每年的最后两个月，相信都是行政人最忙碌的时候：筹备年会筹备、各服务模块的年终考核、行政部的年终总结、报告、明年计划……
今年的任务完成了吗？绩效回顾做了吗？年终总结开始写了吗？18年工作计划提交了吗？PPT、Word、Excel、PDF各种文件版本都有了吗？
“别说一页PPT了，一个字都憋不出来……”
来自一名行政的心声
所以，年终总结到底怎么写才能作为升职加薪的利器，让他人刮目相看呢？
小编已经为你们准备好了专属行政的年终总结“套路”！
1 关注行政工作前瞻性，表现主动性
行政不同于其他岗位的工作，临时的、突发的事件非常繁杂且琐碎，比如：
前台遇到上门的客诉的处理事件；
作为一个行政专员，面对突然的断网停电怎么处理；
临时出现饮水机故障，怎么办；
暴雨天，行政在保洁、安保、后勤支持上是不是有相对应的应急方案随时可以用……
所以在行政工作表现的总结上来说：前瞻性与主动性是非常重要的价值点。
但一般这样繁杂且琐碎的事件，如果像唐僧般的称述事实BALABALA写出来，就容易梳理成一篇《行政的365天故事》。
那么，我们在年终总结中，前瞻性与主动性选择怎样的表现形式比较好？
◎ Timeline-时间轴对比法：
适用于突出年度差异的对比以及用于总结年度的整体变化，比如：2015年做了办公OA系统，2016年做了移动办公改进，2017年做了智能办公空间嵌入……当然这里的时间点也可以是月度、季度。
由时间点确定年度事件表现形式，适用于整体工作的表现。
Timeline
◎职能空间法：
适用于职能范围工作成绩亮点的呈现，以空间为维度，展开重点事件的总结，比如：前台范围内的列举做了哪些硬件升级与软性服务的优化，同时将数据做出以往对比；库房的线上管理系统、人工盘库更换成了扫码盘库，效率提升的数据对比……
以职能空间为模块分别总结，适用于个体工作的总结与亮点汇报。
工具上：巧用powerpoint的smartart功能，可以让文字显得更富有逻辑性，梳理事件逻辑关系的工具还有幕布、Mindnode等等等等。
powerpoint smartart功能
2 日常服务有温度的体现
“大部分的员工在办完入职，进入正常工作后，相处最多的还是一个部门的同事，没事一般不主动找行政伙伴们。那么在日常说话、沟通不多的情况下，用什么办法来让员工感受到满意的服务？”
答案是让服务有温度。
最简单的例子，比如：前台接待人员在恶劣天气时有温馨提示通知、微笑服务，而不是在恶劣天气下不闻不问甚至冷眼相对。
既然有温度，是行政促成员工满意的重要加分项，那么不加入年终总结升职加薪的豪华套餐，就太说不过去了。
温度来源于互动，单纯的文字是生硬和冰冷的，所以在年终总结里怎样做到日常服务的温度体现？
◆ 选取高质量的经典事件场景照片作为背景or配图呈现
能用照片一目了然，就不要用过多文字来阐述，这里对我们行政伙伴的日常摄影能力以及各种场景的事件图片积累有比较高的要求。比如：尽量选择精度高的图片（800*600以上）；最好不要选择随手拍的即时照片以及美图痕迹明显的图片；构图有趣，图片信息不要太复杂……
诸如此类的拍照构图方法非常多
互动感强的场景照片有利于温度感的体现，能与亮点事件相结合再好不过。
3 服务与管理的平衡
行政的服务琐碎也就意味着管理需要更加的有调理与简洁，行政服务与管理的平衡之间，就是从繁到简的过程。
而在年终总结与来年计划上大家的业绩表现也应该有一个从繁到简的呈现。
那么，从繁到简的形式有哪些方法论可以选择？
金字塔原理是最常见的年度总结报告结构，中心思想 (Key Message)在先，再详细展开，段落分明，适当搭配一个概述(executive summary)。
比如：在明确了“提升了行政部内部的效率”这一主题上，分别将提升效率措施、单个措施效果等要点关键词都列举，最后展开说明，并且再增加数据分析做支撑，从而使得中心主题呈现更有说服力。
服务与管理的平衡体现在服务虽杂但不乱，管理全面但不僵硬。
所以，将日常的优化措施及事件、活动穿插其中，搭配数据具象化，年终总结从繁到简也并不难。
4 费用合理性的表现
费用的合理化，可以说我们行政在整个职业生涯里都在追求的目标。费用合理性的表现就非常直观了，一个指标——真实数据。
但同一份数据让两个人去分析都可能是完全不同的看法，那么怎样让数据为我们好好说话？
◎将数据与措施紧紧结合在一起。
比如：电费的一定幅度下降，对应的措施是新增了智能电控系统等等。
◎ 选择一个适合的数据表现形式，展示数据分析的目的。
比如：假设办公室内的用电数据都是可收集的，用折线图适合看电费在不同月份的费用数据分布；而柱形图适合看1月的电费在电脑、空调、照明还是饮水机上哪一块消耗更多。
图表选择思维指南
5 创新与学习
在之前的文章《智慧办公来了，行政会被取代吗？》中，我们有提到，随着时代的发展，行政的创新越来越重要了。
一个行政如果在过去的一年只是原地踏步，毫无收获与创新，被机器人取代或许是早晚的事。
那么，行政的创新与学习该怎样在年终总结中体现？
◆ 使用聚光灯原则
将工作上的创新事件成果，效果最大化的创新活动，参与内部学习提升的事件与数据，集中展示。
一个非常简单的例子，比如：
假设一位爱看书及参加业内交流活动的行政说自我学习情况
一种表述：我每天都会看行政企业相关的书籍，不定期都会去参加业内活动。
另一种表述：今年，我看了50本行政与企业相关的书籍，参加了10场业内培训，总结了20个场景模型用在了工作中，其中取得理想效果的是BALABALA……
或许第一种表述的行政缺乏的不是学习与创新，而是数据化的表达与执行力。
6 年终总结的美感
无论用的是PPT、Word、Excel、PDF哪一种形式表现年终总结，记住一个原则：即使要用网上的通用模板，也要有个性化的修改。
◎年终总结的美感与企业主题元素、岗位特性的三合一，才会具有个性。比如：配色与企业主题色保持一致、风格与企业固定模板保持一致。
◎善用配色工具，如：色彩猎人、Adobe、配色网、coolors、中国传统色……等等等
color hunt
虽然这份年终总结是对内的，而不是对外的，但美感绝对是区别个人能力的加分项。
最后
一份好的年终总结，在于有明确的对象与目标、具体的事迹与内容、好的工作成果、对结果的分析、对明年的规划。
在表达上，做到有调理，有逻辑，有重点的表达，让别人一看就很清晰明了；
在态度上，做到诚恳不自夸，有具体内容，不虚编；
在成果上，做到实实在在的有成果，有亮点。
曾经年终总结被无视的各位，不妨试试以上几个促成行政年终总结加分项的小方法。
祝看到这里的各位能升职加薪啦！
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关于年终总结，你有什么想吐槽的？
