随着企业规模的不断扩大和业务范围的增加，车辆已成为企业运营不可或缺的重要组成部分。而车辆管理可以说是行政进阶路上的一门大学问，如何调度公司有限的车辆资源？员工打车报销如何规范？公司班车如何管理？今天小知带大家从打车制度管理、公司自有车辆管理和公司班车管理几个方面来看一下。
01
企业打车制度管理
现在很多公司都会提供免费打车报销的福利，给到延迟下班或者有业务外出需求的员工。福利虽好，却苦了行政，每个月催发票、催报销，在员工和财务之间硬生生成了“夹心饼干”。这种情况下我们可以通过规范打车标准和流程来进行管理工作，保证行政工作的正常开展。
（一）制定用车规则
行政部门或车辆管理部门可以提前制定一些关于打车标准的制度，帮助员工明确什么情况下可以打车可以报销，这样在后续的报销工作中就可以减少员工和财务部门的很多工作量。给大家找了几个公司关于打车情形的规定供大家参考，大家可以根据自己公司的实际情况进行调整。
△远光软件 图源公众号@远光后勤服务
△拉勾网络 图源公众号@拉勾范儿
（二）企业打车流程
一个规范的打车流程，不仅可以提高员工的出行效率，提高员工满意度，还可以保障员工安全。因此，行政部门应该重视打车流程的制定和执行，确保员工出行的顺利和安全。
提交用车申请：员工在需要打车时，需要提前向负责人提交打车申请，包括用车时间、目的地、用车事由等信息。如遇特殊/紧急情况可以先打车后凭票报销
生成用车订单：企业管理员在收到员工用车申请后，根据企业用车制度审核申请，如符合规定则批准用车，已批准的用车申请信息进入企业打车平台，平台自动为员工生成用车订单。
员工打车：员工在收到用车订单后，可根据订单信息选择合适的打车平台进行叫车。
费用结算：员工到达目的地后，可在打车平台上选择企业支付，此时用车费用会自动从企业账户中扣除。
核对和优化：企业管理员可定期查看企业打车平台的用车记录和费用明细，进行核对和结算。企业管理员可根据企业实际情况，对用车制度和打车流程进行调整和优化。
以上流程是基于企业与线上打车平台合作的情况，如果没有合作的线上打车平台，员工在提交完用车申请后就可以自行选择打车平台，打车费用采用按周或按月的方式凭票报销即可。
（三）打车注意事项
除了打车规则和流程，还应将一些注意事项告知员工，以防止后续工作过程中出现不必要的麻烦。
① 遵守公司打车制度：员工需要遵守公司制定的打车制度，包括用车申请、审批、费用报销等方面的规定。
② 注意人身安全：员工在打车过程中，应注意人身安全，避免遇到危险或异常情况。如有需要，应及时向上级领导报告。
③ 选择合法、合规的打车平台：除了公司合作的打车平台，员工在选择打车平台时，应选择合法、合规的平台，并确保车辆的安全。
④ 妥善保管打车发票：需要凭票报销的订单，员工在打车后，应妥善保管打车发票，以便后续报销使用。
02
企业自有车辆管理
为了方便领导出行和商务接待，越来越多的公司配备了专门的车辆。制度化的车辆管理能够合理有效的使用各种车辆，最大限度的节约成本，更有效的控制车辆使用，最真实的反映车辆的实际情况，因此车辆管理工作在行政工作中也越来越重要。
（一）车辆的调度管理
车辆调度管理是企业车辆管理中的重要环节，通过对车辆的合理调度，可以大大提高车辆的利用率，因此，车辆的调度和使用管理尤为重要。
健全车辆管理制度
在做车辆的调度管理之前，首先需要建立健全车辆使用制度，规范车辆使用的申请、派车等流程，避免个人自用与生产经营使用无法划分，引发涉税纠纷。
同时，还需要明确车辆管理部门是谁，一般来说，负责车辆调度、使用及管理的部门是行政部或有设有专门车辆管理部门和管理员。负责车辆管理的部门必须掌握所有车辆的详细信息，通过台账的方式进行记录，以确保车辆的管理维护工作有序进行。
△车辆信息台账
除了建立信息台账，还需要收集、保管车辆相关的证照、文件等资料，其中行驶证与保单随车存放，由车辆驾驶员负责保管，其他材料由车辆管理部门制定专门负责保管。
△车辆材料清单
车辆的调度与使用
在车辆管理中，车辆调度是令行政er们非常头疼的一件事，车辆的调度安排是车辆管理部门的重要日常工作，既要保证领导们用车随叫随到，又要保证各部门的用车需求。做好车辆调度管理需要注意把握合规性和服务性两个原则。
a.合规性
车辆调度管理的合规性体现在两个方面，一是用途合规，二是流程合规。
① 用途合规
企业的车辆根据不同的用途，可以分为领导专车、公务用车和工作用车三类。
领导专车：用于保障企业领导出行或接送企业重要来宾。
公务用车：用于保障普通员工外出办事。
工作用车：用于营销、运输及其他一些特殊用途的车辆。
员工外出时，需要根据不同的工作任务匹配不同用途的车辆，尽量做到专车专用，确保用途合规。
② 流程合规
为确保员工外出的安全有序，原则上所有车辆的使用均需要员工先填写《用车申请表》发起申请，通过审批之后，车辆管理部门方可根据车辆使用情况做出统筹安排，特殊情况或特殊车辆，按照“一事一议”的原则进行协调安排。
△用车申请表
考虑到员工外出的安全，在设计车辆申请流程时，需根据公务车辆的外出时间和距离设置审批节点。原则上不允许车辆长时间外出，如车辆外出时间超过24小时或需要离开所在省级行政区，需要报请企业管理层同意，这样可以有效规避不合理的外出申请。
另外，车辆出发前和返程后驾驶员都必须对车辆进行日常检查，确保车辆能够安全正常行驶。车辆管理部门也需要定期对车辆状况进行定期检查，确保车辆处于良好备用状态。
△车辆检查指导表
b.服务性
车辆调度管理的服务性是指始终要把保障企业各项业务正常开展作为首要目的，确保车辆使用场景与车辆情况相匹配，在此基础上，可统筹考量员工出行需求，予以一定程度的便利。
车辆使用申请通过后，车辆管理部门需综合考量外出任务的重要程度、紧急程度、目的地的距离远近、公交便利程度、外出人员的物资携带情况等多方面因素，进行车辆调度。一般情况下，按照先上级、后下级；先急事，后一般事；先远地，后近地；先工作任务、接待任务，后其他任务的次序安排用车。
（二）车辆的费用管理
企业车辆费用主要包括：燃料费、保险费、维修费、过路费、停车费、年检费等，在行政管理费用中占比较大，是需要重点管控的费用，车辆费用管理应由行政部门指定专人管理，实行专车、专人、专管。
a.燃油费用
公司所有车辆统一使用油卡加油，一车一卡制。禁止个人加油，如遇特殊情况需请示车辆管理部门，审核后方可个人加油，实报实销。
办理油卡后，车辆管理部门将车牌与油卡备案记录，每次加油后留存好加油账单。车辆管理部门根据部门预算，结合油卡余额情况进行充值。
b.保险费用
车辆的保险费用可由车辆管理部门指定保险公司和固定商业险种进行统一办理，以便对车辆保险费用进行管控，生效后记录到车辆费用台账。
c.维修保养费用
保修期内的车辆定期进行维修保养。对于保修期外的，由车辆管理部门指定维保机构进行统一服务。在维修保养时，若需要更换配件，需向车辆管理部门申请，批准后方可更换。
d.其他费用
洗车费: 车辆管理部门根据车辆卫生情况和接待重要客户前到公司指定洗车场洗车。
检车费：车辆管理部门根据车辆年检情况和计划到公司指定检车点检车。
过路费: 车辆管理部门统一为公司车辆办理ETC，定期充值并将办理档案整理留存。
停车费:司机根据实际工作情况垫付，凭票报销。
（三）车辆的安全管理
安全管理是车辆管理中最重要的部分，直接关系到人员的生命安全和企业的财产安全，做好企业车辆安全管理工作，确保车辆正常行驶，是企业行政部门的重要工作内容之一。
车辆安全责任划分
在车辆安全管理工作中，无论是车辆管理人员、司机，还是车辆的使用人员，均应承担相应的安全管理责任。
a.车辆管理人员
1、对企业车辆进行统一管理、统一调度
2、做好司机的安全教育培训，并监督司机行为
3、制定车辆安全管理规定，并督促规定的落实
b.司机
1、应具备有效的驾驶证，遵守国家交通管理法律法规和交通规则，并遵守公司其他相关制度，安全行驶。
2、应经常检查车辆行驶证的有效性，爱惜车辆，注意保养保持车内外卫生。
3、出车前检查车内水电油、转向、刹车、轮胎及其他部件是否正常。
4、要对公司领导谈话或领导私人事务保密。
5、司机应熟悉本地域交通，公出时选择最优路线。
c.其他人员
因私用车，若发生交通事故、交通违规、失窃等，在扣除保险理赔金额后全部由个人负担。
违章事故处理
近年来，交通事故不断攀升，本着“行车无小事，安全大于天”的原则，行政部门应提前做好交通事故预案处理，以便车辆使用人员在遇到交通事故的时候能够迅速做出反应，减少后续伤害。可从未发生人身伤害事件和发生人身伤害事件两种情况做准备。
a.未发生人身伤害事件
(1)如事故较为轻微,不影响车辆继续行驶,驾驶员应下车拍照记录,与相关车辆驾驶员交换驾驶证后继续完成出车任务，再与相关车辆驾驶员联系,共同前往交警队处理。
(2)如事故中车辆受损较为严重,无法继续行驶,驾驶员应立即引导乘车人员离开车辆至安全区域,然后向行政部门负责人汇报，请公司另外安排车辆或自行寻找社会车辆承担接送任务,驾驶员留在现场配合事故处理。
b.发生人身伤害事件
(1)如受伤轻微,驾驶员可使用车内的急救物资进行紧急处理,按照乘车人的意见继续完成出车任务或前往医院处理。同时向行政部门负责人汇报。
(2)如受伤较重,驾驶员应立即拨打120急救电话,告知出事地点和伤员情况,然后拨打110报警电话，请公安民警到现场处理,最后将事故情况和处理方式向行政部门负责人汇报。
（四）车辆报废管理
当车辆开到一定年限或公里数后性能骤减不得不面临报废，车辆报废也是一个很麻烦的事儿，如果你恰好比较“倒霉”，在职期间正好赶上了企业的车辆报废，那可以往下看看哦。
a.车辆报废的条件
1、达到报废年限且无法正常使用
2、达到报废年限可以正常使用，但使用成本过高
3、达到报废年限可以继续使用，但存在安全隐患，可能导致安全事故
b.车辆报废需要的材料
1.经办人身份证复印件
2.机动车登记证书（原件）、行驶证（原件）与号牌
3.机动车注销申请表（单位盖章）
4.授权委托书（单位盖章）
5.单位统一社会信用代码（营业执照）复印件盖章
c.车辆报废的办理流程
将机动车交售给有正规资质的报废机动车回收拆解企业，由企业按规定进行登记、拆解处理，并将报废机动车回收证明、登记证书、号牌、行驶证交公安机关交通管理部门注销。
温馨提醒：达到国家强制报废标准，机动车所有人逾期不办理注销登记的；机动车登记被依法撤销后，未收缴机动车登记证书、号牌、行驶证的；达到国家强制报废标准的机动车被依法收缴并强制报废的；以及机动车所有人办理注销登记时未交回机动车登记证书、号牌、行驶证的行为，车辆管理所将公告机动车登记证书、号牌、行驶证作废。
03
企业班车管理
除了日常的商务用车和打车，有的公司考虑到员工住的离公司较远或乘车不便，为方便员工上下班，还会设置固定时间和路线的班车，而班车管理也是一件很复杂的事，单单是前期的路线规划就能让不少行政er望而却步。
（一）班车的线路规划
班车的线路规划之所以让人如此头痛，是因为需要员工班车接送员工上下班的企业，员工人数少则几十上百人，多则上千甚至上万人，在这种情况下，大家分布于城市的各个地区，班车想要用最快的速度、最高的效率完成所有员工的接送，如何进行站点设置可是一门非常深奥的学问。
想要合理设置路线，除了对公司所在城市的所有线路以及交通情况有一个全面深刻的了解外，可以从以下两点因素来考虑试试。
第一点考虑因素就是班车的整体路线。要保证能把所有的员工都接到，因此首先要做的就是调查，然后结合实际情况设置班车运行路线，如果员工在同一条线上就设置成直线，如果不在同一条线上可以设置成环线，都不可行就分不同的路线增加班车数量，尽量确保每个员工都能拥有一个好的上下班体验。
第二点考虑因素是站点如何设置才更合理。虽然班车的站点设计完全是根据员工的居住地点而有针对性的去设置的，但不可能每一个站点都设置在员工的家楼下，距离相近的员工可以在同一地点上车，这样就可以尽可能的把站点合并减少，只要设置合理，可以大幅度的缩短班车的路线长度以及运行时间。
（二）班车的调度管理
路线和站点规划好以后，调度管理就要安排上日程了，如果把班车管理比作建房子，路线规划完成就像是打好了地基，调度管理才是建房子的开始，难度不比路线规划小。我们可以从以下几个方面来开展班车的调度管理工作。
a.设立合理的班次
根据员工的需求和公司的运营情况，设立合理的班次是非常重要的。例如，如果有些员工需要在晚上加班，那么公司可能需要增加这些时间段的班车班次。
b.制定明确的班车时刻表
为了确保员工能够准时到达目的地，公司需要制定明确、实用的班车时刻表，以方便员工安排时间。比如比亚迪和郑州富士康的这两种不同的形式，大家可以参考一下。
△比亚迪班车时刻表@来源小红书
△郑州富士康班车时刻表@图片来源安全生活
c.提供实时的班车信息
公司尽可能的为员工提供实时的班车信息，以便他们可以根据这些信息调整自己的出行时间。
d.建立反馈机制
车辆管理部门应该建立一个反馈机制，让员工可以提出他们对班车服务的建议和投诉。这样，公司可以及时了解并改进班车服务，从而提高员工的满意度。
（三）班车司机管理
在班车运行过程中，班车司机是与员工接触最多的，班车司机的专业度关系到员工的人身安全和乘车体验，所以做好班车的司机管理尤为重要。企业班车的司机管理需要从多个方面入手，包括资格审核、培训、行为规范、考核、奖惩、车辆保养、车辆清洁和沟通协作等。只有做好这些方面的管理，才能确保班车服务的安全和质量。
司机资格：班车司机必须持有合法的驾驶证，并具备一定的驾驶经验和安全意识。另外，班车司机需要保持良好的身体健康和精神状态，以确保行车安全。如有需要，企业可安排定期体检。
司机培训：企业应定期对班车司机进行安全培训和考核，确保他们具备安全驾驶的能力和意识。
司机行为规范：班车司机需要遵守交通规则和企业制定的行车规范，确保行车安全。
司机考核与奖惩：企业应对班车司机的工作表现进行定期考核，包括安全驾驶、服务态度等方面。根据班车司机的考核结果，企业应给予相应的奖励或处罚，以激励他们保持良好的工作态度和行为。
车辆的保养：班车司机需要定期对车辆进行保养和检查，确保车辆处于良好的运行状态。
司机沟通协作：班车司机需要与企业管理人员和其他相关人员保持良好的沟通和协作，确保班车的正常运行和服务质量。
（四）班车的费用管理
企业班车的费用作为企业预算中一项不小的开支，需要从预算、核算、控制、报销和优化等多个方面入手，确保费用的合理性和规范性，提高费用使用效率。
费用预算：企业在制定年度预算时，应将班车费用作为一项重要支出进行预算，并根据实际情况进行调整。
费用核算：企业需要对班车费用进行详细的核算，包括车辆购置、维修、保养、保险、油费、过路费、司机工资等方面的费用。
费用控制：企业需要对班车费用进行控制，采取合理的措施降低费用支出。例如，可以选择节能环保的车型、合理安排行车路线、减少不必要的停车等。
费用报销：企业需要制定明确的费用报销流程和标准，确保班车费用的合理报销。例如，可以规定报销时需要提供详细的费用清单和发票等凭证。
费用优化：企业需要根据实际情况对班车费用进行优化，提高费用使用效率。例如，可以通过招标等方式选择价格合理、服务优质的班车服务商。
车辆管理工作任重而道远，在行政日常的工作中它不像固资盘点、装修搬迁、活动策划那样在固定的时间“大操大办”，但是日常工作中员工出行、领导外出、商务接待又处处离不开它，所以车辆管理也要重视起来哦。
好了，关于车辆管理就说到这里啦，希望能够对你的行政进阶之路有所帮助。
小知将文中的资料整理成了资料包，供大家参考使用，「知行晓政」公众号后台私信回复【车辆管理】即可获得。
-END-
