专业的采购人一定在用各种方式，进行企业采购成本管理。

无论是人工表单，还是系统工具，搭建企业采购成本模型都是采购成本管理绕不开的一步。企业采购成本模型是有效管理采购成本并最大化投资回报的组织的重要工具，根据企业情况量身打造的采购成本模型可以帮助企业找到成本降低的方向。

在降本增效持续成为行业共同目标的当下，我们汇总整理了六个环节，一起来看看搭建企业采购成本模型的行动指南吧！

采购成本分类是对企业采购商品或服务相关的各种成本进行分类的过程，采购成本分类的目的是提供一种组织结构化的方法来理解和管理采购中涉及的成本。

采购成本分类中使用的一些常见类别有：

 直接成本：直接成本是指与购买商品或服务直接相关的成本。比如包括商品或服务本身的成本、运输和处理以及税收。

 间接成本：间接成本是那些与购买商品或服务没有直接关系但仍因采购活动而产生的成本。包括采购间接费用、人员成本和差旅费等等。

 隐藏成本：隐藏成本是那些在采购过程中经常被忽视或未考虑的成本。例如与供应商筛选和评估、合同谈判和供应商管理相关发生的风险成本。

 机会成本：机会成本是在采购过程中没有做出最佳决策而产生的相关成本。比如选择了一个不太理想的供应商由此发生相关的补救成本，或者没有利用更好的价格或更好的条款因此产生的连带成本。

通过对采购相关的各种成本进行分类，企业可以更好地了解采购总成本，并对采购活动做出清晰决策，这是企业搭建采购成本模型的第一步。

划定采购成本范围后，构建采购成本模型的第二步是从组织内的各种来源收集数据，例如采购订单、发票、合同、采购报告、供应商价格、运输成本、时间成本等等。

采购数据是构建成本模型的基础，应该尽可能搜集全面和拿到最新数据。

收集汇总企业采购成本数据可以这样做：

 确定需要的数据：通常就是成本分类下的详细数据，可能包括有关供应商数据、产品数据、交易成本数据、供应商绩效数据、交货时间、质量和产品性能的历史信息等等。

 制定数据收集计划：制定收集所需数据的计划，选择将使用的方法和工具，并分发任务。比如人工寻找整理、跨部门找历史数据，使用企业电子采购平台等自动化系统来帮助简化数据收集并确保准确性。

 建立数据收集程序：建立明确的数据收集和存储程序逻辑，包括谁负责收集和输入数据，以及如何验证和保存、提取数据。

图例：采购数据通常来源于企业的采购流程，每个企业略有不同

 使用多个来源：使用多个来源收集数据，包括发票、采购订单、合同和供应商绩效报告，这将有助于确保全面了解采购活动。

 将数据存储在统一的数据库中：将收集到的数据存储在数据库（例如采购管理系统、企业云盘、部门知识库等等）中，以确保数据易于访问，并且方便进行提取与分析。

 定期更新数据：定期更新数据库中的数据以确保其最新且准确。考虑设置自动化流程，以帮助确保及时和一致地更新数据。

通过有效收集采购数据并将其存储在中央数据库中，企业可以获得采购活动数据的宝贵一手资料，这是构建采购成本模型最重要的一环，数据的准确与真实性、及时性，将直接影响成本模型的数据分析结果。

分析收集到的数据还可以确定企业的固定采购模式和成本趋势，从中可以发现企业采购数量与成本之间的关系、不同供应商的成本影响以及不同类别商品/服务对成本影响。

其中特别明显的影响因素，不仅可以总结过去，还可以预测未来的成本，我们将重点在成本模型中进行监控，比如：

 供应商选择：供应商的选择会对采购成本产生重大影响。供应商位置、生产能力和定价等因素都会导致更高的采购成本。

 产品规格：购买的产品或服务的规格版本不同，也会改变采购成本。

 采购量和频率：采购量和频率也会影响采购成本。与更频繁地购买少量产品相比，一次购买大量产品可以降低成本。

 合同条款：采购合同的条款和条件影响采购成本。主要表现在较长的合同期限可能导致较低的成本，而较短的合同期限可能导致较高的成本。

 交货时间：交货时间也会影响采购成本。例如，加快交货时间可能导致更高的成本，而更长的交货时间可能导致更低的成本。

 供应商绩效：质量和可靠性高的供应商可能会导致成本降低，而表现不佳的供应商则会导致成本升高。

不同企业采用的采购成本模型都是复杂的，大家做成本模型的目的都离不开以最低的成本获得最高的采购利润。企业们不仅会考虑供应商报价、运输存储成本、工期这种常见的因素，有些行业还需要考虑政府税收、产品需求预测、品牌形象、可持续性采购等等因素。

采购成本模型有多种类型，包括回归分析、基于活动的成本核算和参数估算。选择最适合企业现状的方式也很重要。

有部分中小微采购体量非常小，一上来就用数字化采购大数据分析系统和工具是没必要的，Excel 电子图表可以解决绝大多数企业成本模型管理。

企业采购成本模型可以使用各种类型的图表来表示，具体取决于模型的复杂程度和你要传达的信息。以下是使用图片表达采购成本模型的一些最常见方式：

 条形图：条形图可用于直观地比较不同的采购成本，例如供应商价格、运输成本、加工成本和管理成本。这些图表可用于突出每个成本驱动因素的相对重要性，并显示成本驱动因素的变化如何影响采购的总体成本。

 饼图：饼图可用于表示归因于不同成本动因的采购成本的比例。这些图表对于强调每个成本动因的相对重要性以及确定可以实现成本降低的领域特别有用。

 折线图：折线图可用于显示采购成本随时间的变化。这些图表可用于跟踪采购成本的变化，并确定可为未来采购决策提供信息的趋势。

通过使用这类图表采购成本模型，采购人可以有效地将采购成本模型中包含的信息传达给利益相关者，并根据企业采购活动结合模型数据做出对应的决策。

采购成本模型制作完成后，后期我们还需要将其实施到具体的采购流程中，通过预测与实际采购成本进行比较来验证成本模型的准确性。

采购成本模型可以单独以时间为基准使用，也可以根据不同的项目创建不同的成本模型。

在使用和迭代采购成本模型的过程中，我们常常关注以下几个方面：

 关注关键成本指标：总支出、单位成本、供应商绩效和交货时间。

 改善流程：从数据中发现需要简化的采购流程，提高效率，增加自动化流程，改善采购与其他部门之间的沟通。

 发现供应商问题：监控交付时间、产品或服务质量以及整体绩效，通过关注供应商绩效数据进行供应商管理。

 品类更新：实施品类管理，确保采购活动与组织的总体目标保持一致。这可能涉及将相似的产品或服务分组并管理每个类别的采购活动。

采购成本会随时间与内外部环境变化，因此持续监控和更新成本模型非常重要，使用成本模型并监控采购活动，我们需要确保成本模型提供准确和有用的信息，定期审查模型以确保基础采购成本数据准确性并在必要时进行更改。

搭建企业采购成本模型是一个复杂且耗时的过程。

其实了解企业真实的采购成本就是一件不容易的事情，降本增效是一个系统工程，单纯做一个采购成本模型也不能立刻解决问题，只有对品类设计的技术工艺更深入的了解，并且让核心供应商参与得越深入，降本的空间才越大，跨部门、跨公司的协同是实现采购成本优化的前提，与供应商保持长期战略合作关系，共同盈利、共同发展是所有行业采购都在做的努力。

期待大家在采购狂人社群中，对采购成本管理方面有更多的分享。

*本文部分内容来源于网络公开领域与社群交流，版权归原作者所有

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