前不久熊局看到一位在大公司工作的小伙伴的会议统计，一个自然年下来，居然参加了1000多场会议，按照工作日平均下来每天差不多四场会议。

不得不说现在企业内部对于会议沟通协作的需求真是越来越多了。然而传统会议室的弊端也在不断显现——

• 会议室订不到

• 投屏时总是对不上接口

• 桌面上的线路多得让人心烦

• 讨论的会议纪要得不到及时保存……

因此能够帮助企业规范会议管理、提高会议效率和效果、降低会议成本的数字化会议室，自然成为了企业们的首选方案。

那么关于数字化会议室，企业现在可以实现的功能和场景都有哪些？

会议前

1、发起会议；

传统会议准备起来不仅费时费力，而且最明显的缺点在于要发起临时会议和紧急会议时，往往灵活性差，也无法保证会议的安全性。而数字化的会议发起功能，就可以提供多种选择。

比如WeLink会议中，发起会议十分简单。在“会议”页签中点击“发起会议”，可选择发起视频会议或者语音会议，召开即时会议。而且还可以选择使用不同类型的会议ID，并设置来宾密码。

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如果是召开部门日常例会，则可以使用不常变动的个人会议ID，同时方便记忆；

如果是发起临时或者紧急的会议，则可以使用随机会议ID，随机产生ID，尤其是会议安全性较高时，启用来宾密码能让会议内容得到保密；

如果是召开大型或固定会议，则可以使用云会议室ID，会议资源稳定，而且置空密码后，其他用户无需输入来宾密码即可主动接入会议。

2、智能预约；

如何让会议室利用率得到提高，是会议预约系统急需解决的问题。以威思客为例，当有员工想要及时找到空缺的会议室时，你可以基于位置、大小和设备设施等多种属性进行会议室的搜索，还支持一次预约多地多个会议室及历史会议再次预约；

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此外，威思客的会议预约功能也支持PC Web、APP、微信、钉钉或其他OA等多端口进行查找预约。

在泛微的会议预约系统内，会议室资源信息完全进行了可视化，员工可以在预约界面查看到会议室的缩略图，会议室的设备清晰展现。

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3、会议消息通知；

当发起了一场会议，预约好了会议室，你却发现会议开始，人却没有到齐？很有可能就是消息通知不到位的问题。

以威思客为例，在预约完会议室后，就可以通过邮件、短信、微信、电话语音等多种方式通知参会人员。

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而钉钉的智能会议室，则在预约会议之后，会给参会人员自动创建日程，重要会议不错过。召集者还可以提前预约会议时间，并将日程同步给所有参会者，届时自动提醒并支持一键发起视频会议。

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4、会议室智能导航；

对于一些参加外部会议的人来说，精准易懂的导航和会议牌会节省他们很多的时间，也减少了一定人力成本。

就拿泛微来说，为了提高入场效率，针对会议室多的大型组织，帮助实现会议室位置导航，整个组织的会议室屏幕智能呈现，精准定位当前位置，帮助参会人员缩短入场时间。

（大屏会议室导航）

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此外会议信息还同步显示在了会议牌上，让每天的会议安排、参会人和会议室等信息及时呈现，提升信息传播效率。

（会议室使用情况实时同步共享）

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5、会议签到；

在会议签到这个模块，以科大讯飞旗下的讯飞听见智慧会议室解决方案为例，讯飞听见引入了多项AI技术，省去了以往繁琐的开会流程，以实现会议室的无感化使用体验。

例如，智慧会议室可以通过人脸识别签到，实现门禁解锁及会议人员、设备匹配，无需手动操作。

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而威思客智能会议系统省略会议签到的程序，与会人员一旦进入会议室，就可通过AI人脸识别、手机扫码、传感器自动检测、账号等多种方式自动打卡签到，迅速开始会议。

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6、会议门牌；

如今越来越多的企业选择在会议室外放置一块触摸屏，能够帮助访客和员工快速了解实时更新的信息。

以威思客的会议展板为例，集成思科CMS视频会议系统的联动和控制，支持各种PAD、手机、PC等终端设备控制。不仅方便查看会议状态，当会议室无人使用时，员工们可以选择就地预约，比起线上预约更加直接。

会议中

1、环境准备，多设备智能联动

要想会议进行得顺畅，适宜稳定的环境氛围也十分重要，像是会议室的光线、温度、噪音等等因素，最好都保持在舒适的范围。

威思客智能会控是在威思客智能会议预约上的扩展功能，可以做好会议室内部的场景控制，环境联动，控制灯光、窗帘、空调、扩音。

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例如到会议预约时间时，威思客智能会议系统将自动开启门窗、灯光、插座、无线网等设备、雾化玻璃，同时自动调试到人体最合适的温度，为与会者打造舒适、隐私、便捷的会议环境。

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2、无线投屏

现如今传统功能单一的投影仪已经不再适用多样化的需求，而数字化会议室的投屏也不仅仅是设备和设备的连接那么简单。

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3、智能白板

传统会议终端没有材料共享能力，普通白板讨论信息无法共享。但当将白板功能放进会议大屏，就显得非常实用。

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如果还需继续本次讨论，只需打开对应的白板文件就可以再次编辑和修改，会议间断，思维不间断。

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4、远程会议

现在的远程会议早已不仅限于画面和语音的清晰度，就以华为的智慧会议室来说，在跨国家、地区，乃至于跨语言的会议场景中，基于华为云全球2800+节点，通过华为IdeaHub与华为云会议的适配，可以实现会中实时字幕与多语言翻译，让跨国会议也能达到高清流畅、超低时延的体验。

5、精确会议记录

以前开会时面对面沟通，会议内容全靠拿小本本记，容易遗漏重点。而现在的会议室方案基本上都能自动生成会议纪要，团队有更多时间可以头脑风暴，激发创意。

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而讯飞听见的智慧会议功能则更加特殊，借助软硬合一的解决方案，讯飞听见特色的语音转写会议记录模块也得到了升级。会议系统会根据签到和无感登录信息，自动实现参会人员与无纸化升降屏及麦克风的匹配。

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通过独立的麦克风，会议系统能够更好地识别出参会人员的特定声音，实现更精准的语音角色划分及会议纪要生成，官方资料显示，该服务的识别准确率已经达到了97.5%以上。

6、数字化运维

如今智慧会议室让IT运维摆脱掉了“救火员”的标签。

在腾讯会议Rooms的管理后台，原来一个大厦需要配备6个员工，要花掉50%的时间去现场巡检。现在只需50%人力就能够轻松地面对。原因就在于，后台能及时获得系统报警并第一时间去现场处理完成。能实时掌握各会议室的使用情况，以进行调整扩容，避免因会议室的不合理安排影响员工的日常工作。

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华为的智慧会议室解决方案中，不仅实现了状态实时监测，隐患提前告警，故障自动定位，减少人工排查时间；而且运维人员随时随地远程操作解决问题，提升管理便捷性。

会议后

1、记录分享、实时反馈

借助着智慧大屏的功能，许多智慧会议室都能够很好地保存会议纪要，并且分享相关文件。

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而为了不让开完会就丢开手的现象发生，泛微则通过OA系统把任务管理融入会议管理过程，通过流程将会议任务安排给具体的人，通过设立监督人，保证会议决议有效执行。

（会议记录落实任务—任务督办—任务看板）

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2、会后感应，让资源不再浪费

为充分利用会议室，对会议室占用情况的响应也特别重要。

以威思客的智能会议系统为例，假如会议提前结束，系统可利用自身的红外感应功能，感知人体，自动监测会议室的占用情况，一旦感应到会议室已无人在使用，便会释放出会议室，同时关闭会议室的各种设备。

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此情况不仅适用于会后，当遇到会议调整，会议室到点没人使用时，也可以让有需要的员工及时利用。

3、会议资源计量

会后还应当统计分析各部门会议室的占用时间、参与人次、会议资源使用量，这样做不仅可为后续均摊会议成本提供数据支撑，还可以帮助企业形成详细的会议台账，提高管理层审批、监督效率，提升数据使用效率。

以泛微为例，无论是出勤率还是任务执行率分析，现在随时都能在系统智能生成一份报表，通过有效数据让企业会议执行过程看得见摸得着。

（数据分析）

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最后：企业服务公司Dialpad公布的调查报告显示，83.13%来自各行业的受访者每周要花至多三分之一时间开会。而数字化会议室不仅能帮助企业解决了系列问题，相比传统方式，成本上也大约降低30%，让员工实现高效协作的同时，更能提升企业的核心竞争力。

你所在的公司，会议室都具备了以上哪些功能？有没有你觉得还可以再提升的地方呢？欢迎评论区留言讨论~

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