则则视企业的目标指向、侧重点不同而设。
企业差旅平台的筛选搭建与评估管理是一个长期的过程，通过管理系统来实现降本增效，也是行政发现自己岗位价值的重要方式。
4 发掘差旅数据分析的管理价值
企业对接差旅系统平台后，并不意味着企业的差旅管理就此完成。
相反，在此过程中形成和沉淀下来的数据，恰恰是差旅管理进一步完善的开始。
长园深瑞行政总监谭颖恩分享了他们在长期实践中发掘的差旅数据分析的五个管理价值。
1、增加与航司合作议价的主动权
通过提取公司全年的订票额度、平均票价水平、各航司常用航线和员工的出行轨迹、差旅选择的行为偏好等数据，进行分析比对，可依据于此与航司商议更有针对性的差旅政策，获得更优的折扣优惠。
2、优化员工出差的全流程管理
可以通过分析员工的订票时间，起飞时间的比对数据，引导员工建立有计划性的差旅行为，同时很重要的一点，是要结合员工业务形态，譬如管理部门和营销部门、工程售后部门订票的提前天数不能一刀切，综合实现差旅降本增效。
3、精准定位差旅费用可节省空间
挖掘差旅节省空间最关键的一点是通过数据的抓取和分析，去关注异常的地方，分析因为业务重组还是变更导致，重点、专项跟进解决，通过优化管理，挖掘降本空间。
4、完善企业年度差旅预算方案
通过差旅数据分析，汇总各部门近年的费用情况，为各部门输出差旅费用分析图谱，便于各部门结合公司战略布局及下年度的任务目标，在差旅数据分析的基础上，制定差旅预算。
5、为企业制定高效差旅管理政策提供依据
上述几点，说到底，最终是为了企业制订一个高效的差旅政策提供所有的依据。
对差旅数据进行整体评估和定期检查，可以得出反映差旅行为模式的结论，反观差旅政策是否用到实处，是否与企业总体业务重心匹配。
同时差旅数据的集中呈现，能够让管理者看到更全面的企业差旅图谱，有利于制定更高效的差旅管理政策。
透过差旅数据分析的这些管理价值，我们清晰的看到，用数据说话，做专业的行政，不仅是趋势，也是未来。
答疑环节
精彩纷呈的嘉宾分享后，现场的答疑环节也很有内容，分享给大家。
问题1：如何衡量一个公司的差旅标准是否合适？
象姐：第一是满足业务需求，让大家能定到资源。第二要有一个明确的定位，每一家企业需要在差旅上花多少成本，办多少事，需要一个清晰的定位。譬如我们企业，定位是商旅出行必须，因而没有奢华和太多个性化的东西。干净卫生、人身安全、信息安全、合规这些要素是排在前面的。但因为现在员工95后居多，尤其是互联网和一些科技公司相对自由，定位便不一样，而它所对应的差旅标准便不一样。
问题2：差旅政策和员工体验如何平衡？
张琴：十年前的差旅系统回答这一问题可能很难，但幸运的是，现在我们处在互联网时代，数字化系统带来了巨大的便利性，可以让差旅政策和员工体验完全不冲突。
首先，我们会首先考虑通过系统去解决员工出行业务覆盖面的问题。包括机酒，譬如大量的国际业务会涉及宿舍管理、海外用车、定制化业务。
其次，在员工体验方面做定制化的需求，譬如以前的系统只支持给员工一个固定的标准，但现在的95后自愿垫付多余的钱住更好的酒店，系统升级后，产品讲多元化，灵活度更高，可以让员工自由组合，多出来的部分可以让他自行承担。
而未来我们对商旅系统的规划，它不单是对差旅的管理，会慢慢变成既对内也对外的窗口。除了对员工对内服务，供应商也可以去和它高度融合，把我们的品牌形象移植到他们那里，他们的需求也会投放到我们这里，让大家有更多的选择。
问题3：退改签的费用成本比较高，有什么好的办法或者好的建议？
欧阳茵：我是来自国航的欧阳茵。作为机票资源方，想分享两点。
第一是如何减费用。航空公司会有一些针对企业客户的退改签优惠，可以在谈判时注意。另外很重要的一点是企业可以让内部员工出差提高合理性与计划性。
第二是差旅费用的处理。企业可能未能及时了解不同航空公司最新退改签规定，如何确保退改签费用的准确性呢？现在越来越多的企业选择专业的集中支付方式完成公司内机票费用的月结垫付，例如国航UATP，这样机票代理商与月结垫付公司分别提供报表，企业便可以核对退改签费用的准确性。
卫书豪：酒店和机票不同，酒店行业还没有一个系统能够把国内或国际上整套酒店资源整合到一起，酒店的退改也因为市面上的代理和酒店资源回比较多，所对应的退改政策不同。
我首先建议选择一个比较优质的酒店服务商，会有一个酒店系统。第二是和一些优质的差旅服务商合作。第三是接触一些差旅资源，能够帮助你在退改政策上获得更大的优惠力度。譬如在我们来讲，协议酒店退改非常宽松，例如免费取消时间是到入住日的晚上8点前。
一旦发生差旅人员行程计划变动，提前离店等问题产生的费用，在我们的政策是可以免去的。
另外，很多员工选择酒店会发现酒店价格或者酒店定单提交的时间以及确认的时间会比较久，建议大家和酒店集团做直连对接，进行酒店项目的整合。
随着时代技术的发展，员工特征的改变，差旅管理也在发生着巨大的改变，企业千千万，找到一条能和自己企业文化融合的差旅管理之道，仍需行政人不断摸索，期待有更多的差旅人一同分享。
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