企业访客接待是行政不可忽视的重要工作环节，为访客打造一个流畅高效且舒适的接待体验，不仅是企业形象的展示，更能让老板「看见」，为行政工作加分。
从企业角度来说，接待管理包括搭建接待流程、规划接待路线、筹建接待小组...等，我们也详细写过这些方法（文末可查看）。
但是大家有没有想过，在我们所说的访客体验里，访客才是主角。企业内部的流程与规则并不是他们所关心的，只有到访过程里的真实感受才能影响他们的评价。
所以今天我们就站在访客角度来看企业接待，讨论一下如何打造更好的访客体验感。
一般来说，很多企业会在客人到访前发送已预约好的参观通知与提醒。
让访客第一时间掌握这些信息，有助于消除环境陌生感，感受到企业的关怀细节，提升第一印象。
提示信息可以通过邮件、短信等发送，内容一般包含：预约时间、地点、进出办公楼/园区的流程、需要到访人准备的物品...等。
△陌陌
△腾讯
△阿里
还可以点击按钮“呼唤小二”，分享来访行程给同行访客。
△ 阿里访客中心小程序页面（部分）
待访客来到达公司门口，「访客体验」的重头戏就开始了。路怎么走？接待的人约在哪里见面？进出闸机电梯怎么办？想要休息充电去哪里？... 每一个环节都在影响访客的体验和评价。
因此，我们可以根据访客的需求从以下几点进行提升：
1、给访客公司路线的清晰指引
如果负责接待的人不能在门口第一时间迎接访客，那么及时指路的保安人员、办公室/园区里的导视系统就是很必要的存在。
①、直接的接待或指引
对到访人来说，有人指路的体验感一定是最好的。可以是公司前台、安保人员的热情指路，也可以是来自智能机器人的指引带领。
探探没有设置前台，到访人会受到员工的直接接待，省去自己找路的麻烦。
△「前台」被改为了员工的操作台
猎豹有机器人「豹小秘」负责接待。
只要有访客出现在它的服务范围内，豹小秘会迅速识别人脸，跟访客打招呼，并且记录咨询人的面部信息。一旦确认到访人身份，豹小秘会发出确认信息连接接访者。
如果被访者工作繁忙不能马上出来接待，豹小秘就会使用它智能引领带路的技能，带领到访者前往休息等待区、洗手间等地。
指引过程中，地点引领/降速等待/避障提醒/精确距离显示，都会贴心提醒。
微软的智能机器人小京除了自由移动，带领参观和引路，还能与访客对话、唱歌！胸口的小屏幕里还有楼层地图指引。
hulu安装了无前台的智能访客管理系统，会针对不同的客户类别进行具体化处理：
新客户自动登记；老客户自动识别并通知对应的客户经理；VIP客户自动记忆客户数据，如喜欢的温度，灯光的亮度等等。
还联动了会议预定系统，提示相关会议室位置。即使对环境完全陌生，访客也不会因此受到任何困扰，让人宾至如归。
②、办公区里明显的导视路牌
对很多有园区、有很多办公楼的公司来说，员工亲自去门口接待反而会影响工作效率，因此让访客自行寻找会面目的地成了常见的方式。
这种情况下，空间内有明显的指路设施，才能保证访客体验。
△ 爱茉莉太平洋总部站立式导视牌
△ 欧莱雅德国总部导视指向牌
△ 园区内的指向牌形式
除了传统的指路牌，很多企业把智能显示屏用在空间导航上。
微软亚太研发集团总部在大楼的每一层都安装了智能显示屏，屏内有当前一层服务区域的功能区展示和引导。
除了大楼内部的导览，这块智能显示屏还有公司周边服务导图（包括地铁、公交、商场、餐饮、银行等）
保时捷中国每个楼层内的智能大屏，都能展示各楼层的办公室分布情况，还可以随意切换二维和三维视图。
内置定位功能，选择目标地点还可以智能测算并显示导航路径。
2、给予一定权限，方便进出
办公楼内的参观通行、上下楼层走动... 在保证企业信息安全的前提下给予访客一定的权限，能让体验感更好。
①、访客卡通行权限
给予访客卡刷门禁进出大楼的权限设置，大家肯定很熟悉了。
在美的，由访客刷身份证或接待人刷工卡在访客自助机上打印访客凭条，贴在访客卡上即可通行门禁。
△图片来自美的集团行政中心
同时，美的、阿里等多家公司也支持访客的人脸识别，让流程更丝滑。
△图片来自美的集团行政中心
②、其他设施设备的访客权限
除了进出门禁，还可以给予访客乘坐电梯、使用WiFi等的权限。
比如在商汤科技，参观人到访之前只需要在移动端H5页面上传一张人脸照片，并输入到访的时间段和楼层（比如选择了3层，那么其他楼层不能通行）进行预约，信息就会立即同步到SenseOffice平台，访客即可在这个时间段，刷脸进门禁、乘电梯进入所选择的楼层。
△图片来自商汤科技SenseTime
猎豹、联想等公司还为访客开放了专属WiFi权限，为了保障企业信息安全，他们分别采取了不同的措施。
在猎豹，访客连接WiFi后需要接待人扫码授权，方可使用；
联想2016年开放这项服务时是这样做的：使用域账号和密码登陆iRequest系统进行访客WiFi申请，填写完整信息并提交后，申请人会收到一封含有账号和密码的邮件，这就是访客的wifi了。
△图片来自上海联想创新科技园
3、周到的等待体验
访客到达后的等待环节是影响体验的重要部分，所以作为企业应该提供周到的服务，包括休息的空间和饮品餐饮等。
①、宽敞明亮的接待空间
到达企业无处休息、参观完等车需要在户外... 这样的到访体验肯定不能算好。宽敞明亮的接待场所和周到的服务不仅是企业接待礼仪的体现，更能让到访人感觉被重视。
oppo的接待大厅包含多种功能，不但有前台咨询服务、自助饮水、开放洽谈，还配备了吸烟区，照顾到访客所有需求。
凯悦上海办公室的设计从凯悦酒店品牌中汲取灵感：办公室的接待区皆以开放、好客的形象示人，反映“以旅客为中心”的理念，为访客提供了舒适宜人的环境。
傲世堂接待区取自游戏叙事的定制装饰，结合一面巨大的品牌内容数字显示屏和公司荣誉展示区，让访客得到充分休息的同时也为访客和企业品牌故事之间创造了互动。
②、方便拿取的存储服务
企业提供存储服务，对访客来说也很重要。
阿里使用云前台来解决访客在前厅场景下遇到的各类问题。
物品暂存、自助领取、物品临时借用、查询周边配套信息、一键呼叫视频客服、报销单收取...集各种强大功能于一体让前台服务更加方便快捷，“非接触式服务”也更加安全。
在硬件上，他们把云前台接入菜鸟柜，每个格口定义唯一编号（A1、A2……），访客可以通过驿台驿阁自助实现物品的寄存。
③、及时提供的饮料食品
看情况适时为访客提供饮品和方便入口的食物，也是能让访客感觉十分熨帖。
在猎豹，访客不仅可以凭借访客条码免费领取咖啡；
还可以在等待区花一分钱享受一杯传承了国际咖啡大师手艺的咖啡，出品者来自拥有猎户机械臂平台的咖啡机器人。
让访客把视觉的震撼和美的享受集于一体。
结束参观访问后，还有几个小细节能够提升访客的体验评价，比如：
▶ 热情地将访客送出办公楼
▶ 双方时间来的及且条件允许的情况下，请访客品尝一下自己公司的食堂
▶ 在访客离开前赠送企业定制的小礼品，比如本子钢笔等
▶ 访客离开后，还可以通过系统发送满意度调研回访，方便访客反馈影响其体验的环节。
提升访客体验，于企业于行政于访客本身，是一件三赢的事。
尤其对于行政来说，把接待做好是能让老板记住你的有效办法。当然，做不好，老板会印象更深刻！
建立标准的流程、站在访客角度考虑周到... 在提升接待体验这件事上，你还有哪些好办法？在接待来访者的事情中，你做过哪些「被老板记住」的事？欢迎分享！
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