作为公司的费用支出部门，行政部每天面临大大小小的流水。
然而除了需要保障费用的支出可以有效支撑企业的正常运营之外，还需要提升资金使用效率、保证费用使用的合规合理合法、促进成本控制、减少财务风险……
要想完成这些，拥有一份完备可操作性强的《行政费用管理制度》将会事半功倍。
今天小知继续分享干货，来跟大家聊一聊如何制作《行政费用管理制度》，小本本赶紧记起来！
一、对公司行政费用进行有效分类
首先我们需将行政费用项目清晰地列出，一方面是为了明确费用支出的范围，另一方面则是为审计和监督工作提供便利。
与此同时，许多公司的相关制度中也会对费用项目进行有效分类，分类方法大家可以根据公司的具体管理方式来定，这里可以参考以下三种分法——
a.按照费用性质分类，可分为固定费用和变动费用；
固定费用：如租金、工资、社会保险费等，这些费用在一定时期内相对稳定，不随业务量的变化而变化。
变动费用：如办公用品费、差旅费、招待费等，这些费用随业务量的变化而变化。
b.按用途分类，可分为：
① 工资福利：工资、五险一金、伙食费、节日发放、其他福利费用；
② 通信费用：网络光纤费、固定电话费、手机费、快递费；
③ 办公费用：固定资产、设备耗材费、文具用品、日常修缮费、物料印刷制作费、工商行政、人事费用；
④ 差旅费用：员工因公出差的交通费、车辆费、住宿费、餐饮费等；
⑤ 服务外包费用：网站、专员软件服务费、保洁/安保、咨询费、其他；
⑥ 业务招待费：酒茶、餐费、住宿费、礼品、各类杂费开支；
⑦ 教育培训费用：内训/外训、书籍图书、课程包等软件；
⑧ 房租物业费：办公租金、物业管理费、水费、电费；
⑨ 企业文化费用：工服、公益支付（捐赠）、宣传活动、其他。
⑩ 日常维修费：设备设施维修、工程维修等。
c. 按可变性分类，可分为标准费用和临时费用。
标准费用：工资薪酬、员工险金、休假路费、电话补贴费、过节费、办证费用、办公室固话费；
临时费用：办公耗材费用、固定资产费用、接待费、差旅费、车管费、工伤医疗费、生日慰问福利、员工（联谊）活动费、招聘费、年检咨询费、办证费、培训费、会务费、食堂费用。
适当的费用分类，不仅可以帮助针对性管理项目支出，还可以提高后期费用分析的效率，也为管理层提供更清晰的决策依据。
二、确定公司行政费用管理办法
费用管理办法是重要法则和工具，每个公司需要按照自身行政费用来选择合适的管理方法。通常来说行政费用的管理方法有以下三种：
通常由各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划，包括各项行政费用的具体金额和用途；
财务部再统一同相关部门讨论、审核，经总经理批准后，确定单位下期费用预算金额。各职能部门需严格按照预算执行。
指费用控制在一定的额度范围内使用，额度确定的依据通常来源于历史数据、销售额、工作职务、员工人数等。
指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。
而在对行政费用进行管理时，通常要根据费用变动性和固定性来灵活采取管理方法。
例如对于业务部门招待费、手机费、办公费、运输费等，通常采取预算管理和额度管理相结合的办法；
而对于其他变动费用，包括职能部门招待费、差旅费、交通费、装修费、佣金、除手机费的其它通讯费等，通常采取预算管理和行政管理相结合的方式管理；
剩下的相对固定费用，则统一采取预算管理方法。
具体也可参考以下表格：
除此外，运用预算管理和额度管理方法时，要注意其中的借支流程的规范化。
↑预算管理方法借支流程
↑额度管理方法借支流程
制度中还可以列明一些借支的规定，来补充借支的要求：
三、制定行政费用审批流程
为了确保行政费用的合理性和合规性。制度里还应当建立严格的费用审批流程，确保所有支出都有适当的审批。
①费用申请：员工或部门根据需要填写费用申请表，详细说明费用的目的、金额、预期效果等。
②部门审核：部门负责人对申请进行初步审核，确保费用的必要性和合理性。
③财务初审：财务部门对费用申请进行初步审查，检查预算限额、费用类别、发票和凭证等。
④费用审批：根据公司的费用审批权限和级别，提交给相应的管理层或审批委员会审批。审批人根据公司政策和预算情况，决定批准、拒绝或要求更多信息。
⑤费用支付：一旦费用申请获得批准，财务部门根据批准的金额和条件进行支付。
除此外，所有审批决策和意见都应记录在案，以备后续审计和跟踪，确保合规性和准确性。
以下图【业务招待费审批流程图】为例，费用审批涉及到了部门经理、财务经理、总经理和集团四方的审批，全部同意之后方可由财务付款。
图片来源于知乎
四、做好行政费用报销管理
除了“先借款后销账”的方式，行政费用还有很多时候需“先垫付后报销”。因此制度当中需要列明报销管理的具体细则。
1、规范行政费用报销单填列；
为了提高报销效率，报销单通用的一些填写规范必不可少，如基本信息的填写规范、金额填写规范、票据粘贴要求等。
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2、统一费用报销步骤和流程；
报销步骤和流程更是至关重要的，制度当中需统一说明。
①收集原始凭证：在费用发生时，报销人需获取并保存所有必要的原始凭证，如发票、收据等。
②填写报销单：根据公司财务部门的要求，填写报销单，包括费用明细、金额、日期、事由等。
③部门审核：将填写好的报销单和附件提交给直接上级或部门负责人进行审核。
④财务初审：财务部门对报销单进行初步审核，检查凭证的真实性、完整性和合规性。
⑤费用审批：根据公司规定的审批权限，提交给相应的管理层或审批委员会审批。审批人根据公司政策和预算情况，决定批准、拒绝或要求更多信息。
⑥财务复核并支付：财务部门对审批通过的报销单进行复核，确保所有信息无误，再根据公司支付流程，进行报销款项的支付。
*请注意，不同公司的报销流程可能有所不同，具体步骤和要求应参照公司内部的财务管理制度和政策。
图片来源于网络
当然，在线上化办公普遍的今天，不少企业的报销审批也都搬到了软件中，这种情况就需要在制度中说明线上报销的具体流程指引，如下图所示：
五、明确不同行政费用的管理
以上内容已经概述了费用管理方法、审批流程以及报销流程，至于不同类目的行政费用，如果有特别说明和补充的，也可以增添相关内容。
例如说明不同费用的含义、申请步骤、管理方法、审批方法、报销范围和报销标准，以及其它管理细则。小知在此列出几个代表性的行政费用管理规定：
1、办公费用
可包括办公费定义、办公用品按照会计项目分类、领用方式、办公用品日常管理和特殊采购。
2 、差旅费用
可包括职员出差的批准程序；职员出差乘坐车船及飞机的标准；职员出差补助标准等。
3、业务招待费
可包括业务招待费的定义和内容、招待费用申请步骤、其他注意事项。
4、三项经费
通常包括三项经费释义、不同费用的管理方法及特殊规定。
六、制定行政费用管控办法
而在上述一系列管理条例下，我们还可以制定可行的行政费用管控办法，帮助企业合理控制行政费用支出，减少不必要的开支，将更多的资源投入到核心业务中，提高整体盈利能力。
具体的行政费用管控方式，可以从以下角度着手实现：
①节约用电：制定各类用电设备如照明灯、电脑、空调、打印机的使用须知。如“人员少时，只开必要位置的照明灯，不得打开所有灯”；“外出办事较长时间需关闭电脑”；“提倡工作时间每天少开一小时空调”等。
②节约用水：规定自来水、桶装水的使用须知。如“洗手洗物品用小水流，且避免长时间流水”；“不允许用桶装水洗物品、浇花草”等。
③节约办公用品：规定纸张和办公文具使用。如推行无纸化办公、减少打印错误、重复利用办公文具、“用多少，领多少”。
④节约一次性用品：如提倡自带水杯餐具，减少使用一次性水杯；垃圾袋无需每日更换，无茶水情况下倒掉垃圾即可。
⑤节约快递费用：如禁止寄送私人物品；寄往同一个地点时尽量一起邮寄；除紧急件，一般不使用特快方式邮寄。
其他的还有节约办公电话费、节约公务车油费、节约饭堂费用、节约设备维护费用等方式。（可在文末获取资料查阅）
七、强调责任及处罚规定
最后，为了确保所有行政费用支出符合法律法规和公司政策，制度需要明确哪些行为属于违规行为，并建立起问责机制，针对不同违规行为，明确该有的责任和处罚等。例如以下某行政费用管理制度的【责任及处罚规定】：
END
重视费用管控不等于一味地削减开支，而是要确保资金的有效利用，行政费用的管理更是如此。同时，标准流程的建立固然重要，平时的合理优化也可以带来意想不到的效果。
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