“为什么员工自己订票永远比企业端便宜？不能谈便宜点么？”

“这个平台的服务费这么贵？没有其他的可以选择么？”

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当下，企业对每一处成本、每一个价格都格外的敏感，对于企业差旅的成本更是期望能压则压，但对管理差旅的行政来说，就可谓难上加难了。

究竟要如何破局这个比价的魔咒？如何在满足员工差旅需求的同时，实现企业差旅成本的有效控制？

今天我们想来从差旅管理的sop流程中找到解决办法。

△后台回复差旅管理sop可获取高清版本

一、思维破局：差旅管理不是只比价，才能省成本

说起差旅管理，很多人的第一反应，仍然是比价、订票、订酒店，事实上这些只是差旅业务的表面事务性工作，差旅管理的核心目标是安全、合规、可控、节省。节省也并不仅仅是节省表面上的费用，只通过比价就能完成。

差旅管理中的节省包含多个维度。一方面是省时省力，例如：

通过简化流程，提高差旅出行效率和有效工时，减少员工在繁琐流程上耗费的时间。
运用自动化手段，实现信息及时、同步、准确传递，避免因信息传递不畅导致的延误。
优化申请填报、审批判断、沟通等环节，减少无效用时，提升整体工作效率。
提供高效高质的差旅服务，减少机械重复性工作，提高响应和沟通的效果与质量。
合理规划，减少非必要的人工投入。

省钱也不仅仅是节省票价，事实上，差旅成本的构成包括：

■投入的人力成本

■统结统付电子的资金成本

■因业务动态，行程变更取消产生的损耗

■因计划性不强，企业内的行为管理问题等所导致的非必要支出

■订酒店、订票、租/打车等资源成本及售后服务成本

■其他如差旅系统的技术成本，因企业所需的差异化服务产生的额外费用

△示意

因此有效节省是对上述各成本项，特别是投入的人力成本、统结统付电子的资金成本以及因计划性不强，企业内的行为管理问题等所导致的非必要支出等成本，进行管控，形成合力效果的节省。

真正的差旅管理从来都不是只比价。

二、采购破局：如何挑选更适合企业自身的供应商？

为企业差旅业务挑选合适的合作伙伴，是差旅管理中实现降本增效的重要环节。

而要找到合适的合作伙伴，首先要深入了解企业差旅需求，精准对标资源，做出务实选择，而非单纯依据供应商的规模或名气。

需重点关注其能否覆盖业务需求、满足服务和管理要求，以及与企业自身业务量的适配度。

那些陷入比价困境的企业，往往面临以下问题：

差旅资源渠道单一，缺乏公开透明性，易形成垄断，员工选择空间小。
企业现有渠道资源无法满足需求，性价比低，相当于降低了差旅标准。
资源存在缺失，服务跟不上，系统操作体验差，同时管理又急于收口，导致出差人员以价格高为由争取自主选择权。
在企业渠道预定会使个人会员利益受损，无法享受会员权益。

针对这些问题，可根据企业业务量采取不同策略：

小微业务量企业：可采用轻运营模式，依据企业不同发展阶段的管理程度和业务拓展情况，进行软性引导，抓大放小。随着企业发展，逐步优化资源，提升服务体验。在企业初创阶段，差旅需求相对较少，可以主要通过在线旅游平台进行零散预订，利用平台的优惠活动降低成本。同时，对员工进行简单的差旅政策培训，强调基本的费用标准和报销流程。随着业务量的增加，逐步与一些供应商建立合作关系，争取更优惠的价格和服务。

中等及以上规模业务量企业：在采购策略上可采用多供应商渠道产品公开展示，为用户提供自主选择空间。企业可以搭建自己的差旅预订平台，整合多家供应商的产品，员工可以在平台上根据自己的需求和喜好选择合适的机票、酒店等。同时，通过数据分析，对员工的选择行为进行监测和分析，以便更好地优化供应商资源和采购策略。

△供应商选择思路参考

挑选供应商时，还需进行资格核验和综合调研：

资格核验：核查供应商是否具备与签约合作主体相符的行业资质，其工商证照的主营业务范围是否匹配；能否提供符合企业财务管理要求的合规票据。

综合调研：通过正面或侧面方式，充分了解供应商与实际企业用户、航司、酒店集团等合作单位的情况，包括实际主营业务、盈利方式、资源优势及范围、专业度、服务能力、业务占比、抗风险和生存能力；是否具备垫资能力或能提供合法的差旅金融配套方案以满足统结统付需求。

△差旅平台对比表参考示意，后台回复差旅平台可获取

三、管理破局：制定差旅政策及流程，善用差旅数据

要想让企业差旅管理达到省时省力的效果，归根结底是要制定符合企业发展所需的差旅政策及流程。

1、制定差旅政策

各企业管理要求不同，内部架构及管理风格的不同特点，决定了各企业差旅政策虽有相似之处，但并不完全相同，主要体现在：

🔘政策内容分类，可分为管理执行类和建议引导类。管理执行类的是对企业全员范围设定的统一管理要求；建议引导类的政策则可根据各业务个体管理要求来决定是否执行，企业差旅政策可将两类结合制定，也可仅以某一类进行制定。例如，在机票舱位标准上，管理执行类政策可明确规定普通员工只能预订经济舱，中层及以上管理人员可预订商务舱；而在酒店选择上，建议引导类政策可以推荐一些性价比高的酒店品牌或区域，员工可根据实际情况自行选择。

🔘等级制考量，需确定政策中是否要体现人员职级差异，还是实行一视同仁的标准。一些企业为了体现公平性，对所有员工实行统一的差旅标准；而另一些企业则认为不同职级的员工在工作需求和贡献上存在差异，因此制定了分级的差旅标准。企业需要根据自身的文化和管理理念来做出选择。

2、设计差旅流程

差旅系统主流程的设计主要考虑两个重点，一是结算方式，二是审批时点。

a、结算方式：

🔘企业统结为主，员工少量报销为辅：企业统一对账结算，特殊情况员工进行少量报销。这种方式下，企业可能采取账户预存款或由服务商及差旅金融先垫资，后续依据 30 + X 天进行结算。其优点是员工无需事后报销，方便快捷，还能提高财务工作效率，降低财务人员对差旅专业知识的门槛要求。但缺点是员工可能因无需自行垫资而对支出缺乏敏感度，造成浪费或产生不合理支出。

🔘员工事后全部报销：该方式下，差旅流程会有所不同。费用方式和管理方式相互关联，需综合考量。

b、审批时点：审批节点前置和后置对整体流程的设计是颠覆性的影响，二者的选择要看企业管理关注点和业务现实情况而定，各有好处，适用即可。

审批时点主要分为事前、事后、事前和事后三种。

🔘事前审批：适用于注重行为管理、财务及审计合规、疫情风险防控、降低损失等管理要求的企业。

🔘事后审批：更适合重业务拓展、注重简化流程轻运营的企业。

🔘事前和事后审批：流程设计时需注意，若事前由 A 部门费用审批人审批，事后费用进入 B 部门，需 B 部门费用审批人知情并同意后进行事后补批才有效。若事后未经 B 部门审批，可能导致事前费用审批部门仍为有效费用承担部门，或出现未经审批的成本支出，存在财务管理和审计风险。

3、制定差旅标准

企业可以定期对市场上的机票、酒店价格进行调研，结合自身的财务状况和成本控制目标，合理调整差旅标准。同时，根据不同的出差目的地、季节等因素，制定灵活的差旅标准，确保员工在满足工作需求的同时，不会造成企业资源的浪费。

政策及流程制定完，还需要根据差旅数据的反馈来进行相应的调整。

△以上数据使用思路仅供参考，且不限于这些思路

当企业使用差旅系统形成完整数据信息链时，差旅数据报表才能充分发挥企业投入的技术成本价值，实现数据落地，为差旅管理持续优化提供有力支撑。

通过对差旅数据的分析，企业可以了解员工的出行偏好、费用分布情况、供应商使用情况等，从而有针对性地优化差旅政策、调整供应商资源、改进差旅流程，进一步提升差旅管理的效率和效果。例如，数据分析发现员工在某一地区经常选择某一特定酒店，企业可以与该酒店进行谈判，争取更优惠的合作价格；或者发现某一时间段内机票价格波动较大，企业可以调整员工的出行计划，选择更经济的出行时间。

NEXT

企业差旅成本管控的本质，是通过系统化设计替代碎片化比价。

当管理者将视角从“单一价格对比”转向“全流程成本优化”，从“被动管控”升级为“主动赋能”，便能真正实现成本与效率的平衡。

未来差旅管理的核心竞争力，在于对资源整合能力、数据应用深度、员工体验设计的系统化重构。

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