在企业行政管理工作中,固定资产管理一直是难度较大、复杂度较高的工作模块。而随着疫情防控常态化,很多企业的固资管理工作又进入了新一轮的困局……


6月29日,知行晓政与联想百应共同举办了以《固定资产如何管理,才能省时省力省钱》为主题的行政管理必修课,我们邀请了58集团行政基建高级总监成小飞、联想百应高级产品经理于航、同程旅行固定资产管理创新理念及信息化建设经理张存元作为嘉宾,分享他们的管理思路与经验,帮助大家摆脱固资管理困境。



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疫情下让资产用数据说话

开启固定资产轻管理模式

Asset Management


常态化疫情防控,给行政的资产管理工作带来了很多变化,随之也带来了很大的困扰。


那么,资产管理团队如何增强资产管理免疫力呢?


58集团行政基建高级总监成小飞先生,总结了三个要点:


成小飞 | 58集团

增强灵活性的同时,去适应不断发生的变化,直至找到解法。


1
分析固定资产,开启资产「轻管理」模式


通过分析,对企业的重资产和轻资产有一个清晰的认知——


 重资产 :自建、自购、自管、自运营的职场空间;自行采购、自行管理的办公资产设备;自购服务器、自建机房或租赁机房;运维团队人员配置。

 轻资产 :共享办公空间;租赁的办公资产设备;云端数据服务;IT外包



资产如何开启「轻管理」模式?不同规模的企业有不同的管理策略——


A
中小型企业轻管理模式

①入驻共享办公空间,减少前期的装修和家具投入。

②办公设备租赁,减少一次性成本和日常管理成本。

③数据上云服务采买,减少日常的运维。

④服务租赁减少对实物的管理,减少线下人员的配置。

B
中大型企业轻管理模式

①优化管理系统,通过线上系统管理减少对线下人员的投入;

②资产采购与租赁并行,做好自购与租赁设备的标准统一;

③尽可能采购外包服务,以此减少自聘人员。


2
用数据为资产说话


在日常管理过程中,需要关注以下重要资产数据——


 自有资产的总量及变化

 租赁资产的总量及变化、占用资产预算数据

 员工自带资产的总量及变化、补贴数据

 资产有效使用率、维修率、闲置率、破损率等

 季度资产使用情况

 采买在途数据、安全库存数据、资产处置数据、用户满意度反馈数据


对于以上数据的管理,人工换算会消耗大量的人力成本,并且在精准度上会存在一定误差,成小飞建议通过一套完整的资产管理系统完成数据记录及换算,提效的同时,提高各维度数据的准确性


目前58集团使用的资产管理系统,可以通过系统平台能够实时生成相应数据报告,呈现给资产管理团队和相关管理人员。


3
后疫情时代,资产管理应关注这些重点


第一,降本增效,费用控制:重点计算一次性投入成本,尽可能减少重资产轻资产配置中的一次性投入资产。


第二,增加资产管理的灵活性:尤其后疫情期,在职场空间、办公设备等方面可能会出现闲置的情况,所以在资产配置更改时,选择租赁形式增加机动性。


第三,服务外包:由外包团队提供服务,减少自聘人员和日常管理。


第四,提升资产管理的预见性,并快速响应:可以对疫情期的资管工作进行复盘,提升在管理中预见性;同时加快针对企业人员高峰和低谷的调峰情况的资管决策的快速响应。


第五,选用高效的资产管理系统:通过管理系统提升资产管理水平和管理效率,用数据说话,为资产管理策略制定提供有力依据。






如何通过资管系统化解行政管理难题

Asset Management


大多数企业都会设定资产管理的目标方向,基本如下:


 控制成本

 强化资产管理

 优化数据质量

 提升工作效率

 提升单位资产效益


然而在实现目标的过程中却困难重重。如何通过资产管理系统化解行政管理难题?联想百应高级产品经理于航结合联想百应固定资产解决方案,从细节之处给出解答。


于航 | 联想百应

通过资管系统,透彻了解企业固定资产状况,提升企业精细化管理能力。


资产管理系统解决的最核心问题是资产全生命周期管理问题,需要围绕全生命周期进行多场景管理,还要做到对资产的监控和跟踪。



资产高效管理,在多个细节方面对资管系统有很高的要求,这方面可借鉴联想百应固定资产管理系统


①高效盘点:条码、RFID技术管理、赋予每个实物唯一的RFID标签,配合高效盘点机实现快速盘点,避免前清后乱。


②便捷管理:通过为资产配置自定义字段,让业务有更好的扩展性和与资产的适配性、更适用资产配置;并且可以支持便捷的录入导出管理,适用于资产管理的每一个工作场景和环节。


③分级分权流程化管理:多层级、多分支、多管理角色统一使用,可以灵活配置管理权限。


④全生命周期管理从资产的入库、盘点、领用、变更、维修、调拨,直至资产退出,整个过程进行全程跟踪管理,一站看全。



⑤本地化部署,个性定制:具备高度灵活的可扩展接口,能够根据客户个性化需求无缝衔接如财务系统、OA系统系统集成,账实双向可追溯。


⑥支持移动办公,高效盘点:支持与移动端、微信、钉钉、RFID专业手持设备的融合,将管理流程全面移动化和简单化,提高盘点效率。


⑦资产追踪定位:基于空间管理固定资产,通过RFID物联网技术定位资产,让资产轨迹可寻。


⑦辅助决策工具:可以支持生成不同维度的统计与分析报表功能,根据企业资产情况产出可视化的报表分析。



其中值得重点关注的是联想百应固资管理系统中的RFID物联网技术能力,可以帮助行政解决资产管理中耗时耗力的盘点问题,从而使资产管理流程实现闭环——


a. 数据无纸化,实时更新管理

通过PDA手持机可以随时查看资产详细信息,避免传统盘点方式中查看单 据的弊端,解决盘点过程中资产搬动导致信息无法更新的问题;


b. 远距离一键式盘点,提升工作效率

RFID手持设备支持1~10m内远距离自动盘点,无需盘点人员每个资产近距离扫码,减轻盘点工作难度和强度。


c. 盘点过程精确指导,降低人工失误率

通过PDA手持机可以查看盘点任务与固定资产信息,自动扫描时,及时统计并与系统中的数据进行比对,出现信息不一致的时候,可及时查看盘点差异。


RFID高效盘点流程:

 通过系统编制盘点计划,下达盘点任务;

 使用RFID手持机进行资产盘点,接收手持端APP传回的盘点结果;

 对盘点结果进⾏查询,包括盘盈、盘亏等。






从管理到运营

如何实现企业固定资产提效与增值

Asset Management


同程旅行的职场分布在北京、上海、成都等全国30多个城市,资产规模约七亿元,资产八万多条,而专职资产管理的人员只有5位。


对企业的有形资产和无形资产进行高水平高效率管理,这个团队是怎么做到的?


同程旅行固定资产管理创新理念及信息化建设经理张存元分享了他们在长期实践中积累的资产管理经验以及探索的资产运营新模式。


张存元 | 同程旅行

两个路线:

从管理,到运营;从保值,到增值。


同程旅行对资产轻管理的要求,主要体现在三个关键词:


● 重成果:产生的数据真实,结果有效;

● 低成本:人力物力等一系列综合成本降低;

● 高效率:快速响应,达到节约时间的目的。


为了达到高水平的资产轻管理,他们制定了两条管理路线,并加以实践:



从资产管理,到资产运营


围绕疫情给资产管理工作带来的盘点结果不准确、效率低、巡检暂停、供应链中断等问题,同程旅行实施了一系列改善措施,取得良好效果:


a. 开发RFID资产管理系统,实现资产盘点从投入20人30天,压缩至投入3人3~5天的飞跃,实现固定资产的批量快速盘点,提高了盘点数据的准确性。


b. 依托RFID技术,开发资产巡检功能,在区域职场部署分体式RFID阅读器,实现了区域职场的资产实时盘点,解决了区域职场账实不符的难题。


c. 从外部市场引入视频巡检功能,采用AI视频智能巡检技术,实时查看区域职场的仓库5S情况,为区域职场管理考核提供有力证据。


d. 建设全国职场资源池,全国范围内按需求调拨资产和物资;采用库存监控策略,供应链系统实时监控并自动发起补货申请;对于紧急且必要的需求,设置专人专岗承接。


e. 建设信息化系统平台供应链管理平台、无形资产管理平台、物联网资产管理平台,解决协同问题,加强供应链与资产全生命周期的管理。



同时,在资产运营方面也做了相应的探索,让资产为企业带来更多收益,比如:


● 围绕三大信息化系统平台所产生的数据,制作大数据可视化平台更好的为管理者提供决策依据。



● 为集团间接隶属的投并公司,有偿提供资产全生命周期代运营服务,积累自己的代运营经验。



● 自研软件投入市场,提供个性化资管解决方案,走商业化之路,在市场中检验系统的有效性,不断迭代优化,创收盈利。



从资产保值,到资产增值


如何做到资产保值与增值,核心要做到降本。同程旅行在以下4个方面下足了功夫——

A
轻资产管理

通过外部租赁,员工自带资产补贴,pc、手机、服务器上云三种方法来减少资产的采购,达到资产降本的目的。

B
无形资产统采共享机制

对采购的图片、文字、视频等无形资产在集团内共享,避免因重复采购造成的资源浪费

C
VMI供应商管理库存与协同补货机制

将库存数据按照品类开放给战略供应商,由其自行决定补货时间与数量,并推送审核实施交付,以此降低企业库存管理成本。

D
固定资产配置标准化

规定资产的人均使用数量、采购价格上限、使用年限,尽可能避免因个性化采购引起的成本增加、管理难度加大等问题。


张存元也分享了他的团队在实践中的总结思考——


“通过对服务器市场的研究,我们得出一个结论:提前加大对服务器的采购备货,可以达到一个降本的效果,然后给到采购一些战略建议。


与此同时,我们也组建了一个降本专项,制定对应课题,输出研究对象成果,并整改落实试点实践。通过专项落地,为公司节约了超过1000万的采购成本,不仅提升了自身的资管专业水平,还实现了公司固定资产的保增值。


未来我们将加强微型资产的运营管理,积极开发引入新技术为为公司业务多元化做管理多元化的准备,走向更加专业化的资产管理之路。



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通过三位嘉宾的知识分享,我们了解到更多固定资产管理上的创新实践与探索,也为行政的固资管理工作打开了新思路。


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