年会对于行政人员来说，是一场每年都必经历的硬仗。从主题的确定到场地的选择，再到人员的分工以及效果的呈现，每一步都需要行政人员进行全面的规划和把控。

而一场千人级别的年会，对行政er们来说，更是一个巨大的挑战。我们与白贝壳集团行政负责人李小云（Vanessa）了解到前不久刚结束的近3000人年会活动细节，实感不易；通过引荐，本次年会负责人白贝壳集团行政部-熊小阳与我们分享了他们年会筹备的过程，现在我们将这个过程梳理成了一篇文章，分享给大家，希望能够对大家的年会筹备进阶之路有所帮助。

本场年会筹备时长达4个月，参会人次将近3000人、晚宴设置将近300桌，非常值得参考。

以下是熊小阳关于本场年会的分享：

即便之前有过策划大型活动的经验，在刚接手这场年会时，我还是感受到了比较大的压力，毕竟这场年会涉及到将近3000人，体量大，涉及的问题难度都是翻番的。

将近3000人的年会，千头万绪，从哪处开始着手？如何有条不紊的推进策划执行？如何组织人手调动运转起来？如何设计出亮点，让员工与参与感？如何诠释年会的重要目标...都是我们需要思考的问题。

我将具体的执行过程整理了大概框架，给大家参考：

而新团队在项目初期出现冲突也属于正常现象，这个时候一定不要慌，可以参考一下我自己总结出来的方法来应对新团队的磨合问题。

对于企业而言，年会是一年一度的文化盛宴，如何无声地在年会中融入企业文化，是我们的核心目标。在策划中我们会更加注重活动的创意性、互动性和趣味性，具体是从以下几个方面展开的：

从以往筹办活动的经验来看，年会结束后最能够让大家记忆深刻的绝对是被称为年会灵魂的主题，所以文化落地第一步，我们首先要从年会的主题入手。

而恰恰就是第一步，出现了一个小小的插曲，不知道你们有没有过相似的经历，起初我们立足于公司的愿景——做全球第一母婴品牌，给出了几个主题方向。

提交给领导后，等来的反馈结果却是一个在名单之外的主题。

因为公司计划在年会上举行文化升级发布仪式，CEO结合他对公司战略的想法及公司现状，给出了“向善而行”这个主题，更具有战略性和高度性。

虽然有这个小插曲，但围绕公司愿景思考年会主题的大方向仍然是正确的路。主题确定下来了，此时，这场年会才算是真正的迈出了第一步。

在一场年会中，流程设计也是企业文化的重要输出口，那么应该如何将流程作为一个重要的载体，巧妙的融入企业文化呢？

提到这个，我们的策划团队真的很给力，在序厅设计上下足了功夫，我们将场地分为八个部分，与入口处相邻的是【善为始】企业大事记和【向阳生】向善小事。

面临担心文字多伙伴不愿意看的困境，我们负责文化的伙伴也很给力；这两个部分的内容由企业历史长河发生的大事与2023年度白贝壳集团伙伴们一起经历过的各种小事组合而成，可以让员工既有参与感，又能很好的了解到企业的发展历程。

除此之外，我们还在向善小事的部分设置了一个打卡点位，既能够增加活动的互动性，又能够加长员工们在这一部分的驻足时间。

其实我们讨论了很久，在场景布置上有没有一个什么元素，既能够与年会主题、企业文化相融合，又能够比较有记忆点。后来我们想到了纸飞机——纸飞机，乘着风，与善相约。于是，我们以一架纸飞机为线，在每个设计和流程上融入纸飞机这个元素。

主视觉海报上的纸飞机、打卡处的纸飞机、写满心愿的纸飞机、主持人手中的纸飞机......每架小小的纸飞机，都承载着大家对向善而行的不同理解。反复出现的纸飞机，既呼应主题，体现企业文化，又能够不断夯实大家对纸飞机的记忆。

而且，除了纸飞机这条明线，我们还“埋”了一条暗线：《New Boy》这首歌，在场地布置、序厅音乐、暖场音乐、流程音乐、节目表演等，我们一遍又一遍的循环播放这首歌，加深参会员工对这首歌的记忆。在写下这段文字时，我脑子里还满是“是的，我看见到处是阳光...”。歌声响起，纸飞机带着大家对“善”的憧憬飞向更美好的未来。

想要展示企业文化，Boss秀也不失为一个办法，Boss秀是展现老板亲和力的绝佳机会，既能够拉近老板与员工的距离，又能够展现企业文化。如何才能让Boss秀狠狠抓住员工的心无疑成了我们年会策划工作中的一个难点，因为Boss们与员工还有所不同，排练时间非常少。

后来策划团队经过讨论，我们选择了比较好排练的走秀节目，年会当天，高管们化身空少、空姐为大家来了一场走秀表演。

不过只有这些肯定不够，于是我们又安排了肩颈按摩，在大家以为表演要结束的时候，高管们掏出按摩工具，下台为前排员工按摩，让员工在年会也体会一下被老板“服务”的感觉，拉近高管和员工的距离的同时，还能体现BOSS们对于团队的关怀，感谢白贝壳人一直以来的辛勤付出。

相信筹办过年会的小伙伴都知道，人员协调是年会筹备中最复杂的一环。特别是大型年会，除了策划团队，还有许多内部工作人员和外部人员参与其中，比如我们本次年会的安保、摄影、礼仪等都是请的外部人员。如何确保每个人都清楚自己的职责，如何处理突发状况，如何调动大家的积极性……这些都是需要考虑的问题。

为了实现人员的完美协调，我们在任务分配时，建立了一个年会项目管理甘特图，这样既可以让大家都清楚自己的工作内容，又可以即时的查看各个项目的完成情况，以便更好的统筹工作。

想要年会当天一切按照计划进行，最重要的是做好充分的准备来应对一切可能发生的突发状况。

年会当天离不开年会团队的协作配合，为此我们成立了专门的机动组，方便随时补位。为了团队更好的配合，除了年会当天的流程表，我们还把会议和晚宴的流程部分单独列了出来，方便大家明确分工。

当天参与这场年会的员工有将近3000人，为了减少员工方面的突发情况，我们制定了非常详细的员工版年会参会攻略，提前发送给员工，包含年会时间、地点、年会流程、抽奖方式、前往方式等等。

说到餐饮安排，其实也是年会中很重要的一件事，就拿我们这场年会来说，参与员工将近3000人，最后晚宴将近300桌，筹办的时候真的挺头疼的，怕大家觉得菜品不合口味、怕酒水供应出现问题、怕细节做得不到位...所以在会前与场地方多次沟通了餐饮服务方案及细节，还好年会当天很顺利。

我算是情绪比较稳定的人了，但其实一直到活动结束我都处在焦虑的状态，即使在之前我们已经进行了4次全流程彩排，还是担心自己还有哪些细节没考虑到，结果真的出了一些小状况。

我们遇到的这些问题都是原先没有预料到的，还好前期准备充分，人员安排到位，及时做出了调整才使得年会顺利进行。

至此，年会结束，紧张的那根弦总算松懈下来，看到大家铺天盖地的朋友圈觉得有些骄傲。

年会流程结束，只是员工们的年会结束了，策划人员的工作并没有真正的结束，还有年会宣传、复盘、费用结算等方面的工作需要跟进。不过，做这些的时候可以松口气，不用那么紧张啦。

一场将近3000人的年会，它见证了无数人的努力和付出。从策划到执行，从混乱到有序，每一步都充满了挑战和未知。而当活动当天完美的舞台呈现在大家眼前时，一切都很值得。

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