经常看到有小伙伴发出疑问：办公室的低值易耗品到底应该怎么管理啊？算的太清员工说你抠，不算清楚公司说你糊涂账。
低值易耗品的管理需要系统性规划，既要避免浪费和重复采购，也要保障员工日常的需求，小知广集大家的经验，给大家整理了一份低值易耗品管理指南，将从管理制度、采购计划、库存管理、物品领用四个方面展开讨论，一起来看看吧~
一、
明确管理制度
制度化是规范化的前提，有了明确的管理制度，才能够更好的进行管理，所以一份低值易耗品管理制度尤为重要。
管理制度的制定
一份完整的低值易耗品管理制度应包含：低值易耗品的范围、管理原则和管理流程，只有这些都清晰了，才方便开展接下来的工作。
△低值易耗品管理制度，后台回复“低值易耗品”即可获取完整版本
管理制度的实行
有了一份成型的管理制度之后，就要考虑如何实行这份制度了，任何一个制度都不可能一经制定就完美执行，所以需要有“试点试行”的过程。
可规定一定的试行期，试行期内不将管理制度的执行纳入考核，给予大家一个缓冲，在试行结束前统计目前制度的执行情况和问题，进行新一轮的修订再正式实施。正式实施后，也要根据企业的发展情况进行定期修订。
二、
做好采购管理
制度颁发下去，就可以开始按照制度规定，进入采购环节了，采购之前，得先搞清楚需要买什么、买多少，所以一份完整的采购计划是非常关键的，特别是合理的采购需求和供应商的选择：
确定采购需求
低值易耗品的采购需求，需要综合考虑部门员工人数、历史消耗数据等多个因素，制定出合理的采购计划，避免盲目采购。因此在参与调研的小伙伴中，大部分会选择在部门指定专门的对接人，由他来在固定的时间统计该部门的需求，并汇总至采购需求表内，最后发送给行政部。
接着，行政部门再根据不同部门发送的采购清单进行汇总，汇总完后，行政需要进行合理评估，方可确定实际总共需要采购的办公用品名称、数量、规格以及预算等。
行政有话说
1. 我们每个部门固定预算，会预算到每个部门每个月买多少只笔，涉及到部门——个人，就都会“精打细算”了，大大降低成本。@嘻嘻
2. 我们是定人定量，每个月按照部门人头发放纸巾，用完了自备，部门当月月底提报次月低值易耗品需求流程，行政保留更改需求数量的权利。@Minka
3. 我们固定每人每季度60元，以部门为单位汇总后公司统一按季度采购，后续不够了自己部门承担。@lulu
4. 我们公司人员较少，所以采取每年集采两次，根据上个周期的使用情况、下周期业务情况和部门需求统计，进行提前规划，集中采购，减少零星采购。对数据进行纵向对比和分析，可以有效降低采购预算。@夏天的风
5. 公司整体消耗量如果不大，只需要准备日常库存和零散出入库即可。部门人手都不够，没必要花时间在办公用品的精细化管理上，抓大放小，还有更重要的事情要做。@泛泛
△为保护隐私，均为化名
采购方式与供应商选择
在确认了采购需求之后，就可以开始采购了，不同类型和规模的企业、不同的采购情况，选择的采购方式也会有所不同，大家可以根据自己公司的实际情况来进行选择。
1、招标采购
一般适用于体量较大的公司。由需求方提出招标条件和合同条件，多家供应商同时投标报价。一般在签约后，会对供应商产生约束力，从而有助于确保物资质量及交期。相对的，招标采购耗时更长，不适用一些急采的物品。
2、线下采购
供应商供货相对来说，是一种比较传统的采购方式，适用于采购量较小的办公用品采购。大都是固定供货商供货，当处于急采办公用品情况时，一般能够更快解决。
3、线上采购
平台采购大多数企业更偏好采用这种形式，足不出户即可完成采购。目前比较常见的几大品牌电商平台如淘宝、京东、拼多多、苏宁等，不过在网上采购，更要注重供应商信誉和产品质量。
确定了采购方式之后，供应商的选择也是个大学问，选择信誉良好、价格合理的供应商，建立长期合作关系，才能够确保供应链的稳定。
需要根据采购需求，参考历史采购记录或者供应商所提供的资料，至少精选两家以上的供应商进行比价和议价。通过对比不同供应商的报价，考虑价格、质量、服务、交货时间等因素，做到货比三家，尽可能的降低采购成本。
在与供应商反复进行磋商谈判，明确标的物、价格、质量、数量、交货时间、付款条件、服务及风险赔偿等各种信息后，最后再将这些以合同形式明确规定下来。
三、
日常库存管理
采购以后并不是万事大吉了，做好库存管理尤其重要，这样才能做到心中有数，为后续的采购打好基础。
建立详细台账
对低值易耗品的库存进行详细记录是管理的基础，可以清晰地掌握每一件低值易耗品的流向和库存动态。
台账应包括品名、规格型号、数量、采购日期、使用部门、领用人、领用日期、库存情况等信息。在实际操作中，每次采购入库或领用出库时，都要及时更新台账信息，确保数据的准确性和实时性。
分类存放与管理
为了方便管理，可以根据低值易耗品的不同性质和用途进行分类管理，如按用途、材质、使用频率等分类，并分区存放，将同类物品放置在固定的区域或货架上。
同时，为每类物品制作清晰的标识牌，注明品名、规格、数量等信息，能够让管理人员和员工一目了然，避免因混淆而拿错物品或造成库存盘点错误。
△社群伙伴分享
设置库存警戒线
想要物品提高管理的效率，还可以根据消耗速度、采购周期等因素，设置合理的库存警戒线，当库存低于警戒线时，及时提醒采购人员进行补货，这样既能保证办公的正常需求，又能避免因库存过多而占用资金和仓储空间。
定期盘点
定期对库存进行盘点，确保库存记录与实际库存一致，及时发现并处理库存差异。可以每月或每季度进行一次全面盘点，核对台账记录与实际库存是否一致。
盘点过程中，如发现账实不符的情况，要及时查找原因并进行调整，可能是由于人为记录错误、物品损耗或被盗等原因导致的。
四、
物品的领用与使用
在领用环节，制定明确的低值易耗品领用流程，能够让物品的使用更加规范有序。
规定领用方式
员工在领用时，需要填写领用申请表，注明所需物品的名称、数量、用途等信息，并经过部门负责人或相关管理人员的审批。
这样不仅可以对领用的合理性和必要性进行把关，还能有效控制物品的使用量，避免不必要的浪费。同时，将领用信息及时记录在台账中，为后续的成本分析和管理决策提供数据支持。
同时，还可以根据公司的实际情况来试试不同的领用方式，既能满足需求，又能避免浪费。常见的领用方式有：
个人配额制：按岗位设定月度限额（如每人每月限领3支笔），超量不可再领取，或者需要说明用途后领取
以旧换新：交回空件或废件方可领取新件，减少“只领不还”
共享物资角：集中管理订书机、计算器等可以重复使用的工具，减少重复购买
△图源小红书
下面是社群小伙伴们分享的一些领用方式，大家可以来参考参考：
行政有话说
1. 我们有段时间打印纸按人头领用，日常打印超过定额数量了不给，需要大量用纸单独写审批申请，按文件页数申请@张张
2. 我们有签字领取办公用品，超额收费@小M
3. 按部门领取：每人每个月办公用品5块钱标准、清洁用品5块钱标准，但往往，办公用品用不完，清洁用品不够用，每次请购时候卡控@ming
4. 我们都是自己赚虚拟币，拿虚拟币来买@菲菲
5. 我们有个部门自己开发了一个类似超市的app，在上面可以进行下单，然后行政一个月汇总一次，也能看到库存，但是也是人工录入数据。只不过比较简单明了。@阿志
6. 部门每个月每个人有固定办公用品金额，在系统里上架这些东西标注价格，自己的额度用完了就没人会说啥的@小米
7. 我们期初发一次文具（红黑笔各一支，笔芯若干，燕尾夹1-2个），一次性部门都领走，有电子台账，本月领过一次就不再领了。而且在本月领用的时候，查看之前领用的台账，审核使用合理不，之后就自力更生了，打印纸必须自备@泡泡
8. 我们领多少都没问题，但是这个费用会核算到部门费用里面，和部门工资挂钩。部门绩效有30%是成本，成本高了大家工资会同比例分摊减少。@鲤鲤
△为保护隐私，均为化名
培养节约意识
员工领用物品后，追踪其使用情况也很有必要，通过分析消耗趋势，可以为后续管理决策提供依据。
平时还要注意加强对员工节约意识的宣传，能够提高他们合理使用低值易耗品的意识和技能。可以通过组织培训课程、发放宣传资料、张贴标语等方式，提高员工的节约意识。
△图源小红书，左右滑动查看更多
办公室低值易耗品的管理需要从采购、库存及使用等多个环节入手，建立一套完善的管理制度，并严格执行和持续改进。只有这样，才能真正实现成本的有效控制，提高办公资源的利用效率。
在办公室低值易耗品实际管理过程中，你还有哪些独特的小妙招？或者你在低值易耗品管理中遇到了什么难题，欢迎在评论区留言分享~
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