在追求降本增效的时代，传统工位管理遇到的成本高、利用率低、分配不合理等问题越来越突出。据北京某金融街地区的写字楼租金核算，按每月30天、每人10平方米为标准，单个工位年费用在5万元至10万元之间，这还不包括后续的运营成本。
据了解，某世界500强企业的北京总部办公空间中有22%的工位未被充分利用，通过应用数字化工位的解决方案，该企业每年节省近1200万元的租金成本，相当于创收2.4亿元。
那么要在公司办公环境中实现这样的「智慧工位」，以下三大问题是公司不得不解决的，赶紧跟着熊局一起来看看吧~
企业管理者面临人员入离职频繁的情况，安排工位十分不易，而调动岗位等复杂的工位管理更是难上加难，尤其对于一些拥有成千上万个工位的中大型企业，管理人员很难保证每天工位数量的准确度，加上也无法确认离职员工在不收拾桌子的情况下，该工位是否已被他人占用等情况。
然而「智慧工位」可以让企业管理者通过集成人事系统的智慧工位管理系统，自动同步部门和员工的相关信息，无需增加维护的工作量。（*腾讯的工位管理系统就是和HR系统打通的）
例如员工入职时，工位系统可以自动分配或者人工分配工位；人员离职时，工位系统可自动释放工位；
再比如公司内部人事变动，发生项目重组的情况，涉及到工位的变更，管理者也可以利用智慧工位的管理系统来进行批量操作，快捷而直观。
在博锐尚格，新员工入职可立刻被分配工位，5到10分钟就能坐到工位上办公；老员工离职，工位也可立即释放。管理者可在管理平台看到所有工位使用情况，为解决工位管理和员工办公提效提供了很大的便利。
当一个企业决定近期考虑扩充人员的时候，工位不够用怎么办？许多快速扩张的互联网公司因工位不够导致在楼道、会议室等地办公的例子并不少见。而在企业决定减编的时候，又该做出怎样的管理决策？
这个时候企业管理者可以先根据人员配置计划（headcount）数据来设置工位空置率/工位利用率的预警值，同时通过智慧工位管理系统统计的数据来直接获取工位空置率/工位利用率，然后再做出评估和决定。
a.如果是快速发展期，可设定一个“工位空置率危险值”，如30%；
d.如果是平稳发展期，可设定一个“工位空置率最高值”，如20%；
c.如果是减员缩编期，预计每年的减员缩编比例5%-15%。
a.当工位空置率低于30%时，务必要启动现址改造、扩租或换租的方案制定和报批，确保在人员到岗前有工位资源保障办公需要。
d. 当工位空置率达到20%时，说明工位有没必要的空置和浪费，应该采取合并办公、部分退租等动作，为企业节省不必要的开支；或者进行现址改造，把空置区改造成员工需要的会议室和活动空间。
c. 如果是减员缩编期，要根据缩编比例数据及时启动退租或部分退租等流程。
举个栗子🌰：一家处在上升期的公司，工位总数为300个，已使用260个，工位空置率则达约13.3%，之后准备扩招100人，这个时候扩租的计划就得赶紧提上日程了！
再例如，某家大型公司因为部门裁员导致工位空置率超过了20%，这时就可以考虑将自有楼宇内空闲工位租赁出去，最大限度地避免空间资源浪费，但要注意最好选择中小微企业整体租赁，这样可以避免后续的其他问题。
据《中国智能报告》中数据显示，我国办公空间约有40%是处于闲置的状态，而智能工位约能多承载20%到40%的员工，平均降低空间成本约28%。
比如：埃森哲在北京环球金融中心的办公室，1000多位员工仅用了272个工位。那些高流动性或者长时间出差的员工，每8个人拥有1个工位，这个数字依据的是长期出勤率的调查，并被证明是充分合理的。
再比如，荷兰阿姆斯特丹的德勤办公室就利用数据分析统计实现了1000个工位容纳2500个员工，节省了上亿的成本。
而在灵活工位的实现上，智能引导和自动查询工位等功能则起到了至关重要的作用。像是小米的内部地图小程序就可以一键定位员工工位。
想当面与其他部门同事交流工作，几十层楼的办公区，如何快速找到他？飞利浦大楼内部系统便利的室内导航也解决了大型企业多楼层工位找人难的问题。
将线下的工位状态搬到线上的智能工位管理系统，让工位轻量化，能够更高效地提高办公空间利用率。
还有联想与优客工场联合打造的智能工位管理系统，可以通过数据化方式呈现空间内的工位的实时使用情况。通过该工厂的相关APP，会员企业员工可以像自助值机一样，简单地完成工位预订，并在智能导航系统的帮助下快速找到相应位置，提升入驻效率。企业负责人则可以实时了解工位使用情况，动态选择工位数量，降低运营成本。
智慧工位的分区规划并没有什么特定的公式，因为每个企业的文化、部门和职责分类都不尽相同，但是总体来说，在兼顾组织文化的基础上，要充分考虑到各部门的工作特殊性及相互之间的配合紧密度，量体裁衣给不同的员工安排合适的工位。
公司里不同岗位职责的人对于工位的需求不尽相同，例如技术岗位是一个需要安静写代码氛围和经常进行团队交流的职位，因此有很多公司的技术部门不仅在单片区域会单独集中在一起，有时候技术团队甚至会独占一个楼层，并且闲人免进。
而销售岗和商务岗等经常涉及出差和出外勤谈业务的情况，因此他们更需要出入方便和灵活一点的工位，公司可设置共享工位+工位智能预订功能，提高工位利用率。
再者像行政部、人力资源部的员工工位可能就需要放在比较方便服务全公司员工的区域。有的公司还会在最方便的区域设置行政人事的服务窗口，方便员工进行业务办理。
还有财务岗的工作特性十分明显，注重严谨性和保密性，因此财务部人员的工位就不适合放在前台附近或者人员往来比较频繁的区域。
另外，互联网公司有技术部与产品部、运营部，或者其他配合比较紧密的部门，在工位规划上，也需要考虑把他们放在相近的区域，方便沟通。
业务不同，BD、研发、产品以及技术同学对于工位的需求和使用时长都有差异，阿里配置固定、共享、灵动多种类型工位，基于不同策略，通过一个全线上化的产品来实现整个工位的分配和管理，并能够让每个人实时看到当前工位使用状况。
微软公司对销售和市场员工所在的楼层实施移动办公模式，设置了开放共享工位，每天使用工位需要到达公司后预定使用。智能互动屏可以让工位信息即时显示给使用者，随时查看。同时有助于行政部门更好地进行数据采集以及后续的大数据分析，了解不同员工对于办公空间的使用需求及使用习惯。
*微软办公空间智能预定系统
同时微软尝试在每张办公桌下面装一个Sensor传感器，在座位上设置了刷卡功能，就能通过数据清楚知道人数。同时，这些数据的价值还在于，知道这个座位为什么有人坐，那个座位为什么没人坐，什么因素影响大家对办公座位的喜好，能帮助设计师提升办公空间设计水平。
关于联想的工位管理：
在Lenovo解决方案中心中展示的智能工位场景，便针对设计师、管理者和普通员工提供了精细化的工位管理和灵活化的工位分配方式。
这些专门针对不同的应用需求的产品组合，传承了充满ThinkPad鲜明DNA的红黑风格，也拥有丰富实用的产品组合：
考虑到企业高层安全和商旅的需求，针对管理工位thinkplus提出了创新密级管理的U盘和集成了手机、笔记本充电和内置电池的三合一充电器，这些为商务精英们提供的产品非常关注设计的细节和体验的质感，充满着浓浓的ThinkPad味道；
为设计师提供的工位可以自由调节桌面高度，当坐着工作疲劳时还可以升起站立办公，也更方便多人间的协同工作；
更为重要的是，解决方案还提供了可视化和数据化的管理入口，可以直观展示工位状态，多维度实时反馈工位数据、报表。
同时，企业的一些特殊的员工人群会需要特殊的一些工位，比如孕妇的工位，有的公司虽然做不到单独设置，但是也可根据需求申请更换环境更友好的工位——远离空调出风口、打印机，临窗等等。
再比如高管的工位，也是千人千面的，有喜欢坐在员工左右的乔布斯，就有必须单独一间办公室的高管大大。不同的高管，有着不同的办公习惯。商务洽谈空间、物品文件多少、决策环境安静与否、日常办公习惯都因人而异。
而对于残障群体，不少公司也是在工位上体现了足够的尊重和关怀。例如微软为了帮助残障人士人才能够享受无障碍的工作环境，曾邀请了80位残障同学来到微软，提供场地、环境、设备进行培训，并教学进行模拟面试。
在日常办公中，无论是办公环境、家具、办公用品，还是所需的特殊设施，微软都能够保证残障人士的需求。当残障员工有出差需求时微软也会提供支持。
当代员工的办公工位，不仅是用于处理繁忙工作的场所，更是工作之余闲暇放松的居所。当拥有一个智能办公工位，在自然、健康的工作环境中，能为工作做减法，为思想做加法。
企业可通过智能工位系统为每个工位配备感应器，利用传感器能提供完整的用户行为分析报告，以此来有效关心员工的工作情况和环境，使员工更能感受到公司的人文关怀。
例如设置久坐提醒的行为引导功能，并搭配电动的升降桌，来督促员工站坐交替，健康办公。最后还可以定期生成健康使用报告，让员工自己更加重视久坐健康的问题。
精准感知：它的传感元通过被训练和算法引导，可精准感知用户对于工位的使用情况，并依据停留时长、健康行为，为企业与个人提供精准的数据报告；
智动引导：数字化升降工位可根据用户真实发生的久坐行为，通过不同的提醒方式（比如屏幕信息、灯光闪烁、桌面微动、微信推送等）等主动引导方式，引导用户站立办公；同时也可以和工位流动、工位预约系统联动，通过高度锁定、桌面微动等能力，帮助企业进行深度工位管理；
数据激励：就像运动打卡，人是会被数据激励的。数字化工位不仅每周还会生成个人一周使用报告，员工可以根据报告分析来进行行为调整；同时还会生成整体的站立榜单，对于员工健康站立习惯的养成也会起到一定的促进作用。
在企业实践方面，戴姆勒将智能升降桌和站立式工位组合，打造健康工作体验。
①与电源联动
与电源联动时，员工预约工位后，工位电源自动点亮、通电，未进行预约操作的工位，电源则处于初始断电状态；预约工位释放后，工位电源自动断电，节约电力资源。
②与空调和照明联动
例如在阿里，利用了云AP搭配面板开关、照明控制模块、调光灯等可构成完备的灯控方案，实现对灯光智能管理。配红外探测器、空调网关、FCU空调面板，又可以实现智能温控。最后再开放调节权限给员工，员工通过扫描工位上的二维码，可根据需要来进行灯光和温度的控制。
阿里的钉上服务，就能够帮助员工快速和精准地响应工位服务。每个工位配备一个二维码，扫码后会智能识别员工的具体位置，故障、清洁、维修、控灯、控温...统统都可以钉钉扫码，一键选择所需服务，立刻解决。
还有飞利浦的开放式办公空间与标准工位桌面设置，为员工提供更多的选择，开放之中保持私密，准备私密空间可以随时进行私密沟通及会议，基于员工活动的环境，通过移动化操作打造自由可控的工位工作环境。
员工通过桌面二维码登录工位，即可实现IP话机联动，轻松设置工位区域内照明效果。通过手机即可查看工位预约、签入、签出，为员工提供更便捷的办公新体验，更可以帮助企业减少办公成本。
③与电子工牌进行联动
智能工位也可以采用电子工位牌，这样员工就可扫码操作。例如威思客的智能电子标牌，让员工通过扫码完成预约、签到、保修、更换座位等操作，并支持NFC，实现感应签到。
而达实智能所推出的工位系统，可在工位安装墨水屏，墨水屏会显示该位置的号码、是否被人预定等信息。
“共享工位”墨水屏
像是由联想与优客工场携手打造国内首个智能办公社区，总工位161个，其中独立工位100个，开放工位61个。该社区搭载了唯一的智能办公OA一体化方案提供商——联想thinkplus智能办公解决方案，该智能化方案在帮助优客工场会员企业提升办公效率的同时，还将提升优客工场运营效率。
关键是该工场的会员企业可以选择thinkplus高效能工位，工位配备了全套ThinkPad商务办公高效产品组合，方便创业者随时开始创业的征程；还可通过租赁、分期购买等多种方式，以最低成本拥有ThinkPad最强的PC产品和选件，并享受IT设备全生命周期管理服务。
写在最后：
传统的、封闭的工位布局已经很难满足员工多样化的需求了。越来越多的员工将办公环境作为工作的重要考量因素，他们追求更舒适的办公环境、更大的开放区域、更灵活的工位设置，这些要求则让企业对智能工位的需求更加迫切。
「智慧工位」无论在工作方式上，还是在协同办公中，都更好地为企业组织和员工深度服务，助力实现办公场景的数字化升级和优化。这样的工位你爱了吗？
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