供应商准入是采购人把关供应商库质量的关键环节。


在采购工作日常,不同的公司有着不同的供应商准入流程,通过对新供应商的准入管理考核,使满足企业需求的供应商进入公司供货体系,才能为公司的运营与生产持续提供有力的保障。


企业采购在供应商准入这一环,我们在梳理各家企业的准入经验后,找到了快速、高效与供应商建立新业务,降低供应风险,开启合作关系的流程思路,一起来看看吧!


01

设置供应商的准入条件


目前据我们调研与了解,很多中小企业甚至中大企业供应链准入环节都并不规范,存在各种漏洞。无论是采购人工审批的介入、流程性审批、采购知识的匮乏与局限性,供应商优劣难辨等等,这些都是供应商准入的“痛点”。


因此设置供应商准入条件,便是有效解决这些问题的第一步——


设置供应商的准入条件可以这样做




a.基本信息:准入资质通常包括资料收集及资质审核两个步骤,资料包括供应商的营业执照、注册资本、经营范围和地点等,还有企业的基本资质、财务状况、公司状况等,基础条件是几乎全行业供应商准入通用的资料。

b.资质类证书和研发信息:质量体系认证、行业强制认证、知识产权等。

c.人员信息:员工人数、技术人员、职工职称、管理人员、基层员工情况等

d.生产/服务信息:现场走访,根据不同情形,认证内容包含质量体系、工艺制程、商务等内容,比如厂房、设备、加工制造能力、服务能力拆解评估等,还有样品旨在确定供应商是否能供应合乎质量要求的产品,审核的参考内容包括但不限于精准度、可靠性等等。

e.财务信息:固定资产、流动资金、应收应付账款、库存情况等

f.涉诉信息:有否涉诉或三年内受到过行政处罚,经营期限内有无重大安全事故、质量事故等。



根据上述调查的情况,企业对供应商进行多方面综合评估与考量,重点审核供应商提供资料的真实性以及资质类证书的有效期限经企业内部核验人员审核后,批准其进入企业的合格供应商管理体系。


另外对于生产型企业来说,生产性物资由于其行业、材料、制作工艺的局限,企业则需要根据自身情况独立设立和行业特性相关的专业条件作为准入标准。



02

打造可持续供应商准入流程


虽然很多企业经常使用同一套流程筛选所有供应商,但还需要提醒大家的是不同品类的供应商准入的要求几乎是不一样的,所以不能完全按照某个准入审核表,某个标准进行所有品类供应商的评价准入。


准入审核是筛选的过程,供应商准入门槛设置,除了资料收集,还有筛选供应商能力的过程。除了通过资格审查、质量审查、社会责任审三个维度来界定供应商准入门槛,明确供应商供货以及履约能力,还可以打造供应商准入流程以达到降低供应链风险的目的。



打造供应商准入流程六步走

①由采购团队主导,开展供应商准入评估工作。具体包括寻找合适的供应商,并对这些潜在的供应商信息进行收集与评估,所要评估的事项包括供应商服务记录、行业信誉、信用记录和合法合规情况等等。

②确定符合第一轮初步评估条件的供应商。对供应商清单进行深度审核,具体包括采购价格、采购周期时间、国际标准的ESG合规以及具体采购合同条款等等。

③供应商信息汇总。企业可以自行沟通整理或者通过数字化的方式,让供应商通过自助服务从供应商处收集准入信息。

④供应商信息内部定向共享。企业应该建立有效的供应商信息共享机制,让企业内部需求直接相关的核心部门(业务需求部门、采购、财务等)可以在采购过程中,即时获取供应商库内已有的供应商信息。

⑤签署相关协议,所有准入流程走完后,管理层审批合格后,供应商需签署包括《保密协议》、《正当交易保证协议》在内的相关供应商管理协议。

⑥定期更新供应商准入条件,确保长期合作效果。定期对供应商合作所产生的绩效进行审核,以确定准入供应商表现是否合格,以及是否可以满足公司未来的采购需求,以此及时更新准入条件。



保证供应商准入环节的可持续性是提升供应商品质的关键效率环节。企业与供应商之间的合作关系通常都是长期的、持续的,因此供应商准入也应该是一种长期迭代的流程。



03

供应商准入还有哪些热门趋势与优化可能?


供应商准入在不同的企业规模往往会有不同的问题,中小企业面临的企业信息缺失、中大型企业面临的巨量供应商信息审核,供应商准入更是需要占用大量的资源,使用复杂的管理系统和庞大的人力配置。


如何优化供应商准入流程?我们从同行的行动中也看到了一些思路。


1.重新审视自身企业供应商准入流程,简化和优化供应商筛选和沟通流程。


2. 采用自动化、数字化的采购流程管理模式。传统的线下流程,通过信息化流程解决复杂繁琐、效率低下、成本高昂的效率问题。


3.采用自动化工具来提升工作效率和精确度,比如建立供应商网站,建立供应商自助沟通通道,让供应商主动填报自己的信息,为企业省下大量的成本和精力。



4.关注尽职调查。在供应商准入的早期阶段,企业就应该开始重视供应商的尽职调查,这样可以更好的筛选出符合自身采购需求的优质供应商。尽职调查的关键部分包括供应商行业声誉、财务信息、保险和担保情况,以及供应商目前采用的信息安全措施等等。


5.关注企业内部采购资源共享的长期协同。供应商准入是长期流程,可能涉及采购、财务、支付、供应链等多个部门,因此企业内部要做好通气工作,获得这些关键部门的长期支持,这对于有效实施供应商准入措施来说也非常重要。


6.关注采购信息安全。采购供应商信息安全是保障商业秘密和供求双方商业互信的关键,也是企业采购竞争力的沉淀方式。


与供应商保持健康的合作关系,不仅涉及当下的业务,更与未来的产业生态共赢息息相关。


供应商准入作为开启供应商正式合作的第一步,在符合相关法律法规要求的情况下,对初选供应商的资信、质量、环境风险、管理体系等进行评估。供应商获得准入后,很多企业还会将进入合规供应商名单的供应商,采取为期 1 年的准入期考察,另外供应商还需签订《基本采购协议》及《质量保证协议》等文件。



从基本资质、生产及技术、产品质量、交付、服务以及ESG绩效表现等方面,对供应商、承包商进行体系化准入评价和审核,并通过建立“黑白名单制度”对供应商和承包商进行维护,将ESG指标纳入供应商准入与审查评估标准中,对供应商进行严格的准入环节管理,是每一位企业采购都需要关注的未来。


与供应商建立长期稳定的诚信合作关系,建立与供应商常态化的沟通机制,提高供应商履责意识,也是企业践行可持续采购的长期策略。


期待大家在准入方面有更多高效实践与分享。


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