随着大环境的变化和企业要求的日益提高，行政助理的角色早已不再局限于端茶倒水、接打电话这类简单的工作，需要不断地提升自身能力，才能更好地胜任这份工作，为公司创造更大的价值。
那么，行政助理究竟有哪些能力需要提升呢？我们查阅了近期市场上行政助理的招聘JD，总结出了以下十大能力，今天，就让我们一起来看一看。
行政助理岗位的核心专业硬实力是企业对行政岗位的基础要求，是行政助理完成基础工作的核心支撑，直接影响工作质量和工作效率，其中组织协调能力、执行能力、问题解决能力、数据分析能力、办公软件实用技能是企业招聘中比较常见的要求。
组织协调能力
行政助理工作琐碎繁杂，会常常面临多任务并行的情况，组织协调能力是有序推进多个工作同时进行的核心技能，无论是跨部门会议筹备，还是大型活动落地，都需要行政助理具备清晰的统筹协调能力，确保各项工作能够有序进行。
想要提高组织协调能力可以从以下几个方面入手：
善用工具赋能： 熟练掌握日历工具、软件，对工作进行可视化管理和提醒。
流程化管理： 为重复性、多步骤任务制定标准化清单，比如制定行政工作SOP。
复盘优化： 项目或大型活动结束后，进行复盘，总结组织过程中的得失，优化流程。
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执行能力
行政助理岗位属于执行属性较强的岗位，通常不需要直接领导团队或管理人员。能够快速、准确地执行上级下达的指令和任务，确保工作的高效完成，是对这个岗位的基本要求，很多企业在招聘时，都非常看重候选人的执行能力。
而想要自己这方面的能力有所提升，可以在日常工作中注意以下几点：
SMART原则： 将接收到的任务或目标拆解为具体的、可衡量的、可实现的、相关的、有时限的小步骤。
主动汇报： 养成定期汇报进展的习惯，尤其对长期任务，遇到障碍第一时间沟通，寻求支持或调整方案。
结果思维训练： 在行动前多问“我这样做要达到什么具体结果？”确保行动不偏离目标。
⭐️推荐阅读：有效提高执行力，你需要这几个技巧
问题解决能力
行政助理的日常工作中可能会遇到各种突发情况和问题，像办公设备故障、供应商沟通不畅、同事之间的矛盾等，具备问题解决能力能够快速、有效地找到问题的根源，并提出合理的解决方案，才能确保工作不受影响。
可以重点从以下几个方面入手：
精准定位问题：善用5W2H分析法，遇到问题立即问：
What（具体是什么问题）
Why（根本原因是什么？）
Where/When（在哪个环节/时间点发生）
Who（涉及哪些人/部门）
How（当前如何处理的？效果如何？）
How much（造成多少时间/成本损失？）
独立思考：在遇到问题时，不要急于求助他人，先尝试自己独立思考和解决问题，积累经验，提高自己的问题解决能力。
寻求多方意见：当问题较为复杂，自己无法解决时，可以向同事、上级或其他专业的同事请教，听取他们的意见和建议，拓宽自己的思路。
数据分析能力
在日常的行政工作中，行政助理需要收集、整理和分析各类数据，为公司决策提供数据支持，因此数据分析能力也很重要。
提升数据分析能力，日常工作中的实践必不可少，可以从下面几个方面入手：
数据分析工具：掌握各种数据分析工具，学习如何使用公式、数据透视表等进行数据处理和分析。
数据分析课程：通过在线课程或专业培训，学习数据分析的基本方法和技巧。
在工作中实践：在工作中通过实际项目锻炼自己的数据分析能力，积累经验。
如今越来越多的企业在实施数字化的运营管理模式，行政部作为企业重要的职能支撑部门，工作内容进行数据化管理也势在必行。
关于怎样才能做好行政数据化管理，小知之前有专门出过一篇文章，大家感兴趣的可以看看：行政「数据化管理」究竟在说什么？（👈 戳蓝字跳转文章）
办公软件使用技能
熟练掌握各类办公软件是行政助理的基本要求，这包括但不限于 Word、Excel、PPT等，拥有了这些技能，便能够高效地进行文档编辑、数据分析等工作。
平时的工作中可以多多借用工具提升办公效率：
专项技能学习：利用在线平台系统学习Excel高级函数、数据透视表、图表制作；PPT高级设计技巧；Word长文档排版。
实践应用：在日常工作中，多使用办公软件处理各种任务，通过实践不断提高自己的操作熟练度和运用能力。
积极拥抱新技术： 主动了解并试用与工作相关的效率工具，比如借用AI工具提升工作效率
关于办公软件的使用，小知有出过不少相关文章，感兴趣的小伙伴可以看一下，直达链接放下边啦👇：
Excel使用技巧：50个Excel提效技巧，行政不加班必备！
微信提效小程序：行政效率翻倍！这50+微信小程序让你轻松应对办公全场景
办公软件隐藏功能：助力行政工作，10个你不知道的办公软件隐藏功能
AI软件：2024行政AI使用报告新鲜出炉！看如何利用AI提效？
如果说专业硬实力是行政助理工作的基础，那么职场工作软实力便是提升行政助理工作效率和团队协作的关键所在。
沟通表达能力
行政助理是公司内部信息传递的重要枢纽，需要与不同部门、不同层级的人员进行沟通交流。良好的沟通表达能力能够确保信息的准确传达，减少误解和冲突，提高工作效率。
在行政工作中也有着需要关注的技巧，可以从以下三个角度进行思考：
⭐️ 推荐阅读：行政的30个工作留痕小技巧，从此少背锅！
情绪管理与抗压能力
行政助理在工作中接触的工作类型多、还会遇到各色的人，可能会面临各种压力和挑战，良好的情绪管理能力能够帮助行政助理保持积极的心态，有效应对压力，提高工作效率和工作质量。
可以尝试用下面几个方法来缓解情绪与工作压力：
建立工作边界，减少情绪内耗
明确工作时间与私人时间：尽量在工作时间内完成任务，避免将工作带入私人生活。
拒绝不合理要求：对于超出职责范围或难以完成的任务，要学会委婉拒绝，不要因为不好意思拒绝而勉强自己，导致心理压力过大。
优化工作方法，减轻工作压力
制定工作计划：每天上班前，将当天的工作按照轻重缓急列出清单，优先处理重要且紧急的任务，有条理地推进工作，避免手忙脚乱。
善用办公工具：熟练掌握各类办公软件和效率工具，减少重复劳动带来的压力。
定期总结复盘：以每周或每月为单位，对工作进行总结，分析工作中存在的问题和不足，找到改进方法。
学习一些调节情绪的小技巧
及时宣泄情绪：当负面情绪积累时，要及时宣泄出来。
转移注意力：工作中遇到挫折或烦躁时，可以暂时放下工作，做一些自己喜欢的事情，让情绪得到平复。
积极的自我暗示：用积极的语言鼓励自己，增强自信心，调整心态。
深呼吸与冥想：感到紧张或焦虑时，进行深呼吸练习，能有效放松身心。每天抽出 10-15 分钟进行冥想，也能起到调节情绪的作用。
这些能力可能会超越行政助理的日常工作，具备更宏观的视角和前瞻性思维，但有些企业在招聘时也会在JD中标明这个能力。
前瞻思维能力
前瞻思维能力并不仅仅是管理岗位专属的，行政助理同样需要具备一定的前瞻思维，能够预见潜在的问题和机会，提前做好准备，有助于提高工作效率，减少临时抱佛脚的情况。
平时可以从以下几个方面来提升自己的前瞻思维：
关注行业动态：定期阅读行业报告、新闻资讯，了解行业趋势和发展动态，提前做好应对准备。
培养系统思维：学习系统思维的方法，从整体上把握公司运营的各个环节，预见潜在问题和机会。
主动思考与规划：在日常工作中，主动思考未来可能出现的情况，提前制定应对计划，为公司的发展提供前瞻性建议。
持续学习能力
在快速变化的工作环境中，行政助理需要不断学习新知识、新技能，以适应公司的发展需求和行业的变化趋势，持续学习能力能够帮助我们，不断提升自己的综合素质，保持竞争力。
除了日常的学习，平时可以多多参加行业培训会、峰会等，关注行政行业动态，与同行交流学习，了解最新的行业趋势和前沿知识。
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资源整合能力与成本意识
有的公司还会要求行政助理能够整合公司内部的各种资源，如人力、物力、财力等，以提高工作效率，降低运营成本。同时，具备成本意识，能够合理控制各项费用，为公司创造更大的价值。
可以注意以下几个方面：
了解公司资源：熟悉公司内部的各种资源，包括办公设备、办公用品、人力资源等，了解它们的使用情况和调配方式。
优化资源管理：通过合理的资源分配和调度，提高资源的利用率，减少浪费。
培养成本意识：在工作中注重成本控制，合理安排各项费用支出，避免不必要的浪费。
在快速变化的职场中，这些能力不仅是行政助理岗位胜任的要求，更是实现职业长远发展的关键。希望今天的内容能够对你有所帮助，同时也欢迎大家在评论区进行补充，你觉得行政助理还可以提升哪些能力？
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