韩婷，容联云行政采购负责人，行政采购经验10年+。
有个词形容她，狂人觉得再合适不过：又甜又飒。
她说，“认识我的人，大都叫我‘大T’”。
她说，“职场摸爬滚打10多年，我自认一直是个幸运的采购人。”
她“幸运”的背后，有哪些故事？我们和大T聊了聊。
专访｜韩婷
容联云行政采购负责人
韩婷 我大学毕业后进入一家国央企成为一名商务；当时赶上互联网浪潮，进入网易做行政，又有了机会组建团队做行政采购管理；之后又以行政经理的身份，服务于传统公司和互联网独角兽公司；目前在容联云，一家做云通讯综合解决方案的美股上市科技公司，负责行政采购管理工作。 韩婷 从我进入网易起，行政和行政采购工作就并行开展了，一直到现在都是。最初采购的品类是偏行政服务项的比如日常办公用品、固定资产、年节福利等等，到后期就涉及到更专业的品类，比如软件许可证、车辆、房产等。用一句话概括来说，采购工作已经贯穿了我整个行政工作生涯。 韩婷 我们部门目前涉及的采购项目是行政资产类、行政工程装修类、办公物品采购、行政服务类、IT资产和网络通讯类。我个人的工作重点目前主要在部门管理和大型项目推进上。举个例子，配合公司业务发展进行国内外分公司、办事处的设立，选址、装修、交付、搬迁，集团性的大型活动或会议，还有就是部门的日常管理和预算费控。 狂人 感觉这些项目对品类采购专业性的要求很高。那么有没有遇到过职业发展瓶颈？是怎么克服的？ 韩婷 工作这10多年，我的职业成长可以说比较幸运，毕业第二年就有机会带团队和伙伴们一起做事了。与其说克服，不如说采购的成长是厚积薄发的，遇到了发展机会要有能力抓住，有勇气扛起来；面对问题和困难的时候勇于寻求更优的解决方案。
韩婷 应该是独角兽公司的一场年会吧，这是迄今为止给我留下最深印象，也是我做项目负责人经历中难度最大的年会项目。部门接到年会需求的那天，离年会举办不到一个月的时间。 韩婷 难度不是一般的大。正常年会流程周期至少要2个月，而我们只有不到30天。但还叠加了更多难度：往年的年会就是聚餐、抽奖、简单的节目，这一次老板想搞个“大的”，这就没有过往案例可参考，一切从零开搞；这一年又赶上公司迅速扩张，从我入职时的180人左右，到年会前员工体量已经达到600多人，这就意味着场地要翻倍、物料筹备工作也要翻倍；还有，公司这些“宝贝”员工很多来自互联网头部大厂，他们什么都见过什么都玩过，对年会体验的期待值也就会更高。外加上刚刚提到的压缩到极致的筹备时间，可以说是难度四次方。 韩婷 在和老板沟通完年会大方向要求的那一晚，我没怎么睡。没有任何方案，没有任何准备，压力太大了。但山已经在你面前，就必须得爬过去。第二天我就带着其他三位行政采购同事制定年会日安排：全员大会、户外拓展、晚会日，三天两晚的活动日程，又倒推出筹备排期。 韩婷 当时完全来不及找全包的活动公司，全都是我们自己上手，把项目所有的模块做拆分解决，再去采购打“组合拳”：选会议团建场地，安排交通住宿，彩排节目，定制主题周边……在脑海中过几遍，再实战模拟全流程的可行性。没有额外的预算聘请专业vendor，我们就用自己的人力解决，户外3艘6米高的布景船我们参与搭建，晚会的主持词自己写，灯光舞美挨个环节抠，音乐进入退出时间和音响老师多次彩排核对确保现场没有问题。虽然整个团队都没有多少这类项目的经验，但大家都是认真对待的，加上强抗压能力，顺利度过这一个月时间，并且圆满交付的结果，也赢得了老板和员工们的高度认可。 狂人 的确是有记忆点的项目经历。那有没有里程碑意义的大型采购项目呢？ 韩婷 有的，就在现在的公司，做差旅平台系统采购项目。 韩婷 不是。当时在2020年，我加入容联云的第一年，那时候公司在做集团化组织上的转型，我们行政部和集团采购部一起推进这个项目的落地。 韩婷 第一个任务就是梳理全司差旅历史数据，像乱麻一样。因为在此之前，我们公司是没有集团层面的采购标准化管理制度的，各家分子公司的差旅行为什么样都有，管控程度也不统一，线上线下支付更是混杂，根本没有办法从集团层面获取全年差旅费用的历史数据。基于这样一个背景，我们团队联系并调研了所有分子公司的差旅历史数据，通过整合发现共性和个性问题，明确差旅平台系统的采购基本数据和需求：- 预估年账面流水600万左右，涉及大概1200人的差旅行为；
韩婷 其实还好，我们提前做了很多功课，比如调研市面上所有差旅平台，了解他们服务企业的性质和规模，摸清他们后台接入的机酒火资源的整合性、特邀性和价优性，列好每一家的服务费率等等。而且我们有2个必要需求，一个是支出报表的常规版和定制版的输出，另一个是差旅平台海外业务客服团队的应急响应度。这两个“硬指标”就已经能筛除一部分供应商了。然后我们联动集团采购部门开启招投标流程，5家主流供应商入围。做采购有时候就是多走一步，风险都会降低不少。为了能评估各家平台更真实的费控能力和服务能力，在评标期间，我们又对使用这5家供应商的同行业或同规模的企业做过平台体验的线下采访。最终选择了一家最接近我们差旅需求的供应商，截至到目前服务两年了吧，总体来说是满意的。 韩婷 员工使用都需要个磨合过程，但只要能根据大家的习惯不断迭代平台服务，员工体验就能有质的飞跃。到目前我收到的反馈基本都是正向的。 韩婷 我们以前的模式是“申请-审核-下单-报销”，整个流程人工操作比较麻烦，需要员工亲自去不断跟进这件事；现在差旅也需要申请，也走审核，但我们把费控标准和环节预置到系统中，员工就可以在标准下自助下单，由企业账户来做支付动作，这样把报销的行为都省掉了，也给财务减少了不小的压力。如果从整个流程的操作时间上做比较，以前光是审核和报销两个环节就需要大量的时间，完全不可控；现在全套流程下来，对于员工来说，申请、审批很快的，花费时间的只有下单动作，但只要符合差旅标准，三五分钟也就结束了。 狂人 对你来说，这为什么是一个里程碑的采购项目呢？ 韩婷 有三点原因吧。第一点是项目的复杂性，完全是从数据、需求如麻到顺利落地，自己也在过程中真正学到了很多关于差旅采购和差旅管理的更垂直的专业知识；第二点是周期长，调研了2次，招投标也需要时间，再加上定制、接入、磨合我司的OA系统，整个项目我们至少做了有七八个月的时间；第三点是最重要的，这个项目的落地，给我们公司集团化运营落地做了小小的助力，这也是多方努力的结果。
韩婷 用一句概括的话：采购对企业的贡献价值与个人的岗位价值，同生共繁荣。 韩婷 采购的短期价值一定是准确贴合需求的，为公司最大程度节省经济成本；从长期来看，采购行为应该是顺应业务成长的，并且持续有益的。总结一下就是，采购工作的核心价值，既包含对费用支出的有效管控，又包括企业运营的直接利润产生。 韩婷 拿刚刚举例的两个项目来说。年会采购项目就是在费控下满足公司老板员工需求的“买买买”，预算紧张就从多个维度去控制花费，甚至使用自己的人力顶上；差旅平台采购项目则是从根本上给公司带来降本增效，创造更多的生产利润。要实现采购价值，我们就要把自己定位成连接企业内部需求与外部资源的“桥梁”，将外部供应商的知识、技术和能力变为公司可得、可用和可控的生产运营资源，提高企业的核心竞争力。再举个例子，采购资产。正常第一步操作都是接收并明确需求：采购什么东西？标准是什么？有没有要求的型号？多少需求量？交付时间有无要求？按照这样的操作落地，就是采购的短期价值。如果要求达到采购的核心价值，需要如何操作？要再往前想一步，要从战略层面再想一步：如何实现需求资产和已有资产的良性运转？如何实现从人到物的合理配置？采购看上去是一件小事，其实你细琢磨，采购思维高度上升带来细节的改变，都会对公司的生产运营带来好的影响。 韩婷 优秀的采购一定是深入了解行业和业务需求的，并且能够深挖需求背后的痛点；是可以前置了解需求产品或服务在市场上的公允价格，通过卓越的谈判能力帮助企业降低可见性硬成本；是可以间接性提升采购交付质量、服务响应速度等等；是具备企业发展视角，在过程中做更多的考量，帮助企业实现最佳的总体价值。 狂人 这对采购人的职业能力成长也提出了更高的要求。 韩婷 的确。所以要抓住一切机会去学习，因为市场一直在快速变化。尤其间采领域的同行，随着企业不断发展、间采总额增长，现在各行各业对间采团队越来越重视，并朝着规模化、专业化方向沉淀。一定要深扎某一个甚至几个垂直类别，把类别研究透，成为专家型人才。还有一个要点，是适用于所有采购人的——学会数据分析，通过数据找到问题，寻求更优的解决方案。也希望我和我的同行们都能成为能力一流、价值凸显的采购人，共勉。
狂人手记
手记 • 一
在狂人落笔这篇专访时，韩婷又飞了，飞到上海分公司忙管理和项目。
手记 • 二
韩婷前同事给她的评价——
“美丽温柔的外表下是细腻的心，认真倾听背后是超强的执行力，我司最贴心的的大T，大大的赞。”
手记 • 三
“去做直接且有结果的事情。”这是她在某社交平台上写在个人动态里的一句话。
韩婷职场发展之路幸运的背后是什么？
答案方方面面，但我想上面这句话，能给你一份最直接的答案。
P.s.采购路漫漫其修远兮，结伴且行且珍惜。
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